Make로 업무효율을 꽤나 높이는 방법

안녕하세요, 촌장입니다.

지난 주에 이어서 오늘은 Make로 제 일들을 자동화한 내용들을 소갸해 드릴까 합니다.

개인적인 업무 자동화를 위한 서비스들을 여럿 됩니다만, 제가 선택한 건 Make 였고, 적당한 수준에서 고도화를 할 수 있는 툴이라고 개인적으로 생각했습니다.

오늘 Make의 시나리오를 구축하는 노하우를 세부적으로 설명드리는 건 어렵겠지만, 제가 적용해서 쓰고 있는 시나리오들이 어떤 것들이 있고, 어떤 목적으로 사용하고 있는지를 소개해 드리는 것만으로도 조금이나마 업무 효율을 높이시려는 분들께 도움이 되지 않을까 그런 생각을 해 봅니다.

자, 그럼 시작해 볼까요?

Make 란?

먼저 Make 가 어떤 툴인지 간단히 소개해 드리면 좋겠네요.

요즘 바이브 코딩이 핫 합니다. 말로 코딩을 한다는 건데, 사실 자신의 업무 플로우를 말로 설명한다는 게 부족할 때가 많습니다. 그것도 명확한 로직에 따라서 정의하기가 쉽지 않죠.

물론 말로도 어느 정도는 자신의 일들을 정의할 수 있겠지만, 이런 두리뭉실한 설명으론 결국 두리뭉실한 결과가 나올 수 밖에 없겠죠. 자신의 의도와 목적에 정확히 부합하는 결과를 내기 위해서는 바이브 말고 워크플로우, 즉 일의 흐름을 직관적으로 정리해서 보여주고 지시하는 것이 훨씬 유용합니다.

Make는 자신의 업무 흐름을 워크플로우로 만들고, 그 흐름대로 원하는 기능(모듈)들을 배치해서 구현할 수 있는 자동화 서비스라고 볼 수 있습니다. 직접적인 코딩 없이 플로우만으로 자동화를 만들어 낸다. 이게 Make의 효과적인 장점이죠.

아래의 이미지를 보시면 Make를 통해 어떤 식으로 자동화를 만들어 내는지 쉽게 짐작하실 수 있을 겁니다.

제피어 (Zapier)도 Make와 유사한 기능을 가지고 있는 서비스인데, 조금 더 심플하다고 알려져 있기는 합니다. 자신이 구현하고자 하는 자동화의 복잡성 그리고 향후 사용하면서 발행할 수 있는 비용 등을 고려해서 선택하시면 좋겠습니다. 어떤 게 자신에게 맞을지는 검색해 보시면 좋을 듯 하고, 저는 좀 더 복잡한 형태의 기능이 필요했고, 가격적인 부분도 고려해서 Make를 선택하게 되었습니다.

Make 는 시나리오로 구성

Make의 자동화는 각각의 시나리오로 만들어 냅니다.

시나리오는 어떤 일의 시작을 위한 트리거로 출발을 해서, 필요한 동작들을 순서에 맞춰 배열하고 연결하는 구조입니다.

아래는 제가 현재 만들어서 사용하고 있는 시나리오들이죠.

그러면 어떤 일들을 Make로 자동화했을 때 효과적일까 하는 부분들이 있게죠. 단순하지만 늘 반복하는 일들을 일단 Make로 자동화하는 1순위로 생각하시면 됩니다.

본인의 업무 중에서 자주 반복적으로 하고 있는 일들이 분명히 있을 겁니다. 그리고 그 일들을 보면 아주 그렇게 어려운 일은 아니지만 시간이 걸리고 번거로운 일들도 많이 포함되어 있을 거구요. Make로 만들 수 있는 가장 효과적인 부분들이 딱 그 영역입니다. 사용 빈도가 낮거나 일회성의 작업들을 Make로 시나리오를 만들어 봤자 효과가 없습니다. 그리고 너무 세부적인 항목들의 터치가 필요한 부분도 적합하지 않구요. 자주 반복되지만 단순한 일들이 일단 가장 먼저 Make로 자동화했을 때 체감상 효과를 얻을 수 있는 부분들입니다.

그런 트레이드오프도 필요하기도 합니다. 예를 들어 기존에 본인이 직접 일일이 했던 일들 중에서 뭔가 조금 단순화 시켜도 크게 문제가 없는 부분은 무엇인가 생각해 보는 거죠. "그래, 이 부분을 좀 더 단순하게 만들었을 때 그렇게 문제가 되나?" 하고 생각해 보고 적당한 선에서 효과를 달성할 수 있는 부분이 있다면 과감히 일의 작업을 단순화해서 Make로 자동화해내는 겁니다. 이렇게 자신이 하고 있는 일들에 대한 재정의가 Make의 시나리오를 검토할 때 우선적으로 필요하고 고려해야할 부분이구요.

그래서 자신이 하던 일들을 모두 100% 자동화를 해내겠다고 생각하면 틀림없이 벽을 마주하게 되고, 자동화가 소용없다는 무용론으로 빠질 개연성이 높죠. 그렇게 하면 안됩니다. 적당한 선에서 포기하고, 자동화로 효과를 본 다음에 점차적으로 더 고도화해나가는 과정이 필요합니다.

