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Aug 24. 2022
알아두면 좋은 MS Office 기능 (초수 편)
당신의 퇴근을 앞당기고 싶다면
이번 글에서는 업무 시간을 단축시켜줄 수 있는 Microsoft Office 제품들의 기능과 단축키에 대해 알아볼 예정이다. 최대한 쉽게 설명할 예정이니 잘 따라오길 바란다.
1. F12 키: 다른 이름으로 저장
[F12] 키의 기능은 '다른 이름으로 저장'이다. 많이들 알고 있을 [Ctrl + S] 단축키가 기존 파일에 덮어씌워 저장하는 것이라면, F12 버튼은 현재 당신이 보고 있는 파일을 별도의 파일로 저장하는 것이다.
그렇다면 파일을 처음으로 생성하였다고 가정할 때, [Ctrl + S]와 [F12] 키 중 어느 것이 편리할까? 사람마다 다르겠지만 나는 [F12] 버튼을 더 주로 사용한다. 아래 두 사진들을 통해 그 차이점을 살펴보자.
당신이 만약 회사원이고 회사 노트북으로 Microsoft Office 정품 제품을 사용 중인 경우, [Ctrl + S]를 눌렀을 때 나타나는 저장 경로는 OneDrive일 가능성이 높다. 이 경우, OneDrive가 아닌 당신의 개인 PC에 저장하고 싶다면 창의 중앙부에 있는 '위치 선택'이나 하단에 있는 '옵션 더 보기...'를 클릭하여 마땅한 경로를 찾아야 한다.
그러나 당신이 [F12] 키를 누른 경우라면, 처음부터 나타나는 창이 우리가 익히 알고 있는 바로 그 창이다. 이 경우, 당신은 평소와 같이 원하는 폴더를 클릭하여 파일을 저장하면 된다. 익숙한 UI와 익숙한 사용법. 빠른 문서 작업을 위해 익숙한 것만큼 편리한 것은 없다.
2. Ctrl + N: 새로 만들기 (N: New)
[Ctrl + N] 키의 기능은 현재 작업 중인 프로그램의 새 문서를 만들어주는 것이다. 당신이 Excel을 작업 중이었던 경우에는 Excel 새 문서가, Word를 작업 중이었다면 Word 새 문서가 만들어지게 된다.
< Tip1 >
[Ctrl + N] 키는 Microsoft Offcie 제품뿐만 아니라 여러 프로그램에서도 널리 사용되는 단축키이다. 만약 당신이 현재 '두루미'라는 폴더를 열고 있는 상태에서 [Ctrl + N]을 누르면, '두루미' 폴더가 한 번 더 열리게 되고, Web Browser를 열고 있는 상태에서 [Ctrl + N]을 누르면 새 브라우저 창이 열리게 된다.
< Tip2 >
만약, 당신이 현재 열고 있는 폴더 내 새로운 폴더를 생성하고 싶다고 가정해보자. 아마 당신은 마우스 우클릭 → 새로 만들기 → 폴더의 순서로 새 폴더를 만들지도 모른다. 하지만 당신은 방금 전 [Ctrl + N]을 배웠고, 'N'이 무언가 새로운 것을 만드는데 쓰인다는 감을 잡았을 것이다. 현재 열고 있는 폴더에 새 폴더를 생성하고 싶은 경우, 위의 키에서 Shift 키만 추가하여 [Ctrl + Shift + N]을 눌러주게 되면, 당신은 마우스 클릭할 필요 없이 새 폴더를 생성할 수 있다.
[예시] Ctrl + Shift + N으로 새 폴더 생성하기3. Ctrl + O: 열기 (O: Open)
[Ctrl + O] 키는 당신이 현재 작업 중인 문서 외 다른 문서를 열고 싶을 때 사용하는 단축키이다. [Ctrl + N]과 유사하게 Excel을 열고 있는 경우 다른 Excel 파일을 불러올 수 있는 화면이 나타나고, Word를 열고 있는 경우 Word 파일을 불러올 수 있는 화면이 나타난다. 또한 당신이 현재 열고 있는 프로그램이 Web Browser인 상태에서 [Ctrl + O] 단축키를 누르는 경우, 보고 싶은 PDF 파일을 Web Browser로 열어서 볼 수 있다.
4. Ctrl + P: 인쇄 기능 (P: Print)
[Ctrl + P] 키도 마찬가지로 Microsoft Office 제품뿐만 아니라 Web Browser에서도 사용되는 단축키이다. 상단 바의 파일 → 인쇄 → 인쇄(프린터 모양) 버튼을 클릭할 필요 없이 곧바로 인쇄 화면으로 이동할 수 있으며, 회사 생활하면서 가장 자주 접하게 될 단축키 중 하나이니 반드시 익혀두도록 하자.
< Tip3 >
Microsoft Office 제품을 사용하는 경우 인쇄 화면을 통해 파일을 PDF로 변환하여 저장할 수 있다. 또한, [사용자 지정 인쇄] 필드에 원하는 페이지를 입력하는 경우, 인쇄할 때와 마찬가지로 원하는 페이지들만 지정하여 PDF로 생성할 수 있다.
5. Ctrl + F1: 상단 리본 메뉴 축소/축소 해제 기능
[Ctrl + F1] 단축키는 위에서 나온 단축키들만큼 자주 사용되지는 않지만 알아두면 반드시 도움이 되는 단축키이다. 당신의 직업이 데이터나 문서를 많이 다뤄야 하는 경우라면, 일하다 한 번쯤은 '화면이 좀 더 컸으면 좋겠다.'라는 생각을 해본 적 있을 것이다. 하지만 안타깝게도 대부분의 직장인들은 회사에서 지급해주는 보급형 모니터를 사용하며, 다소 불편감을 느끼더라도 굳이 내 돈을 들여 비싼 모니터를 사고 싶지 않을 것이다.
[Ctrl + F1]는 바로 그럴 때 사용할 수 있는 단축키이다. [Ctrl + F1] 단축키를 한 번 누르면 리본 메뉴가 사라지게 되고, 사라진 상태에서 한 번 더 누르면 리본 메뉴가 다시 나타나게 된다. 아래 예시는 리본 메뉴 숨김을 통해 콘텐츠가 얼마나 더 보일 수 있는지 확인해본 것이다.
