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계정을 잊어버리셨나요?

by 이민재 Dec 11. 2019

5년 사용한 파워 유저가 말하는 에버노트의 장점

업무 생산성의 비결

저희 팀원(즐거운교실문화연구소)들을 비롯하여 협업하는 분들과의 업무 툴을 공유하고자 메뉴얼처럼 작성하던 내용이었는데, 최근 많은 분들께서 Evernote의 실제 사용 경험담을 원하셔서 내용을 정리하여 공유하면 좋겠다 생각했습니다.

Evernote를 통해 개인적인 DB구축 및 업무적인 생산성에 많은 도움을 받고 있습니다. 프리미엄 모델로 구매하여 2014년부터 지금까지 수 권의 도서와 여러 기능성 게임들을 개발하는데 Evernote를 활용했습니다. 얼떨결에 파워유저인 셈입니다. 어느새 저와 팀의 워크플로우에서 중요한 역할을 하고 있습니다. (팀원 모두 프리미엄을 구매하여 사용하고 있습니다.) 제 경험에 비추어 Evernote의 장점 몇 가지를 공유하려고 합니다. 입문자 분들에게 도움을 주는 글이라는 점, 밝히며 시작합니다.

1. 리서치

가장 훌륭한 기능은 바로 검색 기능입니다. 물론 검색을 하기 위해서는 양, 질의 자료들을 자신의 Evernote계정에 잘 저장하는 것이 먼저입니다. 저장하는 단위를 ‘노트'라고 합니다. 노트를 만드는 방법은 여러 가지가 있습니다. 기본적으로 직접 내용을 입력하여 노트를 만들 수 있습니다. 음성 마이크를 활용하여 녹취도 가능합니다. 또는 크롬 브라우저에 'web clipper’를 설치한다면 현재 모니터로 보고 있는 화면의 내용을 빠르게 스크랩할 수 있습니다.

카메라로 사진을 촬영하여 책이나 논문, 보고서 등 인쇄물의 내용을 직접 저장할 수 있습니다. 놀랍게도 활자의 텍스트만 따로 인식하여 저장하며 이를 검색할 수 있습니다. 이런 이유들로 리서치가 중요한 기획자들에게 Evernote의 이 같은 기능은 정말 유용한 기능입니다.

이 검색 기능을 잘 활용하기 위해서는 노트를 저장할 때, 향후에 검색에 용이하도록 제목을 구체적으로 입력하는 것이 중요하며, 해당 노트의 태그들을 잘 지정해야 합니다. 예를 들면 지금 읽는 책의 일부 페이지를 저장할 때 향후 검색하는 목적을 위해 여러 키워드로 태그 저장해야 합니다. Evernote를 잘 쓰면 쓸수록 자료는 방대해지기 때문에 나중을 위해 구체적으로 만들어야 하는 수고가 필요합니다.

2. 협업

아무래도 온라인 툴이다 보니 협업의 장점이 있습니다. ‘노트'는 한데 묶어 ‘노트북'을 만들 수 있고, ‘노트북'들을 엮어 ‘스택'이라는 이름으로 보관할 수 있습니다. 선택에 따라 노트를 다른 사람과 공유할 수 있으며, 노트북을 공유하여 함께 노트를 생성할 수도 있습니다. 저희 팀은 이 기능을 활용하여 주간 업무 공유를 Evernote로 진행하고 있습니다. 노트북에는 주간업무들을 개인별로 작성하여 함께 공유합니다.

개인정보들과 업무에 관련된 구체적인 내용 등은 삭제했습니다.

이때, 노트 작성의 양식을 맞추는 것이 반드시 필요합니다. 예를 들어 저희 팀의 <주간업무보고> 경우, 제목 입력 방식과 태그 저장하는 방법 등을 공유합니다. 몇 월 몇 주차인지 그리고 문서에 성격은 무엇인지, 작성자는 누구인지를 태그와 제목을 작성합니다.

작성에 관련한 아주 간단한 룰을 팁으로 제공했습니다.

독서모임을 하는 온라인 모임도 Evernote로 활용하여 진행합니다. 독후감 노트북을 만들어 공유하여 도서에 대한 감상을 노트로 개인적으로 발행하고 하단에는 댓글을 기록하며 독후감을 공유하는 형식이었습니다. 내가 발행한 노트에 누군가의 수정이 생긴다면 업데이트 내역을 보고 확인할 수 있기 때문에 댓글이 올라온 것을 확인할 수 있습니다. 또는 수정한 사람이 워크챗을 활용한다면 메시지를 보내 알려줄 수도 있습니다.

