보고서 뚝딱 쓰는 방법
직장인이 해야 하는 업무는 너무 많다. 일과시간 동안 바쁘게 일하지 않으면 '야근'이라는 달갑지 않은 손님이 허락도 없이 강제로 찾아온다. 이러한 소중한 일과시간을 잡아먹는 가장 큰 적이 '보고'다. '보고'는 직장인이라면 누구도 피해 갈 수 없는 반드시 거쳐야 하는 업무다. 최종 의사결정권자에게 보고를 하기 위해선 빈 손으로 들어갈 수 없으니 보고서를 작성해야 하고, 보고하는 과정에서 수정사항이 발생하면 다시 수정해서 보고 해야 하고 하다 보면 시간은 어느새 훌쩍 밤이 된다. 이러한 악순환을 반복하지 않기 위해서는 보고서를 뚝딱 만들어 신속하고 정확한 커뮤니케이션이 이루어지도록 해야 한다. 그럼 보고서는 어떻게 뚝딱 써야 할까? 아래의 내용을 통해 보고서를 작성하는 시간을 절약하고 업무의 생산성을 높일 수 있는 방법을 소개한다.
보고서를 왜 작성하는가?
우선 보고서를 왜 작성하는가? 에 대해 먼저 생각해야 한다. 보고서를 작성하는 유형은 보통 2가지다.
설명을 통한 사실 전달 : 현황, 이슈, 결과 등을 객관적으로 작성
설득을 통한 논리 전달 : 계획, 프로젝트 등을 주관적으로 작성
이 2가지 유형에 따라 구분했다면 이 내용을 누구에게 전달하는지 수요자를 명확하게 정의하는 과정이 필요하다. 수요자에 따라 보고서에 담아야 할 내용은 천차만별 달라질 수 있기 때문이다. 수요자가 원하는 부분을 정확하고 직접적으로 제시할 수 있는지 우선 생각해야 한다. 이 부분만 정확하게 잘 잡아도 보고서 작성의 절반은 성공인 셈이다.
보고서를 쓰기 전에 체크해야 할 것들
보고서를 쓰기 전에 먼저 체크해야 하는 부분들이 있다. 첫째, 보고를 받는 사람의 심정을 100% 이해해야 한다. 기본적으로 보고를 받는 사람들은 바쁘다. 그리고 업무의 범위가 굉장히 넓다. 내가 하는 업무만 신경 쓸 수가 없다. 그래서 보고를 할 때 핵심 내용만을 전달할 수 있도록 해야 한다. 내용이 너무 길어지고 장황하게 느껴진다면 보고를 받는 사람은 금방 집중력이 떨어지고 내용 이해도 제대로 되지 않을 것이다. 그러므로 최대한 간결하고 이해하기 쉽도록 작성해야 한다. 전문용어나 어려운 용어도 가급적 사용하지 말아야 한다. 자칫하다간 용어설명만 하다가 정작 보고해야 할 내용은 전달하지 못한 채 보고가 끝나버리는 상황이 발생할 수도 있다.
둘째, 보고서 그 자체로 완벽하도록 구성해야 한다. 즉 작성한 보고서 한 개를 보면 보고하고자 하는 모든 내용들이 이해될 수 있도록 작성해야 한다. 보고서나 다른 참고자료가 많다는 것은 그만큼 내용이 함축적으로 요약이 덜 되었다는 뜻이다. 보고서를 보고 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확하게 작성해야 한다. 만약 분량이 많은 보고서를 작성할 경우 요약본을 별도로 작성하는 것도 좋은 방법이다.
셋째, 보고서의 내용은 명확하게 작성해야 한다. 가급적 두괄식으로 표현하며 작성한 내용에 확신이 있어야 한다. "~할 예정이다", " ~할 것으로 예상된다" 이런 위주의 문장은 가급적 사용하면 내용에 의문이 생길수 밖에 없다. 가급적 확신을 갖고 글을 작성하는 것이 좋다. 이후 이에 대한 뒷받침할 수 있는 근거들도 함께 달면 신뢰도는 훨씬 올라간다. 만약 사실여부가 명확하게 확인되지 않고 대충 그랬을 것 같아서 등 지레짐작으로 작성한 내용들은 오히려 적었다가 보고 시에 목에 칼이 되어 돌아올 확률이 높다. 항상 확신할 수 있는 내용 위주로 보고서를 작성해야 한다.
