문서처리를 잘해야 관리도 잘 된다.
전문비서의 문서업무 처리 방법
업무의 효율성을 높여야 하는 작업 중 하나가 문서/파일 관련 업무인데요.
매일매일 작성되는 문서와 생성되는 파일들을 어떻게 관리해야 하는지에 대해서는 간단하게 앞서 이야기 드렸었습니다.
문서/파일 보관 및 관리_기본
문서들을 잘 관리하는 것도 중요하지만, 꼭 필요한 것인지 여부에 따라 관리의 필요성과 중요도도 달라질 수 있겠죠. 일을 하면서 주로 작성하게 되는 문서들의 유형은 업무의 특성에 따라 달라질 수 있지만, 그 포맷의 범위는 제한적입니다. 영업직군에서 활용하는 보고문서, 관리 문서, 재무관련 업무에서 활용하고 관리하는 문서 등 각 분야에 따라 사용하게 되는 양식은 유한합니다.
정해져있는 업무에 업무를 할 때에는 주어진 일을 잘 하는 것도 중요하지만, 그 일의 목적과 흐름에 대해 파악하는 것이 선행되어야 합니다.
가령, 상사가 출력을 요청하였을 때, 보통 출력물이 Presentation 등의 자료라면 누구든 그냥 전달받은 포멧대로 출력하여 다시 상사에게 전달 합니다. 하지만 가끔 이메일을 출력해 달라고 하거나, 이메일 중 일부를 출력해 달라고 하거나, 웹사이트의 내용 등 다양한 내용을 요청하는 경우가 있습니다. 이것은 비단 누군가의 지시에 따라 출력을 하는 것이 아닌 자신의 업무가 될 경우도 있습니다. 이 때, 문서를 작성하거나 출력 하기 전! 체크해 보면 좋은 사항들이 있습니다.
1. 문서가 어디에 쓰이는가?
문서가 모임 또는 회의용인지, 개인보관용인지에 따라 출력 부수 및 출력 레이아웃이 달라집니다.
회의용일 경우, 회의 중 발표가 있다면, 한 페이지에 여러 페이지를 출력하는 레이아웃도 가능합니다.
회의 주제, 모임의 형태에 따라 자료의 내용도 달라지겠지만, 출력 후, 제본을 통해 책자로 준비해야 하는지 여부도 달라질 수 있습니다. 문서를 만들거나, 편집할 때, 출력할 때 언제든 어디에 활용되는지를 먼저 생각한 이후에 시작하기를 권합니다.
2. 문서가 활용되는 목적이 무엇인가?
문서의 활용 목적은 이 문서가 왜 필요한지에 대해 고민하는 것과 같습니다. 문서는 단순 정보 공유용, 보고용, 보관용 등 다양하게 활용됩니다. 정보를 공유할 때에는 공유 대상자들도 고려를 해야합니다. 공유 대상자들도 문서를 이해하기 쉽게 편집하고 처리해야 하며, 그들이 보관하기에도 편리한 방법에 대해 생각해 보면 좋습니다.
보고용 문서의 경우, 보고를 받는 사람이 내용을 파악하는 데에 큰 어려움 없이, 가급적 이해하기 쉬운 용어로 작성하되 구성은 기-승-전-결이 보여질 수 있도록 간략하면서도 꼭 필요한 정보가 담기게 합니다.
개인 보관용의 문서라도 언제 보아도 내용을 바로 이해할 수 있고, 메모가 포함된다면 메모 작성 당시의 느낌을 함께 느낄 수 있도록 해 두면 좋습니다. 암호화를 위해 그림으로 그려두는 경우도 있지만, 간혹 어떤 그림인지 모를 때도 있으므로 가급적이면 메모를 읽고 바로 떠오를 수 있도록 하기를 권합니다.
3. 어떤 사람들이 보게 되는가?(국/영문 등등)
문서를 자신이 아닌 타인이 보아야 하는 경우, 상대의 언어, 연령대, 분야 등을 고려하여 만들 수 있도록 합니다. 언어는 기본적으로 고려하게 되지만, 문서의 성격에 따라 대상자의 연령대와 분야를 고려하여 이해하기 쉽게 편집하기도 합니다. 회사의 공문이나 공식 자료의 경우를 제외하고는 편집이 가능한 경우 가급적 문서를 읽는 사람이 이해하기 쉽도록 제작하여 전달하도록 합니다.
4. 암호화 문서의 비밀번호도 함께 관리하자.
보안이 필요한 문서의 경우, 암호화 하여 비밀번호를 설정하기도 하고, 편집에 제한을 두기도 합니다. 비밀번호를 생성하여 문서의 보안을 유지할 경우, 비밀번호 또한 문서별로 관리할 수 있도록 합니다. 문서별 비밀번호 관리 대장을 만들어 두고 관리하는 것도 하나의 방법입니다. 문서를 암호화 하였지만, 비밀번호가 기억나지 않아 그 문서를 여는 데에 어려움을 겪는 경우를 종종 보았습니다.
문서를 제작하고, 배포 및 전달을 할 때에 위의 내용들을 함께 고려한다면 조금 더 전달력있는 문서를 작성할 수 있고, 배포할 때에도 알맞은 포멧으로 전달할 수 있습니다.
목적별로 용도별로 문서가 작성되고 처리 될 때, 관리를 할 때에도 이에 맞추어 할 수 있게 됩니다.
