메일 수신은을 지정할때 가장 중요한 것은 TO(수신인), CC(참조), BCC(숨은참조) 를 구분하는 것이다.
아래와 같이 정리하니, 수신을 지정할 때 실수없이 정해서 보내야 한다.
2. 제목
하루에 수십 통의 메일을 받는 상대방의 관심을 끌고, 메일을 읽게 하기 위해서는 최대한 구체적으로 쓰는 제목이 좋다.
보고서 송부의 건 -> 10월 회계보고서 송부의 건 -> 10월 회계 결과보고서 송부의 건
이때 말머리 표기를 통해 메일의 의미나 성격을 좀 더 분명하게 할 수 있다. 크게 3가지 정도로 쓴다.
1) 요청사항 : 수신자에게 기대하는 행동이나 메일 작성의 목적을 알려줌
ex) [의견요청], [협조요청], [확인요청], [자료공유], [회의록], [결과보고] 등
2) 속성: 수신자에게 메일의 중요성이나 성격을 알려줌
ex) [공지], [필독], [긴급], [공유]
3) 발신자 정보 : 메일을 발신한 주체가 중요할 경우, 발신한 사람/소속을 알려줌
ex) [재무팀], [00사], [A사 00팀], [00팀]
3. 본문은 ABC로 쓰자.
1) Attention
가벼운 인사와 함께 소속을 밝히고, 메일을 작성하는 목적을 기재해서 상대의 관심을 잡아두는 부분이다.
사람에 따라 이메일을 끝까지 읽지 않는 경우가 있기에, 상대가 꼭 알아야 할 사항, 결론을 기재하는 것도 좋은 방법이다.
2) Body
주요 내용은 주저리 주저리 길게 서술하거나 나열하지 않고, 구조화 된 내용으로 간결하게 정리하는 것이 중요하다.
1) 세가지 방식을 제안합니다.
-첫째,-둘째,-셋째,
2) 미팅의 내용은 다음과 같습니다.
-일시:/ 장소: / 내용:
3) 아래와 같이 변경되어 공지합니다.
-변경전: 변경후:
4) 협의 사항은 아래 3가지 입니다.
1), 2), 3)
3) Closing
클로징에서는 끝인사와 함께 상대방이 취해야 할 행동이나 요청사항을 기재해서 전달한다.
‘참석여부를 확인해서, 10월 2일 오전 까지 회신해주기 바랍니다.’
'제품 이미지를 9월14일, 오후 12시까지 송부해주시기 바랍니다.
위에 설명한 내용을 정리해서 이메일을 쓴다면 아래와 같이 쓸 수 있다.
4. 기타 메일용어 익히기
기타 메일에 자주 등장하는 용어를 아래와 같이 정리하니, 참고하면 좋을 듯 싶다.
▶ 제위: 여러분 이라는 뜻으로, 수신자 제위 라고 하면 수신자분들 보세요 등의 의미 ▶ 배상: 절하며 올린다는 뜻으로 공손함을 표현 (=드림,올림) ▶ 금일, 금주 : ‘금’은 지금 이라는 뜻으로 , 금일은 오늘과 금주는 이번 주라는 뜻 ▶ 명일, 차주 : ‘명일’은 내일이라는 뜻, ‘차주’는 다음주라는 뜻 ▶ 의견 VS 이견: 의견은 말그대로 생각이나 방법이라는 뜻이고, 이견은 다른 의견이라는 뜻 ▶ 당사, 폐사: 우리회사를 일컫는 말 ▶ 귀사: 상대편 회사를 일컫는 말 ▶ ASAP: As soon as possible의 약자, 가능하면 빨리 ▶ TBD : To be decided의 약자, 추후 결정할 예정 ▶ FYI: For your information의 약자, 참고바랍니다. ▶ FU: Follow up의 약자, 후속조치나 지속관리 바랍니다. ▶ TF: Task force, 특정 목적을 위해 임시적으로 만들어진 팀, 조직 ▶ RFP: Request for proposal, 제안 요청서 ▶ KICK-OFF: 어떤 일의 시작을 의미 ▶ R&R: Role & Responsibility의 약자, 역할과 책임 ▶ N/A: Not applicable 의 약자, 해당사항 없음