STEP4 보고는 타이밍의 예술이다.
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Dec 7. 2024
보고서의 가치는 단순히 잘 작성된 내용에만 있지 않습니다. 언제, 어떤 순간에 전달되는지가 그 가치를 결정하기도 합니다. 잘 쓴 보고서라도 보고 타이밍을 놓치면 설득력이 떨어지고, 부족한 보고서라도 적시에 보고되면 설득력이 올라갈 수 있습니다. 보고서 작성 만큼이나 보고 타이밍을 잡는 능력도 중요하다는 뜻입니다. 그래서 혹자는 보고를 타이밍의 예술이라고도 합니다.
1) 최적의 타이밍을 노려라
보고 타이밍을 정할 때, 상사의 컨디션이나 일정을 고려해서 피해야 할 시간대는 확실히 피하는 것이 좋습니다.
먼저, 출근 직후는 피하는 것이 좋습니다. 상사도 출근 직후에는 정신이 없습니다. 이 시간은 회의 준비나 급한 업무로 바쁠 때가 많아서, 보고서를 제대로 검토할 여유가 부족합니다.
점심시간 직전은 누구나 배가 고프고 예민해지는 시간입니다. 상사 역시 사람이기에, 배고픔을 느끼며 집중력이 떨어질 수 있습니다. 이때 보고하면 상사의 피로와 예민함으로 보고서가 부정적으로 평가될 위험이 있습니다.
오후 1시에서 3시는 나른함이 밀려오는 시간입니다. 집중력이 떨어져 보고서 내용이 제대로 전달되지 않을 가능성이 높으며, 자칫하면 보고서가 자장가로 들릴 수 있습니다.
퇴근을 앞둔 시간에는 상사가 이미 퇴근 준비를 하고 있을 가능성이 큽니다. 퇴근 후의 약속이나 가족과의 시간을 생각하며 한결 가벼운 마음으로 하루를 마무리하고 싶어 하는 시점이기 때문에, 복잡한 보고 내용을 받아들이기 힘들 수 있습니다.
반면, 상사가 내 보고서를 집중해서 검토할 수 있는 시간은 오전 10-11시가 가장 좋습니다. 출근 직후의 분주함이 어느 정도 사라지고, 집중력과 에너지가 가장 높은 시간입니다.
오후 4시~5시 전후도 추천합니다. 점심 식사 후 찾아오는 나른함이 사라지고, 어느 정도 업무가 정리된 상태에서 퇴근에 대한 기대감까지 있는 시점으로 상사가 여유있게 내 보고서를 검토할 수 있습니다.
2) 기대치 배반 효과를 생각하라
음식 배달을 시킬 때 예상 도착 시간이 40분이라고 했는데, 예상보다 빠른 29분에 도착하면 만족감은 올라갑니다. 이를 기대치 배반 효과라고 하며, 기대했던 것보다 실제 결과가 더 좋을 때 느끼는 만족감을 의미합니다.
비슷한 원리로 3일 안에 제출해야 하는 보고서라면, 기한에 딱 맞춰 제출하기 보다 2.5일 안에 마무리하면 기대치 배반 효과로 상사의 만족도가 올라갈 수 있습니다.
또한, 상사도 자신의 상사에게 보고해야 하는 경우라면 보고서를 검토할 시간적 여유가 필요합니다. 보고서가 예상보다 일찍 도착해야 보고서를 검토하고, 수정할 수 있는 시간적 여유가 생깁니다.
다만, 너무 일찍 제출한 보고서는 오히려 신뢰를 잃을 수 있습니다. ‘고민하고 쓴거 맞나?’, ‘빨리 끝내려고 성의없이 쓴거 아니야?’ 라는 인식을 줄 수도 있습니다. 제출 기일 대비 10~20% 정도 일찍 제출하는 것이 좋다고 생각합니다.
3) 쿠션 시간을 확보해라
보고 기일을 정할 때는 예상한 시간에 20~30%의 여유 시간을 추가로 확보하는 것이 좋습니다. 이를 쿠션 시간이라고 하는데, 쿠션이 충격을 흡수하듯 보고서 작성 과정에서 발생할 수 있는 변수나 지연을 완충해 준다는 의미입니다.
누구나 완벽한 계획이 있다.
나한테 쳐 맞기 전까지는
-전설의 권투선투, 마이크 타이슨 -
업무는 항상 계획대로만 진행되지 않습니다. 보고서에 집중하려는 순간 예상치 못한 일들이 끼어들어 방해가 될 수 있습니다. 이때 20~30%의 쿠션 시간이 있으면 이러한 상황을 충분히 커버하며, 보고서 제출 기일을 지키는 데 도움이 될 수 있습니다.
쿠션 시간은 단순히 충분한 시간을 확보하는 것을 넘어, 심리적 안정감을 제공하는 중요한 시간 관리 방법입니다. 보고서 작성 과정에서 쿠션 시간을 확보하면 시간에 쫓기는 스트레스가 줄어들고, 심리적 여유를 가질 수 있습니다. 이는 집중도를 높이고, 더 체계적이고 완성도 높은 보고서를 작성하는 데 도움을 줍니다.
충분한 시간적 여유없이 급하게 작성된 보고서는 오류나 실수가 발생할 가능성이 높고, 보고 일정에 차질이 생길 수 있습니다. 반면, 내가 예상했던 시간 보다 약 20~30%의 시간을 고려해서 보고서를 작성하고 제출 일정을 정하면, 납기도 맞추고, 완성도도 높이고, 스트레스도 줄어드는 1석 3조의 효과를 볼 수 있습니다.
적절한 타이밍을 맞춘 보고는 내용 이상의 가치를 발휘합니다. 보고의 성공은 작은 타이밍 차이에서 시작되며, 타이밍을 읽어내는 감각은 보고의 핵심 기술이자 전략입니다. 언제 보고할지 고민하는 그 순간부터, 보고는 비로서 예술이 될 수 있습니다.
▼참고자료
