전문비서의 예약정보 전달방법
전문비서_예약업무
중요한 미팅을 위해 요즘에는 레스토랑 외에도 카페를 예약하는 경우도 많다.
카페에서 미팅이 가능하도록 Room이 준비되어 있거나, projector까지 제공해 주는 경우도 있다.
물론 카페 외에도 레스토랑에서 식사를 하며 미팅을 하는 경우는 이전부터 계속 있어왔다.
조찬, 오찬, 런치, 디너 등 시간에 따라 미팅을 칭하는 이름도 다르듯이
미팅의 종류와 성격, 분위기에 따라서도 장소는 변화해야 한다.
상황별로 예약을 왜 해야하는지, 어떠한 사항들을 체크해야 하는 지는 이전의 포스팅을 참고하면 좋겠다.
예약을 하고나면 실제 참석자들에게 정보를 전달해 주어야 한다.
누구의 이름으로 몇시에 인원은 몇명으로 예약이 되어 있는지 알아야 방문 시,
바로 예약자명으로 안내 받을 수 있다.
예약시 필수적으로 전달해야 하는 내용은 간략하게 아래 구성으로 하면 된다.
샘플
[Reservation info]
-일시(When): 6월 20일 오후 7시
-장소(Where): 서울시 강남구 OOO ****, T. +82-2-1234-5678
-예약자명(Reserved under): 하비서(Jane Ha)
-예약인원(Seats or Room for) : 2명
[예약정보]
-일시
: 시간까지 기재하도록 한다. 외국인 함께 수신하는 경우라면 기준시간도 기재해 준다(예. KST/ EST 등)
-장소
: 주소와 연락처를 함께 기재하도록 한다. 최근 이전하는 음식점 또는 잘못 기재되어 있는 경우들이 있으니 예약 시 주소는 함께 한번 더 확인하는 것이 안전하다.
-예약자명
: 성명 또는 회사명, 모임명으로 남기되, 외국인과 만나는 경우 영어이름을 남기는 것이 좋다.
만약, 예약 장소가 경쟁사가 근처에 있는 곳이거나 Confidential한 만남이라면 비서의 이름으로 기재하는 것이 좋다.
-예약인원 : 예약인원
: 실제 예약 인원에 맞추어 하는 것이 좋으나, 가끔 좌석에 따라 Room예약이 어려운 경우도 있으니 이것은 상황에 따라 센스가 필요하다. 만약 인원에 맞추어 음식까지 사전 주문해야 하는 경우라면 정확한 인원으로 되도록 맞추고, 여유 좌석이 있어도 된다면 1~2명정도의 여유좌석으로 요청하도록 한다.
예약인원이 실제 참석자보다 여유롭게 진행된다면, 해당 내용은 함께 안내 또는 표기하여 전달하도록 하자.
위의 내용은 기본적으로 포함되어야 하는 예약정보 사항이고, 그 외에 추가하면 좋은 내용들은 다음과 같다.
- 좌석형태
Room인지, Hall인지 여부. Room table인지 좌식인지 여부 등 좌석 형태를 함께 표기해 두면 좋다.
예. Room table, Hall table, Window seat, 창가석 조용한 좌석, Booth, Bar table 등
모임의 성향에 맞추어 변경을 요청할 수 있으니, 참고해 두면 좋겠다.
-특이사항
Room charge를 내야 하거나, Room charge 대신 메뉴는 무조건 코스로 해야 하는 경우 등 레스토랑에서 특이사항으로 전달한 내용은 반드시 공유하도록 하자.
-사전주문 내역
도착 후, 바로 식사가 필요한 경우라면 사전 주문을 해 두면 좋으며 사전 주문 내용은 예약사항에 함께 기재하여 공유하도록 하자. 인원별 혹은 개인별 맞추형 주문의 경우 누가 어떤 메뉴를 주문했는지 기재해 두면 더욱 좋다. 그 외에 기본적으로 setting해야 하는 메뉴들이었다면, 현재 주문되어 있는 메뉴가 무엇인지 기재하고, 그 외에 추가 가능하다는 내용을 함께 적어두도록 하자.
- Last order time
예약시간에 맞추어 갔으나 Last order시간 때문에 촉박하게 시간을 보내야 하는 경우들이 발생하지 않도록, 함께 체크하도록 하자. 예약시간보다 늦게 도착하는 분들은 식사를 못하게 될 수도 있다.
-Corkage charge
최근에는 원하는 주류를 직접 가지고 가서 즐길 수 있도록 서비스를 제공하고 있는데, 이 서비스를 누리기 위해 비용이 들 수 있다. 해당 업장에서 charge를 받고 있는지 여부와 얼마인지 등을 확인 후, 안내하는 것이 좋다.
-Valet parking fee
대부분의 음식점, 카페에서 Valet Parking이 가능하지만, 비용은 다를 수 있다.
기본적으로 발생하는 비용과, Valet Parking이 불가하다면 근처에 가까운 주차장은 어디인지까지 확인하여 전달하는 것이 좋다. 주차가 불편한 곳이라면 사전에 이야기를 하여 이 부분은 조율하는 것이 필요하다.
직접 참석하는 것이 아닌, 대리인으로 예약을 하는 것이기 때문에 정보에 취약할 수 있다. 최근 SNS를 통해 정보를 많이 얻을 수 있지만, 실제 모습과 다르거나 시간이 지난 것들이 있을 수 있기 때문에 SNS을 보더라도, 다양한 SNS를 보고 정보를 취합해서 확인하는 것이 중요하다. 실제 업장에 연락하여 내용을 확인하는 것은 필수!
-예약확인 전화
추가로 예약일자가 당일인 경우를 제외하고는 전날 혹은 해당일자 보다 반나절 전에 확인 전화를 꼭 하도록 하자. 보통 예약전화가 오는 경우도 있지만, 오지 않을 수도 있으니 예약사항을 꼭 확인하도록 하자!
예약을 잘 하고, 정보를 잘못 전달하여 불편함을 드리지 않도록 꼼꼼히 체크하여 전달하고 확인해야 한다는 것을 기억하자.
