미션 임파서블 프로젝트에서 살아남기 위해서는 프로젝트 납기를 지켜야 합니다. 프로젝트 납기를 준수하지 못할 것이 확실해지면 이해관계자는 돌아서고 팀원의 사기는 바닥으로 떨어집니다. 한마디로 파국입니다. 미션 임파서블 프로젝트의 납기를 준수하는 비법은 존재하지 않지만 납기준수 가능성을 높이는 방법은 다음과 같습니다.
• 프로젝트가 지연된다면 어떤 일이 발생할지 확인합니다.
대형 프로젝트의 완료일은 최대한 여유 있게 설정하거나 가능하다면 업무를 나누어 복수개의 프로젝트로 만들어야 합니다. 특별한 이유 없이 년내에 완료해야 한다고 하거나, CEO가 빨리 끝내라고 지시했다는 이유로 프로젝트 완료일을 확정해서는 안됩니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획을 확정하기 전에 합리적인 프로젝트 기간을 확보하기 위해 다음과 같이 이야기할 수 있어야 합니다.
“12월에 완료해야 하는 이유가 무엇입니까? 제가 분석한 결과 이 정도 규모의 프로젝트를 끝내기 위해서는 6개월이 더 필요합니다. 대신 개발원가는 같은 수준으로 유지할 수 있습니다. 이전의 경험으로 봐도 대형 프로젝트 일정을 지키지 못하는 경우가 많았습니다.”
• 우수한 인력을 최대한 확보해야 합니다.
미션 임파서블 프로젝트의 일정은 대부분 협상불가능 합니다. 또한 프로젝트 착수 시점에서 프로젝트 범위를 줄이자고 말하기도 힘듭니다. 조정 가능한 것은 자원뿐입니다. 프로젝트 관리자는 우수한 인력을 확보하기 위해 최대한 노력해야 합니다. 조직에서는 여러 프로젝트들을 수행해야 하기 때문에 대부분 가용한 인력에 제약이 많습니다. 그러나 미션 임파서블 프로젝트의 관리자는 그러한 상황을 고려할 필요가 없습니다. 필요하다면 미션 임파서블 프로젝트를 위해 다른 프로젝트를 1~2개 정도 포기하자고 제안할 용기가 있어야 합니다. 프로젝트 관리자가 요청하는 인력을 투입하지 않으면 프로젝트 납기를 준수하기 힘들다고 강력하게 말해야 합니다.
우수한 인력의 기준은 프로젝트 관리자가 판단해야 합니다. 본인과 프로젝트를 수행한 경험이 있는 인력 중에서 호흡이 잘 맞는 인력을 많이 확보하는 것이 바람직합니다.
• 프로젝트 관리자의 열정은 필수입니다.
미션 임파서블 프로젝트는 대부분 규모가 크고 복잡하기 때문에 프로젝트 관리자가 챙길 것이 많습니다. 열정이 없는 프로젝트 관리자는 미션 임파서블 프로젝트의 많은 일들을 감당할 수 없습니다. 프로젝트 관리자가 열정을 가지고 헌신할수록 팀원들이 덜 고생할 뿐만 아니라 팀원들에게 긍정의 에너지를 전달합니다.
미션 임파서블 프로젝트의 임무를 완수했을 때 혜택을 보는 대표적인 사람이 프로젝트 관리자이기 때문에 팀원보다 프로젝트 관리자가 프로젝트에 헌신해야 합니다. 계란을 낳는 닭이 아니라 제 살을 베어 베이컨을 만드는 돼지가 될 각오를 해야 합니다. 그런 마음가짐 없이 미션 임파서블 프로젝트의 관리자의 역할을 맡으면 본인뿐만 아니라 프로젝트 팀원도 힘들게 만듭니다.
• 핵심 이해관계자와 같은 배를 타야 합니다.
프로젝트 관리자는 프로젝트에 영향을 중요한 영향을 미치는 핵심 이해관계자(그룹)와 같은 배를 타야 합니다. 같은 배를 탄다는 것은 프로젝트 성패에 따라 생사를 함께 한다는 것을 의미합니다. 보상과 불이익을 함께 받아야 프로젝트 결과에 따른 이해관계가 같아집니다. 그러기 위해서는 핵심 이해관계자와 프로젝트 관리자는 프로젝트를 같은 생각으로 이해하고( what) 추진하는 방식도( how) 같아야 합니다. 만일 프로젝트의 what과 how에 대해 이해관계자와 생각이 다르다면 절충점을 찾아야 합니다. 만일 이해관계자를 설득시키지 못하면 프로젝트 관리자가 양보하는 것이 슬기로운 해결방안입니다. 절충점을 찾지 못한 상황에서 시간의 여유가 있다면 숙성의 시간을 가지는 것도 좋습니다. 시간은 많은 문제를 해결하는 탁월한 능력을 가지고 있습니다. 다만 시간이 지날수록 문제가 더 심각해질 수도 있다는 것에 유의해야 합니다.
• 요구사항의 우선순위를 프로젝트 수행기간 동안 관리해야 합니다.
