공무원 보고서 작성의 기술 5가지
정부 부처 보고서를 통해 알아보는 좋은 보고서의 조건 5가지
매년 연초가 되면 대한민국 정책 DB 라는 사이트에 정부 각부처에서 작성한 연간 업무계획 보고서가 업로드 된다.
각부처의 연간 계획 보고서를 보면 그 내용도 의미가 있지만, 짐작컨데 각 부처에서 보고서를 제일 잘쓰는 분들이 써서 올릴 것이기 때문에 보고서 작성 기술을 연마하는 데 훌룡한 참고자료가 된다고 생각한다.
관련해서 각부처에서 올린 보고서에서 나타난 좋은 보고서의 조건을 5가지로 정리하고 분석해 보는 시간을 가진다.
1. 잘 쓴 제목 하나 열 본문 안 부럽다 → 제목 작성의 기술
보고서의 제목은 밋밋한 제목보다 제목을 좀 더 풍성하게 매력적으로 쓰는 것이 좋다고 생각한다. 그러기 위해서는 제목을 주제와 부제로 구분해서 써보는 것은 어떨까?
주제는 말그대로 보고서의 성격이나 내용을 담고 있으며, 부제는 주제를 보완하는 내용으로 주로 [핵심과제]나 [목표/기대효과] 중심으로 기술한다.
보고서 작성 포인트 1
제목은 주제+부제로 쓰고, 부제의 내용은 [핵심과제] 또는 [목표/비전] 중심으로 쓴다.
2. 낱개가 아닌 덩어리로 보여주자 → 구조화 표현
본문의 내용은 낱개로 제시하는 것이 아니라 큰 틀로 정리해서 구조화 것이 좋다. 1,2,3,4,5, 등 낱개로 정보를 전달하면 상대방의 뇌를 스치듯이 안녕할 뿐이다. 장점 & 단점, 구매시&이용시&반납시, 내부&외부 등 정보를 덩어리로 묶어서 구조를 보여주는 것이 좋다.
왼쪽보다 오른쪽 전개 방식이 상대방의 뇌를 편안하게 만드는 구조화 방식이다.이해하기도 쉽고 기억하기도 쉽다.
이때 3가지를 기억하면 좀 더 임팩트 있는 구조화 표현이 완성된다.
1) 키워드 보다는 문장형태가 좋다 ▶문장만 읽어도 아래 내용 전체가 이해된다.
2) 2개나 4개의 덩어리보다 3개가 좋다▶ 3은 균형과 안정의 의미를 지닌다.
3) 동사 표현은 다양화 한다 ▶생각의 폭을 다양하게 보여줄수 있다.
위 교육부의 업무 보고서에서도 3가지 특징이 그대로 나타나고 있다.
'인재'가 아니라, '첨단분야 인재양성 정책 마련'으로 문장형태로 구조화되어 있다. 전체 내용이 3가지로 구조화 되어 있고, [마련],[구축],[효율화] 등으로 동사는 다양하게 기술되어 있다.
보고서 작성 포인트 2
내용은 덩어리로 구조화 하고 문장형,3가지,동사를 다양하게 쓴다.
3. 문장 앞에 과녁을 꽂아 주자→ 괄호표현의 기술
여러 개의 문장으로 기술되어 있는 문장들 앞에 괄호 표현을 통해 좀 더 명확한 문장 표현을 할 수 있다. 이렇게 하면 괄호안의 내용이 하나의 과녁이 되고, 문장의 내용들이 그 과녁을 중심으로 해석이 되기 때문에 상대방의 이해력을 높일 수 있다.
왼쪽보다 오른쪽 문장을 이해하는데 훨씬 수월하다. 이때 괄호안의 내용은 주로 [핵심 키워드]나 [분류기준]을 많이 넣는다.
왼쪽의 경우 두개의 문장에서 핵심문구를 뽑아 (외연확장), (기술융합) 이라고 과녁을 꽂았고, 오른쪽의 경우 괄호표현을 통해 세개의 문장의 분류 기준을 (반도체),(자동차),(석유제품) 으로 구분했다.
보고서 작성 포인트 3
괄호표현을 통해 이해력을 높여보다. 괄호안에는 상황에 맞게 핵심키워드 또는 분류기준을 집어 넣는다.
4.애하게 말고, 구체적이고 명확하게 →목표는 수치로 쓴다
보고서에서는 수치로 바꿀 수 있는 표현은 모두 수치로 바꾸라는 말이 있다. 아주, 잘, 대단히, 확실히 등의 불분명하고 애매한 포현보다 20%상승, 1,500천만원 증대, 200여 업체 참가, 124위 달성 등이 좋다.
물론 수치로 표현하기까지는 많은 고민과 노력이 필요하기 때문에 모든 표현을 수치로 바꿀 수는 없다. 다만, 반드시 수치적으로 표현해야 할 부분이 있으니 바로 보고서의 목표를 기술할 때다.
-건강한 삶을 살겠다
-체중을 줄이겠다
등은 목표로서 가치가 없다.
-삶의 질을 20%향상시키겟다.
-1년이내 체중을 56kg으로 만들겠다
가 좀 더 좋은 목표라고 할 수 있다.
나아가 단기적 목표 뿐만이 아니 중기, 장기 목표를 함께 보여주는 작성자의 생각의 폭과 비전을 함께 보여줄 수 있는 좋은 목표 기술 방법이 된다.
위 내용에서도 4개 교육청, 5개 지자체 등으로 정확한 수치표현을 반영하였고, 당해 년도 목표 뿐만이 아니라 3년후 중기적인 목표까지 제시하는 것으로 목표를 완성하였다.
보고서 작성 포인트 4
목표는 수치로, 단기/중기/장기 목표로 구분해서 쓴다.
5. 줄 것만 딱 보여주자 →하이라이팅 기술
보고서 전체 내용이 모두 중요하다고 말하는 것은 아무것도 중요하지 않다고 말하는 것과 같다. 이때 일명 [하이라이팅] 혹은 [강조 표현]을 통해 핵심을 부각시키고는 한다. 주로 볼드 체나 푸른색 계열의 글씨로 표현한다.
이때 주의할 것은 지나치면 아니간만 못하다는 점이다. 하이라이팅 된 내용이 지나치게 많으면 오히려 복잡하기만 하고 이해하기 어렵다. 최소화해서 진짜 중요하다고 생각하는 부분에만 하이라이팅을 하는 것이 좋다.
왼쪽의 경우 너무 많은곳에 하이라이팅을 해서 복잡해 보이기만 한다. 최소화해서 오른쪽의 내용으로 변경했다. 한 페이지를 기준으로 전체 내용의 20-30%면 적당하다고 생각한다.
보고서 작성 포인트 5
보여줄것만 최소화 해서 하이라이팅을 한다.
보고서의 세계에 정답은 없다. 사람마다 다르고, 상황이나 조직의 특성마다 다르다. 다만, 많은 사람들이 인정하고 쓰는 방향은 있다. 즉 통용되는 법칙은 있다. 위 5가지 내용은 정부 각부처의 보고서에서 공통적으로 발견되는 특징이니만큼 적극 활용할 만한 가치가 있다고 생각한다.
공무원 보고서 작성에 관해 좀 더 많은 내용이 알고 싶다면 아래 도서를 참고하는 것도 추천한다.