시나리오 1 : 영업 메일 발송

서론이 너무 길었네요. 일단 첫번째 시나리오부터 좀 소개를 해 볼께요.

제가 영업 마케팅도 다 하다 보니, 회사의 프로그램 업데이트나 소개를 메일로 발송할 일들이 많습니다.

기본적인 것은 각 고객들에게 별도로 에디팅된 메일을 보내는 것이 원칙입니다. 당연히 저도 대부분의 메일들을 그렇게 쓰고 있구요. 하지만, 정기적인 업데이트나 안내와 같은 내용들은 그렇게 하다간 정말 엄청난 시간이 소요됩니다. 개별적으로 터치하는 것도 그다지 효과적이지 않구요. 이런 경우에는 일괄적으로 자동화해서 발송하는 방식이 훨씬 유리합니다. 시간을 줄이고, 원하는 내용을 빨리 전달하고, 개별적인 피드백이 오면 당연히 그에 대한 내용은 별도로 대응하면 되죠.

아래의 경우가 아주 심플하지만 효과적인 영업 메일 발송 시나리오 입니다. 저는 영업 CRM으로 Pipedrive 라는 서비스를 사용하고 있기는 하지만, 그냥 구글 스프레드시트나 엑셀시트를 사용해도 아무런 문제가 없습니다.

시나리오를 설명하자면, Pipedrive 에서 리드로 정리된 영업 대상 리스트 중에서 '영업 제안 메일' 이라는 항목에서 '발송 선택'라고 체크된 내용을 확인해서 그 대상에게 메일을 발송하고, 메일 발송이 성공하면 다시 Pipedrive의 해당 리드 항목을 '발송 완료'라고 업데이트하는 프로세스 입니다. 발송 메일에 대한 제목과 본문 내용은 Gmail 모듈에서 다 정의할 수 있습니다. 좀 더 고도화를 하지만, Pipedrive 내의 리드 정보의 이름과 소속, 타이틀에 대한 내용도 참고해서 개인화된 메일로 구성하는 것도 충분히 가능합니다.

물론 Pipedrive 나 Gmail 계정에 대해 미리 인증을 통해 연결을 해두어야 합니다만, 아주 쉽게 연결이 가능합니다.

단순하지만, 실제로는 굉장히 많은 시간을 줄여주는 아주 효과적인 시나리오 입니다.

시나리오 2 : 쇼츠 영상 자동 업로드

이번엔 조금 복잡한 시나리오를 소개해 볼까요?

잇츠맨 이라는 콘텐츠를 만들다 보니, 숏 폼 영상을 작업해서 YouTube나 여러 SNS 채널에 업로드해야할 작업들이 자주 그리고 많이 있습니다. 이미 작업한 영상이 있으니 그냥 올리면 되는 거 아냐 라고 생각하실 테지만, 실제로 해보면 은근히 시간이 많이 소모되는 작업들입니다. 그리고 똑같은 내용을 여러 채널에 올리는 게 따분하고 번거롭습니다. 그래서 이런 작업들을 자동화할 수 있는 시나리오를 만들어 봤습니다.

확실히 아까 영업 메일 발송보다는 좀 복잡해 졌죠?

하지만, 원칙은 단순하고, 하나의 채널을 완성하면 다른 채 널들 가지들은 거의 복사 붙여넣기 수준으로 하면 되는 거라 진도가 빨리 나갑니다.

시나리오를 설명해 드리면,

먼저 숏폼 업로드 일정에 관련된 내용을 구글 시트로 만듭니다. 여기에는 타이틀, 본문내용, 다운로드 링크, 업로드 예약 시간, 그리고 상태 창들로 구성되어 있습니다.

타이틀과 설명 부분을 AI 모듈을 이용해서 각 채널에 맞게 최적화할 수도 있는데, 제가 해보니 크게 효과가 없어서 그냥 구글 시트에 내용을 넣어서 그대로 인용하는 것으로 했죠. AI 모듈을 사용하면 약간의 개선은 있었지만, 크레딧을 계속 사용하기 때문에 비용적인 측면에서 그다지 효과적이진 않았어요.

이 부분이 중요한데요. AI 모듈의 특성을 최대한 활용해서 사용해야하는 부분들이 분명히 존재하고 잘 활용해야 합니다. 하지만 여기에는 그만큼의 비용 (크레딧)이 발생하게 되고, 비용 대비 얼마나 효과적인지는 또 다른 이야기이죠. 자신에 맞는 시나리오를 만들어가는 과정이 무척이나 중요합니다.

여튼 구글 시트에서 상태 열을 확인해서 '대기'이라고 확인이 되면 그다음 모듈을 진행합니다. 이렇게 조건을 걸어주는 것들은 각 링크별로 설정이 가능합니다. 구글 시트와 Http 모듈 사이에 있는 링크의 필터를 확인해 보시면 이렇게 세팅되어 있는 것을 알 수 있습니다.

