시간 효율성을 높여주는 예약방법
전문비서_예약업무
상황별 예약방법
친구와 만남을 갖거나, 중요한 모임이 있을 때 주로 하게 되는 이야기 중 하나가
'예약해야 할까?' '예약했어?' '예약된데?'이다.
비서로 일을 하면서 스스로에게는 자연스러운 일이지만, 주변에는 익숙하지 않은 것 중 하나가 '예약'이다.
여행을 갈 때 외에도 예약을 하게 되는 일들이 많이 있는데, 예약을 왜 해야 하는지부터 알면 쉬워진다.
예약, 왜 ? 꼭 해야하나?
꼭 해야하는지에 대한 답은 아니오.라고 할 수 있지만,
왜?라는 질문에는 꼭 해야하는 경우들이 많다고 할 수 있겠다.
쉽게 말해 여행을 갈 때에는 교통편부터 숙박까지 모두 예약을 하고
가끔 유명한 맛집을 방문할 때는 미리 예약을 해야하는 경우들이 있다. 특히 해외의 경우에는 어떻게서든 예약을 하고 가려고 한다.
하지만, 국내에서는 음식점 방문 시 예약이 필요하다는 것에 대해서는 생각하지 않는 사람들이 많다.
예약이 왜 필요할까?
1. 상황에 맞는 좌석, 음식이 필요하다.
대부분의 비서들이 보좌하고 있는 보스들은 중요한 미팅들이 많이 있다. 접대 뿐만 아니라, 요즘은 Tea meeting도 외부에서 진행하는 경우들이 있고, 주요 임원 인터뷰도 외부에서 비밀리에 진행하는 경우들이 있다.
중요한 미팅이 아니라도, 함께 식사를 하며 캐쥬얼한 분위기에서 Business 이야기를 하는 경우도 많아지고 있다.
비서생활을 처음 시작했을 때만 해도, 아니 불과 몇년 전까지만 해도 보스들은 늘 정해져있는 식당 몇 곳 중 한 곳을 방문하고는 했지만 요즘은 다양한 메뉴와 분위기의 음식점들이 계속 생겨나고 있고, 일반적인 음식도 프리미엄급으로 오픈을 많이 하고 있다.
이는 특정 호텔 내 레스토랑 뿐만 아니라, 음식점에서도 이제는 비즈니스를 하게 된다는 점이다.
비즈니스를 하기 위해 만남을 해야 하는 데, 그 이야기의 point에 따라 메뉴, 주종, 좌석 형태 등이 달라지게 된다. 이를 사전에 확보해 두기 위해서는 예약은 필수이다.
예를 들어, 음주와 함께 이야기를 해야 하는 경우, 음주가 없이 조용히 코스 요리를 하면서 식사를 해야 하는 경우, 간단히 점심식사 정도만 하면서 이야기를 해야 하는 경우 등이 있다.
일부 음식점들은 peak time에 예약이 불가한 경우들이 있으니, 예약이 가능한 음식점들 위주로 스크랩 해 두면 좋다.
2. 시간의 효율성을 높여준다.
요즘은 맛집"이라고 소문이 나고 나면 대기시간만도 만만치 않다. 1시간을 넘게 줄 섰다가 들어가야 하는 경우도 있고, 예약까지 불가능한 업장의 경우에는 가고 싶어도 가지 못하는 경우도 볼 수 있다.
업무 외 시간에 대기해서 식사를 하는 것도 개인적으로는 선호하지 않는 편이지만, 가끔 어느정도 기다렸다가 입장이 가능한 경우는 기다리기도 한다. 하지만, 비즈니스가 이루어져야 하는 working hour시간에는 되도록 대기시간 없이 compact하게 시간을 활용할 수 있어야 한다.
예약이 가능한 곳에 방문하여 이용하는 경우, 해당 시간에 바로 입장하여 편안하게 시간을 보낼 수 있어 시간의 효율성에도 큰 도움이 된다.
예약을 하는 데에 고려해야 할 사항은?
예약이 필요할 경우, 해당 업장에 전화를 하여 예약하면 되지만 상황에 따라 예약 시 필요한 정보 및 체크해야 할 사항들이 다양하다. 보통은 육하원칙에 따라 생각해보면 간단하긴 하다.
1. 예약이 가능한가?
예약을 하지 않아도 손님이 많은 경우, 예약 손님이 no-show가 많은 경우, 업장에서 예약을 받지 않고 walk-in 으로만 손님을 맞이하는 경우도 종종있다. 우선 유선으로 예약이 가능한지 여부 확인해 보는 것이 중요하다. 예약이 가능하더라도 peak time에만 예약이 어려운 경우도 있으니, 예약이 필요한 날짜와 시간을 정확하게 전달하여 확인하도록 하자.
2. 예약 시간대는 언제인가?
아침, 점심, 저녁 중 식사를 해야하는 경우도 있고, Tea time으로 day time 중에 예약이 필요한 경우가 있다. 아침 약속의 경우 예약이 어려운 경우가 종종 있기 때문에 꼭 전화를 해서 요청을 하거나, 상황을 설명한 후, 양해를 구해보는 것도 좋다.
3. 예약인원은 몇명인가?
예약인원에 따라 Room 제공이 가능 한 경우와 아닌 경우도 있다. 2명 정도의 경우 예약을 hall만 가능한 경우도 있지만, 반대로 10명이상의 경우에는 수용할 수 있는 room이 구비되어 있지 않은 업장의 경우에는 예약이 가능해도 방문을 할 수 없는 경우가 있다.
