직장인은 어떻게 시간을 관리해야 할까?
1인 기업가와 직장인의 시간관리는 다르다 -2부-
직장인이라면 누구나 꿈꾸는 '워라밸'을 이루기 위해서 가장 필요한 게 무엇일까? 개인적인 생각이지만 어떠한 업무능력보다 우선 되어야 하는 것이 '문화'다. 상사의 눈치를 보느라 퇴근하지 못하는 구 시대적 사고방식을 가진 기업이라면 자신의 능력과 상관없이 '워라밸'이 지켜지지 못한다. 결국 그런 구 시대적 사고방식은 업무 효율성을 낮추고, 경쟁에서 밀려 역사의 뒤편으로 사라지는 미래를 맞이하게 될 것이다.
'워라밸'을 거시적 차원에서 조직의 문화로 연결 지어 버리면 개인은 아무것도 할 수 없는 무기력한 존재로 느껴질지도 모른다. 하지만 조직의 문화는 '리드 독(lead dog)이 이끈다'는 말처럼 탑 다운 방식으로 변화하기 때문에 개인은 다른 방식으로 '워라밸'을 지키기 위해서 노력해야 한다. 조직의 변화는 경영진으로부터 시작되지만, 그 모든 변화는 작은 개인이 변화함으로써 완성됨은 분명하다. 조직의 상부가 변화하기를 기다리기보다 자신이 변화를 시작함으로써 원하는 목표를 달성해야 한다.
직장인이 '워라밸'을 이루고, 원하는 목표를 달성하여 시간적인 여유를 갖기 위해서 '시간관리' 능력은 가장 중요하다. 52시간 근무제를 도입하여 근무시간이 짧아졌다고 하더라도 사무직은 자신이 처리해야 하는 일을 다 처리하지 못했다면, 퇴근하고 싶어도 퇴근할 수 없는 상황이 발생한다. 생산라인에서 근무하는 직장인은 근무시간의 단축이 퇴근시간과 직결되지만, 보이지 않는 결과를 다루는 사무직원들은 직접적인 영향을 받지 못한다. 그럼에도 52시간 근무제를 긍정적으로 바라보는 이유는 업무를 주어진 시간 안에 끝내기 위해서 사람들은 효율성을 높이기 위한 새로운 방법을 찾으려고 하기 때문이다.
그럼 직장인은 어떻게 효율적으로 시간을 관리할 수 있을까?
1. 매일 아침 하루를 설계하면서 시작한다.
아침에 사무실에 출근해서 가장 먼저 하는 일이 무엇인가? 커피를 마신다거나, 인터넷 뉴스를 읽는다거나, 이메일을 확인하는 것으로 아침으로 시작하는 사람들이 많다. 하지만 내가 오늘 무슨 일을 해야 하고, 어떤 순서로 일을 처리할 것인지를 생각하면서 하루를 시작하는 직장인은 많지 않다. 하지만 이것이 직장인의 생산성과 효율성을 높이는 시간관리의 가장 중요한 방법이다. 오늘 해야 하는 일이 무엇인지, 언제까지 끝낼 것인지, 누구와 미팅을 진행해야 하는지 효율적인 도구를 활용해서 하루를 정리하면서 시작해야 한다.
2. 업무는 To do list가 아니라 Flow list로 관리한다.
아침에 하루를 설계하는 일을 To do list로 생각하기 쉽다. 내가 할 일을 나열해놓고 하나를 끝낼 때마다 체크하는 방식의 To do list는 초반에는 좋지만 해야 하는 업무가 쌓여 갈수록 업무에 짓눌리는 기분을 지울 수 없다. 그리고 개별적인 업무 리스트는 내가 이 일을 왜 해야 하고, 이 일이 다른 어떠한 일과 연결되는지 혼란에 빠지기 십상이다. 특히나 우선순위를 정하기에 To do list는 턱없이 부족하다. 결국 To do list를 넘어 Flow list를 만들어야 한다. 내가 진행하고 있는 업무를 어디까지 진행했는지, 다음 해야 할 행동은 무엇인지, 그다음은 무엇으로 연결되는지를 생각하면서 일 해야 한다. Flow list를 만들기 위한 최고의 도구는 아웃 라이너 도구 'Dynalist'다.
(Dynalist가 무엇인지 궁금하다면 이 글을 참고하자.
https://brunch.co.kr/@kyungrokkim/21 )
3. 내가 할 일과 남이 할 일을 구분한다.
직장인의 업무의 대부분은 혼자서 처리할 수 없는 일이다. 디자이너에게 수정을 요청한다거나, 타 부서의 자료를 요청한다거나, 같이 회의를 해야 한다거나 다양한 상황이 발생한다. 이때 내가 할 일과 남이 할 일을 명확하게 구분해야 하는데 이는 자기중심적으로 생각하라는 말은 아니다. 오히려 타인의 시간을 배려함으로써 내 시간을 더 효율적으로 구성할 수 있게 된다. 만약 내가 아침에 하루를 설계하지 않았다면 어떤 일이 벌어질까?
