공무원 보고서 작성의 기술 5가지
정부 부처 보고서를 통해 알아보는 좋은 보고서의 조건 5가지
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Jan 29. 2023
매년 연초가 되면 대한민국 정책 DB 라는 사이트에 정부 각부처에서 작성한 연간 업무계획 보고서가 업로드 된다.
각부처의 연간 계획 보고서를 보면 그 내용도 의미가 있지만, 짐작컨데 각 부처에서 보고서를 제일 잘쓰는 분들이 써서 올릴 것이기 때문에 보고서 작성 기술을 연마하는 데 훌룡한 참고자료가 된다고 생각한다.
관련해서 각부처에서 올린 보고서에서 나타난 좋은 보고서의 조건을 5가지로 정리하고 분석해 보는 시간을 가진다.
1. 잘 쓴 제목 하나 열 본문 안 부럽다 → 제목 작성의 기술
보고서의 제목은 밋밋한 제목보다 제목을 좀 더 풍성하게 매력적으로 쓰는 것이 좋다고 생각한다. 그러기 위해서는 제목을 주제와 부제로 구분해서 써보는 것은 어떨까?
주제는 말그대로 보고서의 성격이나 내용을 담고 있으며, 부제는 주제를 보완하는 내용으로 주로 [핵심과제]나 [목표/기대효과] 중심으로 기술한다.
보고서 작성 포인트 1
제목은 주제+부제로 쓰고, 부제의 내용은 [핵심과제] 또는 [목표/비전] 중심으로 쓴다.
2. 낱개가 아닌 덩어리로 보여주자 → 구조화 표현
본문의 내용은 낱개로 제시하는 것이 아니라 큰 틀로 정리해서 구조화 것이 좋다. 1,2,3,4,5, 등 낱개로 정보를 전달하면 상대방의 뇌를 스치듯이 안녕할 뿐이다. 장점 & 단점, 구매시&이용시&반납시, 내부&외부 등 정보를 덩어리로 묶어서 구조를 보여주는 것이 좋다.
왼쪽보다 오른쪽 전개 방식이 상대방의 뇌를 편안하게 만드는 구조화 방식이다.이해하기도 쉽고 기억하기도 쉽다.
이때 3가지를 기억하면 좀 더 임팩트 있는 구조화 표현이 완성된다.
1) 키워드 보다는 문장형태가 좋다 ▶문장만 읽어도 아래 내용 전체가 이해된다.
2) 2개나 4개의 덩어리보다 3개가 좋다▶ 3은 균형과 안정의 의미를 지닌다.
3) 동사 표현은 다양화 한다 ▶생각의 폭을 다양하게 보여줄수 있다.
위 교육부의 업무 보고서에서도 3가지 특징이 그대로 나타나고 있다.
'인재'가 아니라, '첨단분야 인재양성 정책 마련'으로 문장형태로 구조화되어 있다. 전체 내용이 3가지로 구조화 되어 있고, [마련],[구축],[효율화] 등으로 동사는 다양하게 기술되어 있다.
보고서 작성 포인트 2
내용은 덩어리로 구조화 하고 문장형,3가지,동사를 다양하게 쓴다.
3. 문장 앞에 과녁을 꽂아 주자→ 괄호표현의 기술
여러 개의 문장으로 기술되어 있는 문장들 앞에 괄호 표현을 통해 좀 더 명확한 문장 표현을 할 수 있다. 이렇게 하면 괄호안의 내용이 하나의 과녁이 되고, 문장의 내용들이 그 과녁을 중심으로 해석이 되기 때문에 상대방의 이해력을 높일 수 있다.
왼쪽보다 오른쪽 문장을 이해하는데 훨씬 수월하다. 이때 괄호안의 내용은 주로 [핵심 키워드]나 [분류기준]을 많이 넣는다.
왼쪽의 경우 두개의 문장에서 핵심문구를 뽑아 (외연확장), (기술융합) 이라고 과녁을 꽂았고, 오른쪽의 경우 괄호표현을 통해 세개의 문장의 분류 기준을 (반도체),(자동차),(석유제품) 으로 구분했다.
보고서 작성 포인트 3
괄호표현을 통해 이해력을 높여보다. 괄호안에는 상황에 맞게 핵심키워드 또는 분류기준을 집어 넣는다.
4.애하게 말고, 구체적이고 명확하게 →목표는 수치로 쓴다
보고서에서는 수치로 바꿀 수 있는 표현은 모두 수치로 바꾸라는 말이 있다. 아주, 잘, 대단히, 확실히 등의 불분명하고 애매한 포현보다 20%상승, 1,500천만원 증대, 200여 업체 참가, 124위 달성 등이 좋다.
물론 수치로 표현하기까지는 많은 고민과 노력이 필요하기 때문에 모든 표현을 수치로 바꿀 수는 없다. 다만, 반드시 수치적으로 표현해야 할 부분이 있으니 바로 보고서의 목표를 기술할 때다.
-건강한 삶을 살겠다
-체중을 줄이겠다
등은 목표로서 가치가 없다.
-삶의 질을 20%향상시키겟다.
-1년이내 체중을 56kg으로 만들겠다
가 좀 더 좋은 목표라고 할 수 있다.
나아가 단기적 목표 뿐만이 아니 중기, 장기 목표를 함께 보여주는 작성자의 생각의 폭과 비전을 함께 보여줄 수 있는 좋은 목표 기술 방법이 된다.
위 내용에서도 4개 교육청, 5개 지자체 등으로 정확한 수치표현을 반영하였고, 당해 년도 목표 뿐만이 아니라 3년후 중기적인 목표까지 제시하는 것으로 목표를 완성하였다.
보고서 작성 포인트 4
목표는 수치로, 단기/중기/장기 목표로 구분해서 쓴다.
5. 줄 것만 딱 보여주자 →하이라이팅 기술
보고서 전체 내용이 모두 중요하다고 말하는 것은 아무것도 중요하지 않다고 말하는 것과 같다. 이때 일명 [하이라이팅] 혹은 [강조 표현]을 통해 핵심을 부각시키고는 한다. 주로 볼드 체나 푸른색 계열의 글씨로 표현한다.
이때 주의할 것은 지나치면 아니간만 못하다는 점이다. 하이라이팅 된 내용이 지나치게 많으면 오히려 복잡하기만 하고 이해하기 어렵다. 최소화해서 진짜 중요하다고 생각하는 부분에만 하이라이팅을 하는 것이 좋다.
왼쪽의 경우 너무 많은곳에 하이라이팅을 해서 복잡해 보이기만 한다. 최소화해서 오른쪽의 내용으로 변경했다. 한 페이지를 기준으로 전체 내용의 20-30%면 적당하다고 생각한다.
보고서 작성 포인트 5
보여줄것만 최소화 해서 하이라이팅을 한다.