예정되어 있는 인원보다 1~2명정도 더 수용할 수 있는 인원의 공간으로 예약하는 것이 편안하게 시간을 보내기에는 좋다.
4. Room이 있는가?
Private한 공간에서 만남이 이루어져야 하는 경우, Room이 필수이다. 하지만, Room이 없는 업장도 많이 있고, Room이 있더라도 위의 경우와 같이 Room 이용이 가능한 인원 제한이 있는 경우도 있다.
Room charge가 있는 경우도 있으니, 예약 시 함께 확인이 필요하다. Room charge는 비용으로 지불하기도 하고, 음식값으로 대체하는 경우도 있다.
만약 Room은 없지만, Table의 배치가 private하게 되어 있는 경우, 직접 방문하는 사람의 의사에 따라 꼭 Room이 아니어도 된다면 private한 공간으로 예약 요청하는 방법도 있다.
5. Break Time과 Last Order시간은?
식사 예약을 하는 경우, 꼭 확인해야 하는 사항 중 하나가 Break time과 Last order time 이다. 간혹 break time 에는 서비스를 제공하지 않고, tea만 제공하거나 쉬는 경우가 있다.
Last order의 경우, 저녁식사 시간을 여유롭게 즐기고 싶다면 늦게까지 주문 가능한 곳으로 확인하는 것이 좋다. 예를 들어 퇴근이 저녁 7시 이후라, 방문 시간이 8시인 경우, 8:30pm이 Last order인 곳도 있으니 꼭 확인해 보도록 하자!
6. 주차가 가능한가?
자차 혹은 Driver와 함께 이동하는 경우, 주차가 가능한지 확인해 보는 것이 좋다. Driver가 있더라도 발렛서비스를 이용하는 경우도 있으니 발렛비용도 함께 체크하면 좋다.
주차공간이 협소한 곳이라면, 주변의 주차 가능한 곳이 있는지 요금과 함께 확인하는 것도 좋다.
공영 주차장 또는 유료주차장 등의 시설을 지도에서 찾아보거나 업장에 문의해 보도록 하자.
7. Main 요리의 종류는?
식사하는 경우, 만남의 목적과 분위기에 따라 음식의 메뉴도 달라지고, 선호하는 음식에 따라서도 달라진다. 간혹 Vegetarian이나, 피해야 하는 음식이 있는 분들과 함께 할 경우도 있으니 참석자의 음식 기호에 대해 알아보는 것도 중요하다. 상대의 음식 선호도를 알 수가 없다면 최소한 자신의 보스의 음식 선호도는 꼭 파악하고 있도록 하자.
모임의 성격에 따라 주종도 변화할 수 있으니, 해당 일정에 맞추어서 메뉴와 분위기를 잘 선택할 수 있도록 해야겠다.
8. Corkage fee는?
직접 좋아하는 술을 준비하여 가는 경우도 있으니, 예약 시, 개인의 술이 반입이 되는지 문의하고, corkage fee도 함께 확인해 보도록 하자. 확인된 내용은 예약사항에 포함하여 전달하거나, 모임의 주최자에게만 살짝 알려주는 것도 좋다.
9. 모임의 성격은?
1:1 면담 방식이 될 수도 있고, 친목도모를 위한 만남, 커뮤니티 만남, 투자관련된 중요 회의 등 다양한 만남이 이루어지는 시간이 식사시간이다. 식사를 하면서 업무얘기를 하는 것은 편하지만은 않기 때문에 각 모임의 성격에 맞춰서 식사 장소와 메뉴(코스요리 or 단품)를 선택하는 것이 좋다.
메뉴를 미리 정해야 하는 경우는 다시 이야기 해보기로 하겠다.
10. 위치는 어디인가?
모임의 장소 또한 중요한 고려 대상 중 하나이다. 만나는 사람들의 중간지점이 될 수도 있고, 상대방의 근처가 될 수도 있고, 모임 주최자의 근처가 될 수도 있다. 최근 핫플레이스가 될 수도 있고 이는 모임의 성격과 참석자에 따라 달라질 수 있다. 또한 일정에 따라 이동시간을 고려하여 정하는 것도 필요하다.
간혹 경쟁사들이 모여있는 곳 주변의 음식점인 경우에는 보안에 특별히 신경 쓸 수 있도록 예약자명과 Room 의 방음 등에 대해서도 유의하는 것이 필요하다.
대략 10가지 정도 고려해야 할 사항에 대해 이야기 했지만, 이는 기본사항이고 상황에 따라 더 추가될 수도 있다는 것은 인지하고 있어야겠다. 모임 이후, 받게 되는 피드백에 따라 재방문 혹은 다른 곳으로 추천드려야 하는 경우들이 있으니 꼭 체크하여 기록해 두도록 하자.
예약 사항은 일시/장소/예약자명/예약인원 및 특이사항에 대해 기재하여 참석자 또는 주최자에게 전달하도록 하며, corkage fee, room charge 등 부가적인 비용에 대해서는 주최자 또는 예약 요청자에게 개별로 전달하는 편이 좋다.
예약을 하는 것이 시간 활용의 효율성을 증대시켜주는 것임을 인지하고, 예약 시 꼭 확인해야 하는 사항들과 이후에 추가적으로 알아보면 좋을 내용들을 포함하여 업데이트 해보도록 하자.
