<경비지도사와 아웃소싱 읽기 2>

용역 기성금 청구는 1년에 12번

시설경비업 관리자의 업무 중에서 중요한 업무를 몇 가지 골라보자면...

1. 영업, 신규수주

회사의 성장을 위해서는 영업이 필요하지만, 규모가 크고 마진도 좋은 사업을 수주하기는 어렵습니다. 사업소의 경비 용역 계약기간은 정해져 있습니다. 1년 계약은 순식간에 끝나고 2년, 3년 계약도 길게 느껴지지 않습니다.

2. 용역대금 청구 및 급여 마감

일단 계약서에 도장을 찍었다면 매월 서비스를 제공하고 대금을 청구합니다.

매월 반복되는 대가 청구는 혼자서 마무리 하는 일이 아니라서 담당자를 힘들게 합니다. 경비대장이 보낸 출근부를 받아서 청구서를 작성하고 고객사 담당자 한테 보냅니다. 매월 정액으로 청구하는 사업소도 있지만 그렇지 않은 경우도 많습니다. 담당자가 계산해서 보낸 청구서를 고객사 담당자가 확인해야 세금계산서를 발급하는데, 세금계산서는 지원부서에서 이메일로 송신합니다.

경비대장 – 경비 본사 관리자 – 고객사 담당자 – 세금계산서 담당자

경비 본사 관리자가 중간에서 역할을 잘 해줘야 세금계산서가 발행되고 고객사에서 대금을 입금합니다. 대가 청구와 급여 마감은 월초에 집중되는 업무라서 거래처가 많으면 동시에 마감 하기가 힘이 듭니다. 근태자료를 받아야 청구서를 작성하고 고객사에 이메일을 보낼 수 있습니다. 자료를 받아서 청구서를 작성하고 이메일로 보낸 후에 상대방한테 확인받고 계산서 발행 요청하는데 시간적인 여유가 없습니다. 타이밍이 잘 안 맞으면 종종 독촉을 받게 됩니다. 국세 및 지방세 완납증명서, 4대보험 가입자 확인서, 근무자 인건비 지급내역서 등의 서류를 매월 제출해야 하는 거래처도 있습니다.

이왕이면 받을 돈을 빨리 받고 줄 돈은 천천히 주는 게 좋습니다. 용역대금을 청구하고 급여와 비용을 계산하는 일은 신규영업을 하는 것 만큼 중요한 일입니다.