MZ세대를 위한 비즈니스 글쓰기 (1) 기본 편
별 볼 일 있는 글쓰기로 보이게 하는 TIP - ① 기본 편
처음 인턴으로 회사에 입사했을 때 모든 것이 처음이기에 긴장투성이였다. 팀원들과 밥을 먹으러 가는 것도, 회의를 하는 것도, 그리고 사소한 메일을 쓰는 것까지도.
메일을 쓸 때 몇 가지 실수도 했었는데, 받는 사람 / 참조 / 제목을 한 칸씩 미뤄 적어서 결국 제목이 도메인 계정으로 들어갔다든지... (가장 맨 처음 했던 실수)
그외에도 아찔했던 몇 가지 실수들이 있었다.
그러한 일련들의 과정을 거쳐 AE 4년차에 이르기까지, 나름 비즈니스 글쓰기를 터득하여 간단명료하고 이해하기 쉬운 수준으로 쓰게 됐다. (클라이언트피셜)
그리고 아주 마이너한 것에서부터 크리티컬한 것까지, 프로페셔널해보일 수 있는 것들에 대해 일목요연 나만의 꿀팁을 방출하고자 한다.
1) 회사 이메일 아이디는 나를 말하는 하나의 수단
아주 간결하거나, 나를 표현하거나. 둘 중 하나만 해라.
나같은 경우에는 후자를 택했다. 나의 이름 '윤지민'의 이니셜을 응용하는 것과 더불어 나를 표현하고자 대학생 때부터 썼던 ID인 'jmyoonique'로.
만일 전자를 선택한다면 본명의 이니셜 'yjm' or 'jimin.yoon' 과 같은 형태의 ID로 사람들이 가장 많이 사용한다.
2) '보내는 사람' 이름 설정 시에는 도메인 계정 그대로 두지 않기
아웃룩 쓰는 사람 한정, 조금 서로 간에 편하게 Comm.하기 위해서 설정해두면 좋을 팁.
계정 정보 설정에 들어가면 '이름' 칸의 기본 설정은 본인의 도메인 계정으로 되어 있는데, 이때 '본명'으로 설정해두면 더 좋을 듯하다. (누가 보냈는지 메일 목록에서 쉽게 파악하기 위함)
3) 회신할 때도 서명 필수로 들어갈 수 있도록 설정하기
간혹, '첫 메일'을 쓸 때만 본인의 서명이 들어가 있고 '회신'을 할 때에는 서명이 제외되어 있는 사람들이 있다. 당신을 잘 모르는 수신인이라면, 일일이 맨 처음 메일을 확인하며 컨택포인트를 찾기 힘들다.
혹시나 이게 누락되어 있다면, 지금 당장 '회신/전달' 탭에서도 푸터를 체크하자.
4) 대용량 파일을 송부해야 한다면?
구글 드라이브 or 네이버 대용량 링크를 활용하자! 네이버 대용량 링크의 경우 '메일 내게 쓰기'를 활용한다면 빠르게 대용량 파일 링크가 생성된다. (+나의 경우 메일바디에 좀 더 깔끔하게 보이고 싶어서 종종 [다운로드] 텍스트 내 하이퍼링크를 달아두기도 한다.)
5) 받은 편지함 폴더링은 필수 중에 필수★
PC 내 폴더에서만 폴더링을 하는 게 아니다. 메일 내에서도 폴더링이 필요하다. 보통 "보내는 사람"으로 분류하거나 "프로젝트 별"로 분류를 하는데, 나같은 경우는 후자를 선호한다. 프로젝트 별로 분류를 해두면 여러 사람들이 오가는 메시지에서 히스토리 파악이 좀 더 수월하다.
6) 중요한 메일이라면 메일 제목에서부터 강조하자
광고에이전시의 AE로 일을 하며, 클라이언트 컨펌이 있어야 일을 진행할 수 있는 것이 대다수다. 그런데 아무래도 클라이언트는 보통 광고에이전시, PR에이전시, 내부 팀 등 다양한 곳들과 컨택을 하기 때문에 나의 메일이 묻혀지기 쉽다.
그래서 나같은 경우에는 메일 제목에 '★' 표기를 적극 활용하거나, 혹은 '~ 컨펌 요청의 건' 등과 같이 기재한다.
7) 같은 메일바디에 다른 건으로 회신하게 될 경우 꼭 메일 제목을 변경하자
생각보다 이걸 챙기지 않는 사람들이 꽤 많다. 클라이언트 측에서도 그냥 같은 메일에 지속 회신하는 경우가 많고 에이전시 쪽에서도 중요하다는 생각을 하지 않는 사람들이 꽤 있다.
예를 들어 'A'에 대한 주제로 논의 나누고 있고 그에 대한 해결이 되어 다른 주제인 'B' 얘기를 하게 됐다면 '새로운 메일'로 쓰거나 혹은 '메일 제목을 변경'해야 한다. 're'의 무한 반복이 되는 메일도 주의.
8) 송부하는 파일명에는 지속적으로 통일성 있게 가져가기
외주에서 주는 파일일 경우 혹은 본인이 직접 작성한 파일에 대해서도 파일명을 한 번 더 점검하면 좋다. 영상 편집본이라면 단순 '편집본'이 아닌, '날짜+브랜드명+OO영상 편집본+회사명' 함께 기재하여 어떤 영상의 내용인지 한눈에 파악하기 쉽게 하여 전달하는 것. 그리고 이렇게 한 번 전달했다면 다음 영상 완성본에서도 제목을 통일성 있게 하여 전달한다면 해당 파일을 받아보는 사람이 편리하다.
에이전시에서 일하는 사람이라면, 기본적으로 '클라이언트가 확인하기 편하게' 일목요연 정리해 주는 것도 role 중에 하나라고 생각한다.
9) 마지막으로, 메일 보내기 전에 꼭 한 번 더 체크하기
파일은 첨부했는지, 보내는 사람 이름에는 누가 있는지, 참조는 누가 되어 있는지, 메일 제목은 어떻게 했는지, 메일 바디에 누락된 내용은 없는지 등등. 잘 챙긴 것 같으면서도 한 두 번씩 메일 보내기 전에 누락되는 일이 생길 수 있다.
지금까지는 기본 편에 대해서 간단하게 9가지로 정리해봤다. 다음 편에서는 '실용 편'으로 하여 어떻게 하면 일잘러로 거듭날 수 있을지에 대해 이야기를 해보려 한다. 단순 글쓰기일 뿐이지만 모든 일잘러의 기본은 '커뮤니케이션'이다. 커뮤니케이션을 잘 해야, 일 잘한다는 소리를 듣게 되고 상대방은 당신과 일하기 편해한다.
