업무 지시를 하는 방법은 보고 받을 때 원하는 방법

"팀장님, 그 업무를 어떻게 처리하면 좋을까요?"

"응? 잘~."

이런 대화를 나눠본 경험이 있습니다.

업무를 어떻게 수행해야 하냐고 묻는 구성원에게 왜 이러는 것일까요?

귀찮아서, 생각하기 싫어서 등등 이유는 많겠습니다.

하지만 리더가 업무 지시를 제대로 하지 않으면

구성원의 업무 수행도 제대로 되지 않습니다.

나름대로 고민해서 업무를 수행하여 결과물을 가져가면

업무를 지시할 때는 언급하지 않았던 이런 저런 이유로 지적질을 합니다.

구성원의 마음은 어떨까요?

'진작 이야기 해주든가, 이제와서 이렇게 말하면 어쩌라는 것이야?'

아마도 이런 비스무리한 마음이 생기지 않을까요?

구성원의 이런 마음은 일에 대한 동기를 매우 떨어뜨리게 됩니다.

구성원 나름대로 일을 열심히 하지 않고, 새로운 방법을 찾으려고 하지 않습니다.

결국 리더가 더 힘들어지는 악순환을 타게 됩니다.

업무를 수행하는 방법 중 '보고서 작성' 강의를 종종 하고 있습니다.

보고서 작성 강의를 할 때 가장 기본 뼈대를 다룹니다.

바로 'WHY - WHAT - HOW' 구조입니다.

보고서의 시작은 왜 이 일이 필요한지 배경과 목적을 다뤄야 한다는 것이고,

몸통은 그래서 무엇을 하는 것인지를 다뤄야 한다는 것이며,

마지막은 구체적으로 어떻게 하겠다는 것인지를 다뤄야 한다는 것입니다.

사실 보고서 작성에 당연한 것 아닙니까?

물론 교육을 받지 않으면 이런 구조를 가지고 작성하기 힘듭니다만,

교육을 받고 나서 업무에 적용해보면 당연한 구조가 됩니다.

리더로서 구성원에게 업무를 지시할 때도 마찬가지입니다.

바로 'WHY - WHAT - HOW' 구조를 적용하는 것입니다.

업무 지시의 시작은 이 일은 왜 하는 것인지 배경과 목적을 다뤄야 하고,

몸통은 그래서 구성원이 무엇을 해야 한다는 것이지 다뤄야 하며,

마지막은 구체적으로 어떻게 업무 수행을 해야 한다는 것인지를 다뤄야 합니다.

WHY를 다뤄야 하는 이유는 구성원에 대한 동기부여 측면과

리더를 뛰어넘는 구성원의 생각을 얻기 위해서 중요합니다.

'괜히 삽질만 하는 것 아니야?'

'이 일을 굳이 할 필요가 있을까?'

지시 받은 일이 정말 조직 차원에서, 또한 자신에게도 필요하다는 것을 느껴야

그 일에 더욱 매진할 가능성이 높아집니다.

또한 배경과 목적을 명확히 알면 구성원 나름대로 일의 내용과 방법에 있어서

보다 나은 방법을 스스로 찾으려고 하기 때문입니다.

WHAT을 다뤄야 하는 이유는 일의 방향을 명확히 하는데 있어서도 도움이 됩니다.

지시 받은 업무를 수행해야 하는 이유에 대해서는 공감해도

배경과 목적에 따라 수행해야 하는 업무는 서로 생각이 다를 수 있습니다.

리더로서 포지션 때문에 구성원과 취득하는 정보가 다르고,

경험치와 실력면에서 다를 수 있기 때문에 나름의 생각을 전해야 합니다.

여기에 구성원이 동의할 수도 있고, 동의하지 않고 다른 업무를

이야기 할 수도 있습니다. 소통을 통해 해야 할 업무를 정해야 합니다.

HOW를 다뤄야 하는 이유는 구성원의 리소스를 효율적으로 활용하는데 있어서

도움이 됩니다. 특히, 시간이 매우 중요한 리소스이죠.

구성원은 이미 여러가지 업무를 수행하고 있는 중이기도 할 것이고,

다양한 업무 수행 경험을 가지고 있습니다.

어떻게 업무를 수행할 때 가장 효율적인지 판단하는 것은

구성원이 잘 할 수 있는 일입니다. 그럼 리더는 무엇을 이야기 해줘야 할까요?

바로 리더가 줄 수 있는 리소스입니다.

구성원이 업무를 수행하는데 필요한 자료를 줄 수도 있습니다.

어떤 전문가를 연결해 줄 수도 있습니다.

협업을 요청하기 껄끄러운 다른 부서에 대신 요청해 줄 수도 있습니다.

구성원에게 무엇이 필요한지 듣기 전에 미리 예상하여 준다면

구성원의 리더에 대한 신뢰가 높아지는데 도움이 될 것입니다.