시간을 관리하라
너의 시간을 알라
시간은 가장 희귀한 자원이고
시간을 관리할 수 없다면, 그 어떠한 것도 관리할 수 없다.
-피터 드러커
시간, 가장 희소한 자원
시간은 모든 자원들 중 가장 중요하고 필수적인 자원이다. 이 말에 이의를 달 사람은 없을 것이다.
이번 글에서는 이 소중한 시간을 희소한 자원으로 효과적으로 사용하는 원칙을 다룬다. 시간관리는 목표를 달성하는 경영자가 반드시 실행해야 하는 규범이다. 그럼에도 경영자들은 공기처럼 시간을 대한다. 시간을 낭비하는 행태는 매우 끈질긴 인간의 습관이다. 철저하게 시간을 인식하고 행동습관을 바꾸기 위해 노력해야 한다.
시간의 속성
시간은 진실로 희소한 자원이다. 사람은 시간을 구매하거나 빌리거나 얻을 수 없다. 시간의 공급은 전적으로 비탄력적이다. 수요가 얼마나 크든지 간에, 공급이 늘어나지 않는다. 시간은 전적으로 사라지는 것이고 보관할 수도 없다. 어제의 시간은 영원히 사라지고, 다시는 돌아오지 않는다. 시간은 언제나 공급 부족 상태에 있다. 시간을 대체할 수 있는 것은 없다. 그런데, 모든 일에는 시간이 필요하다. 모든 인간 활동은 시간을 필요로 한다. 시간이 없이는, 시간이 부족한 가운데에는 성취는 어렵다.
너의 시간을 인식하라
지식근로자에게는 더욱 많은 시간이 필요하다. 그런데 직급이 올라갈수록 조직이 클수록 더욱 많은 시간을 낭비하게 된다
조직의 요구, 사람의 요구, 변화와 혁신의 요구가 커지고 있다: 더욱 많은 중요한 일을 해야 하는 시간에 대한 요구가 커진다.
따라서 시간을 제대로 인식해야 한다. 시간을 더욱 필요로 하는 현실을 냉정하게 받아들여야 한다 소크라테스는 너 자신을 알라고 말했지만, 현대의 지식근로자는 너 자신의 시간을 알아야만 한다(드러커)
그렇다면 어떻게 시간을 관리할 수 있을까? 시간관리에 뛰어난 사람들과 위대한 업적을 달성한 리더들이 공통적으로 활용하는 행동원칙을 살펴보자. 시간관리에 관한 책은 많지만 중요하고 실용적인 원칙은 매우 단순하다. 가장 중요한 원칙을 종합해서 설명한다.
시간을 관리하는 방법
관리의 원칙: 기억이 아니라 기록이다
시간의 속성은 구입할 수도, 만들 수도, 고안할 수도 없는 자원이라는 점이다. 그리고 모든 사람에게는 일정한 몫이 할당된다.
탁월한 리더는 시간을 생산적으로 활용하는데 최선을 다한다. 반면 평범한 리더는 그렇게 하지 않는다. 시간을 생산적으로 활용하는 리더들은 먼저 시간을 기록한다.
그러고 나서 시간 활용을 점검하고 분석한다. 이를 통해 배운 교훈을 적용하여 시간을 우선순위에 맞춰 할당한다.
시간 활용에 대한 사람의 기억은 믿을 것이 못 된다. 필자도 3개월 동안 시간 활용을 연습한 적이 있다. 30분 단위로 시간을 어디에 어떻게 사용했는가를 기록했는데 결과는 필자를 참담하게 했다. 필자가 생각했던 시간 활용과 기록은 매우 달랐다. 기억을 믿지 마라.
제거의 원칙: 시간을 낭비하는 일들을 체계적으로 제거한다
시간낭비라고 생각되는 일들은 많다. 이런 일들에 투입된 시간은 자신에게 중요하지 않은 일들에 투입된 시간이다. 이러한 낭비를 제거해야 한다. 개인 차원과 조직 차원에서 생각하라. 개인에게 낭비가 되는 일만이 아니라 조직 차원에서도 시간을 낭비하는 여러 관행과 절차가 있기 때문이다.
