개인서류 사용내역관리 대장
전문비서 업무_문서양식
비서업무 중 대부분이 대리인으로 업무를 수행하기 때문에 민원서류 발급 및 그 외 개인 서류를 관리해야 하는 경우들이 있다. 보스의 국적에 따라 대리업무의 수행에 대한 한계가 있을 때도 있지만, 최근에는 법이 개정되면서 국내 거소증이 있다면 대리 발급한 서류들이 늘어나, 비서로서는 업무하기에 조금 수월해졌다.
비서 입장에서 대리 업무를 할 수 없는 것들에 대해서 보스에게 직접 가셔야 한다고 하는 것만큼 부담스러운 것은 없을 것이다. 시간을 마련해 드려야 하기도 하지만, 더 중요하고 급한 업무에 집중할 수 있도록 대리 업무를 수행하는 것인데 직접 가시라고 해야하니 말이다.
이제는 미국 국적의 보스에게 직접 공기관에 가서 처리하시도록 하는 일들이 줄어 마음 한켠은 편안해 졌다.
비서가 대리발급을 해야하는 주요 서류들은 아래와 같다.
-주민등록등본
-인감증명서
-거소사실증명서(외국인의 경우)
-출입국사실증명서(외국인의 경우)
주민등록등본이나 인감증명서의 경우, 내외국인 구분 없이 모두 가능하지만, 거소사실증명서나 출입국사실증명서의 경우, 외국인을 보좌할 때 종종 발생할 수 있다.
국내에서 금융관련 업무 등을 볼 때에는 특히나 개인 민원 서류가 필요한 데, 대리발급을 비서가 직접 하기도 하지만 타 부서나 기관에서 요청하는 경우도 종종 있기 때문에 언제 어디로 어떤 서류가 발행되어 사용되는지를 잘 알고 있어야 한다.
개인서류를 타부서 혹은 필요한 용도에 맞추어 발급해 주어야 하는 경우,
서류만 발급/전달하는 것이 아닌, 사용내역을 정리하자.
-업무양식: 개인서류 사용/발급 내역
-사용시기: 발생 시 업데이트
-사용방법:사용자가 직접 수기로 작성할 수 있도록 하고, 서명까지 작성
관리자는 잔여수량 체크하여 유효기간 내에 수량 보완할 수 있도록 한다.
수기로 작성한 내용을 전자파일로 보관하여도 좋다.
-장 점: 유효기간(보통 3개월 이내)내 서류 보관 부수 확인 가능
이슈 발생 시, 사용내역 및 사용자 확인 가능
비슷한 이슈에 대하여 동일한 서류 준비 가능
아래 사진은 실제 사용하고 있는 장부이다. 형광펜 표기 부분은 서류의 신규 발급이 있을 경우이다.
통상적으로 민원서류는 발급일로부터 3개월이 유효기간으로 3개월이 지난 서류들은 남아있더라도 폐기처분하고 신규 발급하여 사용하도록 한다. 장부를 기재하는 경우, 3개월간 평균적으로 사용하게 되는 수량도 알 수 있어 신규 발급 시에 참고할 수도 있다.
양식은 첨부파일에서 다운로드 가능하며, 꼭 필요한 항목으로만 구성되어 있으니 사용 시에는 개인적으로 수정하여 사용하면 된다.
*첨부파일: 하비서업무영양식_개인서류발급대장
양식 다운로드 후, 댓글 달아주는 센스있는 바로 YOU~!
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