오늘 저녁까지 끝내야 하는 보고서가 있는데, 디자인 시안이 필요하다. 하지만 디자이너가 어제 오후 보내준 디자인 시안을 아직 확인하지 못했다. 오후 3시 보고서를 작성하려고 디자이너의 시안을 열어보니 수정해야 할 부분이 많다. 급하게 정리해서 디자이너에게 수정을 요청했다. 하지만 디자이너는 이미 다른 업무를 진행 중이라서 오늘은 디자인을 수정해 줄 수 없다. 결국 디자이너에게 부탁하고 또 부탁한다. 둘 다 야근 확정이다.
만약에 아침에 하루를 설계하면서 오후에 보고서를 쓰기 위해서 오전에 미리 시안을 확인해서 디자이너에게 수정사항을 요청했다면 어떻게 되었을까? 디자이너에게 오후 3시까지 필요하다고 미리 알려줬다면? 디자이너도 자신의 하루 일정에 디자인 수정을 포함할 것인지, 포함하지 못할지를 구분해서 기획자에게 알려줬을 것이다. 미리 이러한 상황을 알게 된 기획자는 보고의 일정을 미룬다거나 다른 디자이너의 도움을 받는다거나 다양한 대안책을 준비할 수 있는 시간을 확보할 수 있다. 이처럼 모든 업무는 나 혼자 하는 것이 아니다. 내가 할 일과 남이 할 일을 구분하여, 남이 할 일은 오전 중에 전달하자. 그리고 업무의 마감기한을 정확하게 알려줌으로써 약속된 시간을 조율하자. 약속된 시간이 다시 한번 내 시간을 관리하는 데 있어서 효율적인 스케쥴링을 가능하게 만들어준다.
4. 혼자만의 집중할 시간을 만든다.
한 가지 일에 집중하는 상태로 들어가기란 쉽지 않다. 사람의 집중력은 스위치를 껐다 켜듯이 한 번에 바뀌지 않는다. 여러 연구에서 다시 일에 집중하는 상태로 들어가려면 15분 이상의 시간이 소요된다고 말한다. 내가 할 일과 남이 할 일을 구분한 다음에 남이 할 일에 대해서는 전달이 끝났고, 내가 할 일에 집중해야 한다고 생각해보자. 보고서를 작성하기 위해서 몰입하기 시작했다. 그런데 다른 직원이 나를 부른다. 그리고 다른 일에 대해서 논의하고 싶다고 말한다. 미리 정해져 있지 않는 회의는 개인의 효율성과 생산성에 있어서는 최악의 상황이다. 결국 이를 해결하기 위해서는 거절할 수 있는 능력도 필요하다. 누군가가 내가 집중하고 있는 시간에 무엇을 요청한다면, 대안을 제시하자. 2시간 후, 3시간 후 아니면 오후 4시 이후. 이런 식으로 자신만의 시간을 확실하게 구분하여 주위 사람들에게 조금씩 조금씩 알리자. 그러면 주변 사람도 점점 자신의 패턴에 익숙해져서 내 시간을 사용하기 위해서 사전에 약속을 잡으려고 노력하게 된다.
5. 결정권자의 생각을 확인하자.
직장생활에서 상사의 마음을 헤아리지 못하면 업무의 효율성은 곤두박질치게 된다. 업무를 다시 해야 하는 상황이 빈번하게 발생하기 때문이다. 물론 업무의 결정권을 담당 실무자가 가지게 하는 형태로 진행한다면 좋겠지만 책임의 무게는 결정권자의 어깨를 짓누른다. 그렇다면 일처리를 하기 전에 결정권자의 생각을 확인할 수 있다면 얼마나 좋을까? 내가 만드려고 하는 기획서 또는 보고서의 방향성을 미리 결정권자에게 물어보고 확인해서 초안 단계에서 수정하면 시간관리 측면에서 효율성이 올라간다. 그런데 문제는 여기서 발생한다. 초안을 가지고 결정권자에게 이야기하면, 더 구체적으로 내용을 준비해서 보고 하라고 한다. 결국 보고서를 만들어서 제출해야지 그것에 대한 고민을 한다는 것이다.
출처 : x-mind 기본 라이브러리 서식
왜 그럴까? 사실은 결정권자도 모르기 때문이다. 눈에 보이지 않는 생각을 상사라고 어떻게 알 수 있겠는가? 결국은 내 생각을 눈에 보이게 만들어서 결정권자에게 확인받아야 하는 것인데, 이때 사용하면 좋은 것이 디지털 마인드맵이다. 마인드맵 형태로 생각을 정리해서 보여준다면 손쉽게 생각을 주고받을 수 있고, 정리할 수 있다. 그러고 나서 결정된 내용을 글이나, 파워포인트 형태로 바꾼다면 훨씬 더 효율적으로 일할 수 있게 된다. 중요한 건 디지털 마인드맵의 형태에 익숙하지 않은 사람들을 마인드맵에 익숙하게 만드는 것이 쉽지 않겠지만 모두의 효율성을 위해서는 노력을 할 가치가 충분하다.
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