문서/파일 보관 및 관리_기본

전문비서 업무

회사원이라면 누구나 접해야 하는 문서와 파일들.

이것들을 어떻게 보관하고 관리해야 업무를 더욱 효율적으로 만들어 줄 수 있는지 알아볼까요?

모든 업무들에는 정답이 있기 보다는 상황에 따라 다르게 대처하고, 기업별, 상황에 따라 다양한 문서를 접하게 됩니다.

문서 양식 또한 기업별로 다르게 활용되고 있지요!

이러한 기업들의 업무 방식 및 형태에 따라 관리하는 방식도 달라질 수 있지만,기본적으로 유지되면 좋은 방법은 아래와 같습니다.

1. 문서_원본/사본 보관하기
-모든 문서는 사본으로 보관할 수 있도록 합니다.(사본_PDF파일)
-원본을 보관하지 않고 보내야 하는 경우가 있는데요 이럴때일수록 사본을 보관하는 습관이 중요합니다.

2. 문서명/파일명은 문서의 제목/날짜 등을 포함하기

-문서/파일 내용을 파악하기 쉽게 이름을 정하고 비슷한 내용 혹은 업데이트가 되는 경우에는 같은 이름에 OOO_v1/OOO_v2 등으로 표기합니다.
-날짜 등은 최종 업데이트 날짜로 표기하면 좋습니다.
-이때 원본 문서는 항상 보관하고, 업데이트 되는 경우 사본(다른이름으로 저장 등)으로 활용해야 합니다.

3. 주기적으로 데이터 백업하기
-회사에서 갑자기 PC에 문제가 생기거나 하는 경우 등을 대비하여 주기적으로 외장하드에 데이터를 백업하도록 합니다.

-백업 시에는 마지막 백업일자를 알 수 있도록 폴더명에 기재해 두면 더욱 좋습니다.

4. 하드카피 문서 보관은 파일/바인더로 보관
-예전에는 펀치를 사용하여 문서를 뚫고 보관하였으나, 이 때 문서가 손상되는 경우가 있기 때문에 바인더에 비닐폴더내지를 활용하여 보관하는 방법을 권하고 싶습니다.

-하드카피 보관파일/바인더 명은 보관되는 문서들의 내용을 총칭할 수 있는 이름과 연도(혹은 월까지)를 함께 표기합니다.

-간혹 회사에 따라 회의명으로 파일을 만들기도 합니다.

5. 문서명/폴더명에 숫자 or 알파벳 붙이기
-00.문서명 의 방식으로 이름 앞에 숫자 or 알파벳을 붙이면 자주 활용하는 것 혹은 중요도에 따라 배열을 할 수도 있습니다.

-검색시에 빠른 검색을 도와주기도 합니다(특히 알파벳을 붙이면)

6. 보안 파일의 경우 비밀번호관리 대장 만들기

- 비밀번호가 설정되어 있는 보안파일을 다루게 될 수 있습니다. 이 때에는 문서별 비밀번호를 다 기억하기 힘들 수 있기 때문에 별도의 대장을 만들어 관리하면 좋습니다.^^