효율적으로 할 일이 있고 효과적으로 할 일이 있다.
효율성 : 작은 자원(예산, 시간)으로 동일한 성과를 달성하거나 같은 자원으로 최대한 많은 성과를 달성하는 것(일을 올바르게 하는 것)
효과성 : 목표 또는 목적을 달성하는 것 (올바른 일을 하는 것)
효율적으로 할 일이 있고 효과적으로 할 일이 있다. 감기에 걸렸는데 피검사를 하는 것은 효율적이지 못하고, 넘어져 머리에 피가 났는데 피검사만 하는 것은 효과적이지 못하다. 회사 업무도 마찬가지이다. 100% 정확하지 않더라도 적정 예산과 시간 내에 끝내야 하는 업무가 있고, 예산이나 시간의 절감보다 정답을 찾는 것이 중요한 업무가 있다. 효율성은 주어진 업무가 무엇이던 최소의 비용과 가장 빨리 끝내는 데 집중한다. 즉 일을 올바로 하는 것이다. 효과성은 정답을 찾기 어려운 업무의 목표를 달성하는데 집중한다. 즉 올바른 일을 하는 것이다. 예를 들어 제안서를 작성할 때 효율적이지만 비 효과적인 팀은 제안서는 빨리 만들지만 프로젝트의 핵심가치를 담지 못한다. 반대로 효과적이지만 비효율적인 팀은 시간은 걸려도 고객이 원하는 핵심가치를 제안서에 담아낸다. 효과성은 방향이고 효율성은 속도이다.
‘효율성•효과성’과 관련하여 유의할 사항은 다음과 같다.
첫째 같은 업무도 시점에 따라 접근방법이 달라진다.
불확실한 정보가 많은 계획수립 초기단계에서 프로젝트 개발규모 추정은 효율적으로 해야 하고, 불확실한 정보가 많이 줄어든 프로젝트 계획 마무리 시점에서의 추정은 효과적으로 해야 한다.
둘째 100% 정확하지 않아도 되는 업무는 효율적으로 접근한다.
업무의 중요도가 높지 않고 정답을 찾기 어려운 경우에는 어느 정도 수준에서 업무를 끝내야 한다. 예를 들어 고객으로부터 접수된 VOC를 중복되지 않으면서 누락 없이 분류하기란 매우 힘들다. 보통 전체 VOC의 80%를 커버하는 분류는 큰 노력 없이도 가능하지만, 모든 VOC를 분류할 수 있는 분류체계를 정의하려면 불가능에 가깝거나 매우 많은 노력과 시간을 필요로 한다. 특정업무를 분류하는 목적은 유형별로 빈도수를 분석하는 것이 목적일 때가 많은데 그럴 때는 효율적 관점에서 접근하는 것이 바람직하다.
셋째 효율적으로 보고해야 할 때와 효과적으로 보고해야 할 때를 구분한다.
프로젝트를 수행하면서 많은 보고서를 작성하는데 모든 보고서를 완벽하게 작성하는 것은 힘들고 바람직하지도 않다. 의사결정에 중요하지 않지만 정리하기는 힘든 별첨을 작성하기 위해 많은 시간을 투입하는 것은 재고해야 한다. 본문 내용도 마찬가지이다. 경영층의 의도를 확인하기 위한 최초 보고는 완벽할 필요가 없다. 보고서가 약간 부실해도 보다 빨리 경영층의 의도를 확인하는 것이 중요하다. 이럴 때는 보고서 없이 직접 구두로 문의하는 것도 바람직하다.
넷째 시행착오를 통해 정답을 찾아야 할 업무에 유의한다.
한 번의 의사결정으로 정답을 찾기 어려운 업무도 많다. 예를 들어 새로운 위험관리 프로세스를 수립하는 PMO가 모든 상황을 고려하기는 힘들다. 왜냐하면 어떤 일이 발생할지 해보지 않고서는 본인도 모르기 때문이다. 그럴 때는 초안을 작성하여 파일럿이나 인터뷰를 한 뒤 내용을 보완하고 다시 파일럿이나 인터뷰를 하는 것이 효과적이다. 즉, 각각의 시행착오를 효율적으로 접근하면서 효과적인 정답을 찾아가는 것이다.
다섯째 일반적으로 운영 업무는 효율성이 중요하고 프로젝트는 효과성이 중요하다.
운영 업무는 오랜 시간 반복적으로 수행하면서 그 업무의 필요성이 검증되었다. 물론 필요성이 낮은 업무를 지속적으로 수행하는 조직도 있지만 대부분의 운영 업무는 왜 하느냐 보다 어떻게 하느냐가 중요하다. 반면 프로젝트는 신규로 수행하는 일이기 때문에 왜 하는지에 대한 검증 즉 효과성이 중요하다. 최악은 중요하지 않은 업무를(비효과적) 많은 자원을 투입하거나 오랫동안(비효율적) 수행하는 것이다. 프로젝트 팀은 how를 묻기 전에 why에 대한 답을 찾아야 한다.
여섯째 비 효과적인 업무를 줄이기 위해서는 정보를 공유해야 한다.
효과적인 업무는 조직의 목표나 전략에 부합되는 업무이다. 따라서 효과적인 업무는 조직 전체의 시각에서 판단해야 한다. 특정 부서의 입장에서는 중요한 업무가 다른 부서의 시각에서 볼 때는 우선순위가 낮거나 중복된 업무일 수도 있다. 따라서 특정부서에서 수행 중인 또는 계획 중인 업무를 다른 부서와 많이 공유해야 조직 차원에서 비효과적인 업무를 줄일 수 있다.
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