보고서 빨리 쓰는 마법의 레시피
완성도 높은 보고서를 빠르게 작성하는 사람들은 보고 내용에 따라 어떻게 보고서를 구성해야 할지 흐름과 형태를 바로 그려내는 것이 가능하다. 보고서 작성 경험이 많으면 자연스레 익힐 수 있지만 보고서 작성 경험이 별로 없는 신입직원 혹은 보고서 작성 경험이 적은 사람들이 작성하면 시작부터 막막해 구글에 검색만 하거나 하얀 페이지에 첫 문장을 썼다 지웠다 반복하기 십상이다. 그러나 이러한 보고서 초보자들도 몇 가지 패턴만 숙지한다면 뚝딱 보고서를 작성할 수 있다.
보고서를 뚝딱 쓸 수 있는 마법의 레시피는 2단, 3단, 4단, 5단으로 구성되어 있다. 보고서의 유형과 보고 상황 그리고 보고 받는 사람의 성향에 따라 가장 효과적으로 내용을 전달할 수 있는 보고서 구성을 선택해야 한다. 전부 다른 보고서 구성이라도 기본적인 뼈대는 지긋지긋하게 교육과정에서 배운 '기-승-전-결'이다. 여기서 구성을 더 세분화하거나 간단화하면 된다.
(기) 추진배경 - (승) 현황 및 문제점 - (전) 주요 내용 - (결) 향후 계획 및 기대효과
보기엔 쉬워 보이지만 각 파트들의 내용들이 자연스럽게 연계될 수 있도록 글을 작성하는 것은 결코 만만한 작업이 아니다. 이 흐름만 자연스럽게 연결되면 이미 평타 이상의 보고서다. 각 파트별로 세부적인 내용을 작성하는 방법은 아래와 같다.
(기) 추진배경
추진배경에서는 앞서 언급한 왜 보고서를 작성하게 되었는지에 대해 수요자가 명확하게 인지할 수 있도록 설명하는 것이 가장 중요하다. 아울러 왜 이 사안이 이슈가 되고 있는가?를 설명하고 사안에 대해 궁금증을 자아낼 수 있는 여건 또는 이슈, 환경변화 등을 제시하며 적절한 조치가 없을 경우 생길 수 있는 부작용 및 파급효과에 대해 설명하면 금상첨화다.
추진배경에서 가장 빠지기 쉬운 오류는 장황한 통계를 나열하는 것이다. 이는 오히려 전달하는 메시지를 흐릴 뿐이다. 그 간의 진행경과를 설명할 수 만 있다면 그걸로 충분하다.
(승) 현황 및 문제점
현재 어떤 상태인지 그래서 뭐가 문제인지 명확하게 제시해야 한다. 이 부분을 작성하는 방법은 2가지 방법이 있다. 작성하고자 하는 보고서 특성에 맞게 이 방법들을 활용하여 작성하면 된다.
대주제, 단일 주제, 새로운 사안을 다룰 경우 : 문제점과 대책이 1:1 매칭이 되도록 연결될 수 있도록 나열식으로 문제점을 서술
복합적인 사안을 다룰 경우 : 전반적 문제를 포괄적으로 훑어주고 개별적인 사안별 접근하는 방식이다. 다양한 주제, 단일 주제 하에 성격이 다른 문제, 일반적으로 이해하기 복잡한 문제일 경우에 사용
(전) 대책 및 대안 제시
보고서의 핵심 부분이다. 문제 인식이 대안 발굴의 출발점이다. To be에서 as is로 가는 단계에서 발생하는 gap 부분들을 작성해야 한다.
gap 부분을 작성할 때 중요한 것은 그룹핑이다. 수요자의 머릿속에 방대한 내용이 보다 쉽게 각인될 수 있도록 그룹핑을 통해 그림을 그려야 하는 과정이다. 이 부분에서 이 보고서가 체계가 있는지, 완성도가 높은 지를 확연히 드러낼 수 있다. 그룹핑을 할 때 비슷한 내용들의 단순 나열은 절대 금물이다. 우선 핵심 토픽을 잡은 후 그룹핑을 한다.(내부-외부/ 단기-중기-장기/하드웨어-소프트웨어). 그룹별로 세부 내용에 대해서 살을 붙이고 효과적으로 내용을 전달하기 위한 캐치 프레이징(영어 첫 철자를 따서 전략을 만드는 것 등)하면 된다.
이때 가장 중요한 포인트는 문제점 분석과 대책 및 대안의 연계성이 포인트다. 제시한 문제를 이런 대안으로 해결한다는 스토리로 가야 한다.