그 다음에는 Http 모듈을 이용해서 구글 시트의 다운로드 링크에 있는 숏폼 영상을 Make 저장소에 저장하는 단계가 됩니다. (동영상 링크를 각 SNS 채널에 걸어주면 잘 동작하지 않습니다. 그냥 동영상을 넣어줘야 채널 모듈들이 잘 동작합니다. 이런 건 챗GPT나 제미나이에게 물어보면 잘 설명해 줍니다.)

그리고는 YouTube 모듈로 연결해서 제목, 내용을 넣고, 언제로 업로드 예약할지를 구글 시트의 예약 날짜를 참고해서 자동적으로 세팅하게 됩니다. (생각보다 아주 심플하고 쉽제 되어 있습니다)

그리고는 구글 시트의 YouTube 상태 열을 '완료'로 업데이트 하고, 업로드가 완료되었다는 내용을 텔레그램으로 보내도록 설정되어 있습니다. (메일로도 보낼 수도 있지만, 텔레그램이 훨씬 직관적이고 빠릅니다.)

이렇게 제일 상단의 시나리오, YouTube에 숏폼 영상을 업로드 하는 것이 마무리되었구요. 그 다음에 다른 채널들 (링크드인, 인스타그램, 페이스북 등)으로 숏폼 영상을 업로드하는 과정이 이루어집니다.

사실 거의 똑같습니다만, 하나 유의할 것은 YouTube 모듈은 예약 발송 기능이 YouTube 모듈 API에서 지원하지만, 다른 소셜 채널들의 모듈들은 이 기능을 제공하지 않다라는 점이죠. 그래서 예약 발송 자체가 안되고 조건에 의해서 바로 발송 (포스팅)이 이뤄지는 형태입니다. 그래서 날짜와 시간을 체크하는 조건문을 링크에 걸어 둬야 하는데, 그게 여기 입니다.

그리고 YouTube의 본문 내용과 소셜 채널별 내용은 달라야 하겠죠. 그래서 아래쪽에는 제미나이 AI 모듈을 넣어서 각 채널별로 변경되어 본문 내용을 작성하도록 설정해 두었습니다.

채널별로 만든 본문 내용은 JSON 타입으로 구분해서 만들라고 했고, 개별 구분들을 개별 소셜 채널 모듈에서 참조할 수 있도록 세팅했죠.

각 채널별로 업로드 가 완료되면 마찬가지로 텔레그램으로 알림이 오도록 했고, 최종 가장 아래의 링크드인 업로드가 마무리되면 구글 시트에 SNS 상태를 '완료' 로 업데이트하고 시나리오가 종료됩니다.

저는 이 시나리오를 통해서 정말 많은 시간을 줄였습니다. 처음 시나리오를 세팅하는데 제법 시간이 걸리긴 했지만, 한번 완성하고 나면, 그 이후의 작업들은 정말 드라마틱하게 시간을 줄여줬습니다. 이전에는 최소 30분에서 45분 정도 걸렸던 것을 5분도 안되어서 다 처리가 되니 말이죠. 이런 일들이 여러 개 쌓이다보면 효율이 정말 좋아집니다.

정리

간단히 제가 사용하고 있는 Make 시나리오 2가지 정도를 소개해 드렸습니다. 2가지 내용을 정리해 드립니다.

첫째, 내가 하고 있는 업무들을 분석해서 반복적이고 지루한 업무들을 골라내서 이렇게 자동화할 수 있다는 점입니다. 실제적으로 효과가 큽니다.

둘째, 실제 시나리오를 만들다 보면 자신의 업무의 플로우를 더 잘 이해하게 됩니다. 어떤 부분이 불합리했고, 어떤 부분이 진짜 코어인지 시나리오 작업을 통해서 인사이트를 가지게 됩니다.

물론 Make로 시나리오를 만드는 것이 그렇게 쉽지는 않습니다. 저는 개발자 출신도 아닙니다. 세세한 세팅이나 과정들이 이해가 안되는 점들도 많았고, 수많은 오류의 난관을 거쳐야 했습니다.

하지만 지난 번 단축어 때도 말씀 드렸지만, 우리에겐 AI 가 있지 않습니까? Make에 대한 프로젝트를 별도로 하나 만들어 두고, AI와 상의하면서 하나하나 풀어나가다 보면 자동화의 재미에 푹 빠지실 수 있습니다.

자동화를 구현했다는 자체가 중요한 것이 아니라, 그만큼 줄여진 내 시간을 보다 더 창조적이고 중요한 일에 쓸 수 있다는 점이 너무도 좋았습니다.

특히 저처럼 혼자 대부분의 일들을 처리해야 하는 분들의 경우에는 시간이 정말 돈이죠. 그 시간을 얻어낼 수 있다는 점은 무엇보다 바꿀 수 없는 귀중한 경험입니다.

여러분도 각자의 상황에 맞는 자동화를 만들어보시길 추천드립니다.

꼭 Make여야 할 필요도 없구요. 자신에게 맞는 자동화 툴을 찾아 조금씩 만들어보시면 좋겠습니다.

촌장 드림