시간을 낭비하게 만드는 원인을 분석하라. 여러 가지 원인이 있다.
효과적인 습관을 실천한다
시간을 관리하는 노하우를 습관으로 바꿔라.
(1) 시간 낭비 요인을 항상 제거한다
- 전혀 성과를 올리지 못하는 일, 즉 성과가 없는 업무에 투입되는 시간을 제거하라
예) 목적이 없는 전화 응대, 병원장의 회의 참석
(2) 임계량(critical mass) 수준의 시간을 확보한다
모든 일에는 최소한의 성과를 달성하기 위해 필요한 시간이 있다. 이것이 임계량 시간이다. 필요한 최소 요구 수준 이하의 시간을 투입하는 것은 결국 낭비로 이어진다. (아무것도 달성하지 못하고 나중에 다시 시작하지 않으면 안 된다)
예) 보고서 초안 작성에 6~8 시간이 소요되는 경우(하루 2회, 1회 15분씩 3주 동안 도합 7시간은 무의미) 연속된 6시간의 집중이 중요
(3) 시간을 집중적 연속적으로 활용한다
* 사람관리에는 많은 시간이 소요된다. 이런 일에는 시간을 집중해서 활용해야 한다.
• 사람들에게 자신의 뜻을 전달하려면, 최소한 꽤 긴 시간을 필요로 한다.
• 지식근로자와 관계된 일에서는 많은 시간이 필요하다.
* 인사 문제에 관한 빠른 의사결정은 대체로 잘못된 의사결정이 될 확률이 높다.
• 올바른 인사 결정에 필요한 시간의 양은 놀라울 정도로 많이 소요된다.
• 인사 결정에 관련된 것들은 오직 같은 일을 여러 차례 경험한 뒤에만 분명해진다
(4) 방향을 올바르게 설정한다
지식근로자는 주로 팀에서 작업하며, 여러 사람과 협력하게 되므로 정보 교환에 많은 시간을 투입해야 한다. 지식근로자가 결과를 산출하고, 업적을 올리기 위해서는 조직 전체의 결과와 업적에 초점을 맞추어야 한다.
장애를 만들지 않는다
사람은 무의식적으로 시간을 낭비하는 장애를 만든다. 또한 조직은 여러 원인으로 시간을 낭비하도록 만드는 장애를 생산한다.
-회의: 시간의 적(enemy), 조직 경영에 대한 비효율의 표현(책임 분산, 정보 전달 불량)
*목적을 명확하게 하고 정시에 시작하고 종료한다. 회의에서 기여가 필요한 사람만 참석하게 하는 등 원칙을 일관되게 실천해야 한다.
-지연: 가장 큰 시간 도둑이자, 결과를 성취하는데 최대의 장애물이다. 드러커는 이를 ‘과거 상태에 머무르는 뛰어난 기술’이라고 말했다.
* 지연 극복하기
-문제와 임무를 명확하게 정의한다. 가능하면 위임한다. 모든 일은 마감시간을 지킨다
지금 바로 실천하라
시간은 언제나 흐른다. 지나고 나면 시간을 되돌릴 수는 없다. 살펴본 것처럼 시간은 의식적, 체계적으로 점검하고 관리하지 않는다면 언제는 낭비된다. 시간관리는 지금 바로 실천해야 하는 규범이자 덕목이다.
다음 사항을 실천하라
낭비! 쓰레기통으로 가야 할 일들을 정리하라.
강화! 집중/연속적으로 시간이 필요한 일들을 파악하라.
위임! 다른 사람이 수행할 수 있는 일들을 파악하라.
그러고 나서 바로 시간을 다르게 사용하라.
<Action Point>
향후 3개월 동안 30분 단위로 시간을 기록하라. 그리고 당신의 시간 활용을 점검하고 개선하라.
시간을 어디에 어떻게 사용하고 있는 가를 파악하라.
리더로서 반드시 해야 하는 일에 투입된 시간과 성과를 점검하라
시간을 낭비하는 일들을 제거할 방안을 찾고 실행하라.
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