출근하고 싶은 사무실을 만드는 작은 연구 3편
효율성과 비용절감의 끝판왕 핫데스킹
"우리 사무실은 우리 조직에게 적합한 구조일까요?" 3편 효율성과 비용절감의 끝판왕 핫데스킹
핫 데스킹은 지정좌석 없이 좌석을 공유하는 형태의 사무실 구조를 말합니다.
현재에 이르러서는 여러 사무실 개념이 혼합되어 있기 때문에 해당 공간들을 이건 이거야!라고 콕찝어 지칭하긴 어렵지만 지정석 없이 좌석을 공유하는 해당 사무실 형태를 해외에서는 '핫 데스킹(hot-desking)'혹은 '플렉스블 오피스'로 불러왔고 한국에서는 '유연좌석제'이라고 불러왔고 필수적인 ICT기술(워크스테이션 예약, 비대면 회의 장비 등)의 융합 때문에 '스마트오피스'라는 용어로도 혼용해서 사용하는 듯합니다.
여담이지만 핫 데스킹은 해군 용어인 hot-racking에서 유래되었다고 하는데요. 해군들은 선함 내 공간을 효율적으로 활용하기 위해 침대(렉)를 두 명 이상 공유하여 사용하는데 이런 개념을 사무실에 접목시켰다고 하네요.(100퍼센트 팩트인지는 잘 모르겠습니다)
한국에 본격적으로 핫데스킹이나 스마트오피스의 개념이 들어오기 시작한 것은 2010년도 초반으로 외국계 기업,대규모 기업들이 트랜드를 이끌었습니다. 당시에 MS 한국오피스의 스마트오피스 셋업으로 기사도 봤던 기억이 있습니다. 유럽과 미국은 조금 더 이른시기부터 이러한 사무구조가 도입 되었으며 최초에 개념을 정립한 것은 1993년도 IBM 시카고 지사라고 합니다.
마냥 좋아 보이는 이 사무실 형태는 실제로 기획하거나 운영해 보면 다른 사무공간 대비 몇 배나 되는 기획 리소스가 필요하다는 것을 알게 됩니다. 또한 유관 부서들의 적극적인 협조 없이는 큰 도입비용 대비 효율을 높이기가 어렵고, 최근 근무형태나 조직문화의 트렌드를 고려해 보았을 때 충분한 ICT기술 없이는 운영이 어렵겠다는 생각이 드네요.
그럼에도 불구하고 각 담당자분들의 많은 노력으로 현재는 한국에서도 핫 데스킹 형태의 사무공간 개념이 꽤나 친숙해지고 있습니다.
핫데스킹, 스마트오피스의 도입에 대한 솔루션만 전문적으로 제공하는 업체들도 있을 정도입니다.
도입은 어렵지만 철저한 기획이 함께한다면 효율은 정말 뛰어난 핫 데스킹의 공간의 장단점을 살펴보죠.
<Hot Desking>
외국계나 대규모 기업이 아닌 보통의 기업들에서도 핫데스크에 대한 수요가 본격적으로 늘어난 시기는 코로나 시작시기와 일부 겹치는 것으로 보입니다. 실제로 대형 부동산 컨설팅 회사의 리포트나, 경영 컨설팅 회사들의 리포트들을 살펴봐도 이러한 추측에 대한 근거를 찾아볼 수 있습니다.
코로나 기간의 하이브리드 근무, 비대면 근무에 대한 관심과 연구가 연구리포트가 쏟아지는 만큼 텅 빈 사무실 공간에 대한 관심도 함께 늘어난거죠. 좋든 실든 우리의 공간은 기업의 조직문화가 반영됩니다.
회사의 비즈니스구조에 따라 다르겠지만 전체 인력대비 최대 70% 정도의 좌석만 확보하면 되기 때문에 상당한 비용을 절감할 수 있는 것처럼 보이지만 그에 따른 사물함공간, 코워킹공간, 공용사무공간의 청결관리 등의 추가적인 비용과 리소스가 필요하기 때문에 도입하기까지 신중한 분석이 필요합니다.
핫 데스킹의 장, 단점을 통해서 그런 고민들을 조금이나마 줄여보셨으면 좋겠네요.
[●Hot desking의 장점]
-전체 근무인원 대비 70%의 면적만 확보해도 운영이 가능합니다.
-사무실 비용을 최대 40% 정도까지 절감할 수 있습니다.
-공간에 유연한 디자인과 전략을 구사할 수 있습니다.
-충분한 ICT기술을 갖춘 상태라면 어디서든 제한 없이 협업을 수행할 수 있습니다.
-작업 환경에 대한 선택권을 제공함으로써 직원의 만족도를 높일 수 있습니다.
-공용공간, 회의공간이 극대화되기 때문에 프로젝트, 코워킹에 유리합니다.
[●Hot desking의 단점]
-기획의 난이도가 높습니다.
-최초 도입 시 많은 비용이 발생할 수 있습니다.(사물함, H/W, S/W구입비용)
-운영에 많은 리소스가 필요할 수 있습니다.(책상 개인화 방지 워크 쓰루, 및 청결 관리 등)
-원하는 자리를 찾기 위한 경쟁이 발생할 수 있고, 자리를 찾는데에 시간이 낭비될 수 있습니다.
-수직적 조직문화의 기업인 경우 계층 구조의 혼란이나 조직관리에 어려움이 있을 수 있습니다.
-개인의 공간이 없기 때문에 개인의 개성을 표현하기에 제한되며 소속감이 낮아질 수 있습니다.
여러 단점들이 있지만 이는 기획단계에서 철저한 분석과 데이터를 활용한다면 대부분 극복 가능해 보입니다. 핫 데스킹뿐만 아니라 모든 사무실 구조가 형태를 잡은 이후에는 물리적, 구조적 한계 때문에 단점 극복에 많은 비용이 발생하는데요.
그렇기 때문에 기획단계에서부터 단순히 사무실의 장점만 보고 도입을 결정하는 것이 아닌 기업의 조직문화와 사무실형태의 fit을 고려해야 하고 이를 위해 담당 부서만이 아닌 전사적 협조와 토론이 필요합니다.
사무공간의 효율에 대해서는 큰 화두로 생각하지 않을 수 있겠지만 강남을 기준으로 인당 연간 1,000~1,500만원 수준의 임대료를 지급하고 있는 셈이니, 효율적 활용을 위해 전사적인 관심이 필요한 부분이라 생각이 드네요
해당 글을 포함해서 사무실 형태에 대한 3편의 글을 작성해 보았는데요, 원래는 마지막 4편인 혼합형 사무공간에 대해 기재해보려 했으나 링크드인 글자 수 제한이 있어서 이 부분은 조직문화에 맞는 사무공간 구축 시리즈로 대체해 볼까 합니다.
읽어주셔서 감사합니다.