미션 임파서블 프로젝트에서는 최악의 경우를 대비하여 요구사항의 우선순위를 지속적으로 관리해야 합니다. 기능과 성능관점에서 완벽해야 하는 요구사항도 있지만, 시스템 오픈 시점에서 제외가능한 요구사항도 있을 수 있습니다. 미션 임파서블 프로젝트의 납기를 준수하기 위해서는 요구사항의 우선순위에 따라 자원을 배분해야 합니다. 우선순위가 낮은 요구사항을 완벽하게 개발하는 방식으로 자원을 운영하면 중요한 요구사항의 완성도가 낮아질 가능성이 높습니다. 그러나 요구사항의 우선순위를 관리하는 것은 쉽지 않습니다. 명목상으로 우선순위는 모두 중요하고, 상황에 따라 변하는 요구사항의 우선순위를 놓치기 쉽기 때문입니다. 무엇보다 이해관계자가 00 요구사항이 중요하지 않다고 말하는 것은 쉽지 않습니다. 프로젝트 관리자가 미션 임파서블 프로젝트를 성공하기 위해서는 핵심 이해관계자와 우선순위를 협의해야 합니다. 프로젝트 초반부터 우선순위를 관리하는 것은 실효성이 낮습니다. 초반에는 이해관계자들의 신뢰를 얻기 위해 중요한 요구사항을 확인하는 것이 중요합니다. 프로젝트 중반 이후 시간과 자원의 제약이 커질 때 중요도가 낮은 요구사항을 협의하는 것이 바람직합니다.
3등급, 4등급의 분류가 가능하기 위해서는 1등급이나 2등급의 요구사항 구현에 이슈가 없어야 합니다. 1등급 또는 2등급의 요구사항 구현에 이슈가 있다면 3등급, 4등급으로 요구사항을 분류하는 협상이 불가능합니다. 미션 임파서블 프로젝트 요구사항의 우선순위를 분류하는 예는 다음과 같습니다.
① 1등급 : 기능과 성능측면에서 이슈가 있으면 납기를 지킬 수 없는 요구사항
② 2등급 : 기능과 성능측면에서 약간의 이슈가 있어도 납기를 지킬 수 있는 요구사항
③ 3등급 : 특정 조직(또는 고객)을 대상으로 파일럿 적용을 목표로 오픈할 수 있는 요구사항
④ 4등급 : 상황에 따라 프로젝트 오픈 범위에서 제외할 수 있는 요구사항
• 미션 임파서블 프로젝트라고 소문을 냅니다.
프로젝트 관리자는 본인의 프로젝트를 조직 내에서 미션 임파서블 프로젝트로 소문내야 합니다. 말하지 않아도 다른 사람들이 본인의 프로젝트를 미션 임파서블 프로젝트라고 알아주길 기대해서는 안됩니다. 미션 임파서블 프로젝트라고 소문이 나서 피해를 볼 것은 거의 없습니다. 한 가지 우려가 있다면 실질적인 도움을 주지 않고 관리만 하려는 조직들입니다. 이런 징후들이 보인다면 프로젝트 관리자는 경영층에게 사실을 이야기해야 합니다. SI 프로젝트라면 고객이 경영층에게 이야기하게 하는 것도 방안이 될 수 있습니다.
미션 임파서블 프로젝트로 소문이 나면 프로젝트 관리자의 발언권이 강해지기 때문에 프로젝트 관리자의 건의사항이 받아들여질 가능성이 높아집니다. 예를 들어 프로젝트 팀원들의 사기진작을 위해 높은 상위등급의 고과 배분률을 높여달라고 요청할 수도 있고, 비효율적인 관리 프로세스의 예외적용을 요청할 수도 있습니다. 프로젝트 팀원에게도 지금 수행하는 프로젝트가 미션 임파서블 프로젝트임을 상기시켜주어야 합니다. 프로젝트 관리자, 이해관계자, 프로젝트 팀원은 프로젝트 상황을 동일하게 이해해야 합니다. 미션 임파서블 프로젝트의 납기를 지키기 위해서는 프로젝트에 헌신해야 하지만, 성공한다면 프로젝트 팀원 모두에게 도움이 되는 경험과 커리어를 얻는다는 것을 팀원들이 명확하게 이해하게 해야 합니다.
• 마일스톤 관리를 통해 긍정적인 긴장감을 유지합니다.
속이 텅 빈 대나무가 태풍이 불어도 부러지지 않고, 높이도 20미터 이상 자랄 수 있는 비결은 적당한 간격으로 매듭을 만들기 때문입니다. 잘 끝난 프로젝트 마일스톤은 대나무의 매듭과도 같습니다. 프로젝트도 진행도중 외부의 충격을 견디고 이해관계자들의 신뢰를 유지하려면 적당한 주기로 프로젝트 결과물을 이해관계자에게 보여주어야 합니다. 프로젝트 수행도중 그러한 결과물을 보여주는 이벤트가 마일스톤입니다. 애자일 방법론의 스프린트, 폭포수 방법론의 단계별 검토, 통합테스트, 일부기능을 일부조직에 적용하는 파일럿 오픈 등이 대표적인 마일스톤입니다. 프로젝트 마일스톤의 일정을 준수하고 품질목표도 달성하기 위해서는 마일스톤 직전에는 높은 수준의 긴장감을 유지해야 합니다. 마일스톤 일정을 성공적으로 달성하면 프로젝트 팀원에게 감사를 표시하고 약간의 여유를 가진 뒤, 다음 마일스톤 달성을 위해 조직의 긴장감을 높이는 것이 바람직합니다.
• 프로젝트는 디테일하게 통제합니다.
미션 임파서블 프로젝트는 프로젝트 통제의 주기를 짧게 가져가고, 내용확인도 디테일하게 하는 것이 바람직합니다. 가능하면 많은 결과물을 프로젝트 관리자가 직접 보고 판단하는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 팀원들의 피로도가 높아질 수 있지만, 프로젝트 상황이 악화되는 것을 놓칠 가능성은 낮습니다. 지켜보지 않는 냄비는 금방 끓는다는 것을 기억하시기 바랍니다.
