회의준비 체크리스트와 다과 세팅

전문비서와 체크해 보는 회의준비 기본사항

주요 회의가 있는 날은 새벽같이 나와서 준비를 합니다.

새벽같이 나오는 이유는 규정 출근시간 이전에 시작하기 때문이겠죠?^^

회의 시작시간 보다 최소 2시간 전에 출근해서
기본적인 집무실 정리 등 아침 일과를 마무리한 후 회의장 셋업을 시작합니다.

기본적으로 준비하고 체크해야 할 사항 등을 볼까요?

-일정체크 : Time table별 Agenda와 참석자 확인
주요 참석자 외에 참관 또는 당일 추가 참석자 혹은 제외자가 발생할 수 있으니 늘 변동 가능성에 대해서는 대비할 수 있도록 합니다.

-좌석세팅
인원 수 대비 여유있는 좌석으로 준비합니다.

-자료준비
아젠다 별 핸드아웃 자료가 있다면 최종 버전으로 출력하여 준비합니다.

-다과 준비 및 세팅
아침일찍 시작하는 경우, 식사를 대용할 수 있지만 냄새가 적은 다과를 준비하도록 합니다.
조식이라고 해서 김밥이나 밥 종류로 하는 경우, 미팅 시 냄새로 인해 방해 받을 수 있어요~

아침 대신 드실 수 있는 brunch메뉴로 주문된 다과입니다.

-온도체크
계절에 따라 회의장의 온도를 체크도 필요하지만, 회의 시간대에 따라 난방/냉방 신청을 사전에 해야하는 경우도 있습니다. 중앙난방식 건물에 있다면 사전에 회의시간 전부터 가동될 수 있도록 신청하는 것이 필요해요!

-장비 테스트
회의의 종류에 따라 체크해야 할 장비는 달라지겠지만, 일반적으로 projector와 마이크를 체크하고 포인터도 체크합니다. 포인터의 경우, 장소의 크기에 따라 달라질 수 있지만 이것은 다음에 다시 말씀 드리겠습니다.
그 외에 통역을 하는 경우, 통역 장비도 테스트 해야하는데요. 언어 버전과 상대측과의 사전 테스트도 반드시 진행해야 합니다. 어제까지는 잘 되다가 갑자기 안되는 경우들이 정말 생각보다 많아요~

통역 시 사용하게 되는 마이크와 Receiver를 함께 놓아 둡니다.

인원 수 대비 하여 여유롭게 좌석을 세팅하고, 여분의 음료 및 다과는 회의장 한편에 다만 동선이 복잡해지지 않도록 배치합니다. 보통 출입구 옆쪽에 두거나 회의장 뒤편에 두는 편이에요~

이 외에는 당일 필요한 추가 자료나 참고사항(외부 손님용 wifi 정보 등)을 준비하여 안내 드리면 되고, 상황과 회의의 종류에 따라 추가 사항들이 생기게 됩니다.

그리고 저는 이렇게 외부에서 Receiver를 통해 회의의 흐름을 파악하며, 중간에 문제사항이 발생하거나 요청사항이 있을 때 바로 대응하고 있어요~이것도 상황에 따라 달라질 수 있습니다.^^
(무조건은 아니에요~)

회의준비는 회의의 성격, 참석자의 수, 장소, 시간대 등에 따라 달라질 수 있으니, 오늘의 포스팅 내용은 기본 참고사항 정도로 생각해 주시면 됩니다.

더 꼼꼼하게 준비하시는 분들도 계실텐데요~ 팁이 있다면 공유해주세요~!^^