(결) 향후 계획 및 조치사항
이를 위해선 어떤 조치들이 수반되어야 실현 가능할까? 에 대해 다양하게 제시해야 한다. 정성적, 정량적 기대효과를 작성하면 된다.
보기 예쁜 보고서가 컨펌 나기에도 좋다
보고서의 내용이 대부분 완성이 되면 예쁘게 만드는 과정을 거쳐야 한다. 보고서는 보는 글이다. 한눈에 직관적으로 내용을 전달하기 위해서는 시각적으로 예쁘게 만들어 가독성을 높여야 한다. 이를 위해서는
첫째, 한 주제는 한 페이지에 담아야 한다. 한 페이지에 여러 주제가 담겨 있을 경우, 전달하고자 하는 메시지가 흐려지고 분산된다. 보통 사람이 한 번에 집중하는 시간은 2.8초라고 한다. 이 짧은 시간 동안 한눈에 내용을 전달할 수 있도록 한 페이지에 들어가는 내용의 양이나 구성을 알맞게 조정해야 한다.
둘째, 눈에 익숙하게 만들어야 한다. 보고 종료의 전제조건은 최종 의사결정권자의 승인이다. 이를 위해서는 최종 의사결정권자의 눈에 익숙한 보고서를 만들어야 한다. 최종 의사결정권자의 업무 성향, 선호하는 단어 및 구성 등을 파악한 후 이를 반영한다면 눈에 익숙해져 전달력을 더욱 높일 수 있을 것이다.
셋째, 핵심 내용은 반드시 글자 크기, 굵기, 색상 등을 활용하여 강조해야 한다. 눈에 확 띄게 만든다면 시선은 우선 그리로 향하게 되고 거기에 대해서 보다 중점적으로 보게 되고 의도한 내용을 왜곡 없이 전달할 수 있게 만든다. 귀찮을 수 있는 과정이지만 항상 디테일이 결과를 판가름한다는 것을 명심해야 한다.
넷째, 시각적인 자료를 적극 활용한다. 글로 장황하게 설명하는 것보다 시각적인 자료로 정보를 압축하여 전달할 수 있는 내용들이 있다. 이 때는 적극적으로 시각적인 자료를 활용하면 더욱 효율적으로 내용을 전달할 수 있다. 시각적인 자료는 그래프, 지도, 흐름도, 사진, 표 등이 있고 활용방법은 다음과 같다.
· 그래프 : 여러 내용의 추세를 한눈에 파악할 때 적합
· 지도 : 지리적 특성에 따라 산출되는 정보들을 표시할 때 적합
· 흐름도 : 사건 전개 상황이나 정보의 시간적 흐름을 표시할 때 적합
· 사진 : 생생한 현장감을 전달할 때 적합
· 표 : 데이터나 의견을 논리적으로 비교할 때 적합
다섯째, 섹시한 제목을 뽑아내면 보고서 작성이 끝난다. 제목을 작성하는 데 가장 많은 심혈을 기울여야 한다. 우선적으로 제목을 뽑고 난 후 단어들의 위치와 조사를 수정하며 입에 촥촥 달라붙을 수 있는 최적의 제목을 만들어야 한다. 또한, 제목을 보고서 작성하기 전에 정하는 것보다는 완성된 후 보고서 제목을 뽑다 보면 내용을 관통할 수 있기가 훨씬 더 수월해진다.
보고서를 뚝딱 작성해야 하는 이유는 내가 만든 보고서를 최종 의사결정권자가 한 번에 승인하는 경우가 극히 드물기 때문이다. 그 이유는 우선 최종 의사결정권자가, 중간 보고자, 실무자가 업무를 보는 시각이 전부 다르기 때문이다. 따라서 최종 의사결정권자 본인이 의도가 100% 반영된 만족스러운 보고서를 작성하는 것은 거의 불가능한 일이다. 또한 못된 상사들을 만나면 일부러 트집을 잡는 경우도 있고 다양한 사람들이 존재한다. 그러므로 절대 한 번에 보고서를 통과하겠다는 생각은 버려야 한다. 그래서 업무를 보다 빨리 처리하기 위해서는 일단 뚝딱 보고서를 만들고 빠르게 피드백을 받는 것이 업무 생산성을 향상할 수 있는 핵심역량이다. 뚝딱 보고서를 만들 수 있는 연습을 게을리하지 말자.