공유 시에 중요한 것이 백업의 필요성입니다. 작성하던 노트를 누군가의 실수나 잘못된 판단으로 잘못 수정되거나 삭제될 가능성도 있기 때문입니다. 프리미엄 모델에는 백업 기능이 있기 때문에 이를 확인하고 복원할 수 있습니다.

누군가에게 내가 만든 노트를 수정권한 없이 읽기로만 제공할 수도 있습니다. 저는 이 기능을 활용하여 강의 요청 또는 프로필을 요청할 때 작성한 노트의 링크를 보내드립니다. 제 강의 주제와 이력들을 업데이트하고 관리하는 노트입니다. 상대방이 원할 때 최신 업데이트된 내용을 신속하게 받을 수 있습니다.

프로필 링크

3. 기록과 메모

저는 보통 강의록이나 회의록을 작성할 때 많이 사용합니다. 음성 녹음 버튼을 켜고 강의나 미팅 시에 있는 내용들을 녹취함과 동시에 텍스트로 개요도 함께 작성합니다. 녹음이 진행되면서 텍스트도 동시에 입력이 가능하기 때문에 몇 분 몇 초쯤에 이러이러한 주제의 대화, 강의가 진행되었다는 식으로 기록해둡니다. 더불어 대화 중 내가 질문해야 하거나 확인해야 하는 일 등이 생긴다면 체크박스 기호를 입력하여 따로 저장하기도 합니다. 긴 시간 많은 사람들과 회의하는 대화, 복습이 필요한 강의 등을 기록하는데 굉장히 효과적입니다.

사내 명사초청 특강 시 녹음과 함께 기록했던 노트입니다. 안타깝게 시간이 없어 아래 질문은 하지 못했습니다.

하지만, Evernote에 데이터를 입력하는 것보다 더 중요한 것은 머릿속에 입력하는 것입니다. 이를 위해서는 기록한 것을 반복적으로 다시 학습할 수밖에 없습니다. 바로 복습입니다. 일전에 저장한 어떤 데이터에 대해 스스로 '이것은 내가 언제 저장했었지? 왜 저장했지?'라는 생각 한다면 입력이 덜 되었다는 의미겠죠. 주위 Evernote를 활용하다 실패하는 사례들 중 가장 흔하게 보는 경우입니다. 나중에 쓸모가 있을 것 같아서 저장만 하다가 자료가 너무 많아져서 활용하기 어려운 수준까지 이르며 포기하게 됩니다.

이를 해결하기 위해서 주기별로 저장한 노트들을 관리해야 합니다. 업데이트한다던지, 새로운 카테고리로 묶던지, 아니면 아예 삭제하는 활동을 해야 하는 것이죠. 귀찮을 수 있지만 이런 과정 속에서 데이터를 반복적으로 학습하고 머릿속에 입력되도록 도움을 줍니다. 완벽하게 이해하는 것은 조금 더 시간이 걸리더라도 데이터가 필요할 때 최소한 '어떤 곳에 어떤 기록이 있다’라는 인지가 작동하기 시작합니다.

참고로 저는 제가 연구하는 교육분야 주제에 대한 노트북들을 여러 가지 설정하여 만들어놓고, 리서치를 하며 관련 기사나 도서, 논문 등을 접할 때마다 저장해둡니다. 그리고 시간이 지나 관련 주제에 대해 연구가 필요할 때 새로운 자료를 탐색하러 나서기 전, 제가 저장한 자료들을 훑어보는 것을 먼저 합니다. 그럴 때마다 제 뇌 속 ‘망각’이라는 기능 때문에 놀라운 경험을 하죠. 당시 노트를 만들 때 분명 ‘이 자료는 언젠가 나에게 도움이 될 것이다.’라는 생각을 했을 텐데, 때는 분명 모르지만 그런 느낌들은 대부분 증명을 합니다. 그때가 언제인지는 정확히 모르지만 계속해서 반복하여 열람하는 활동이 중요합니다. 참고로 제 경우는 노트를 1,000개 정도 수준으로 관리하고 있습니다.

그럴 때 활용할 수 있는 기능이 바로 알람 설정입니다. 각 노트를 내가 설정한 시간에 ‘강제로’ 보게 하는 기능이죠. 예를 들면 회의가 다음 주 월요일 11시에 있으니 10시쯤 알림을 설정해 놓는 식입니다. 이런 도구들을 잘 활용한다면 의도적으로 복습을 수월하게 만들어줍니다.

4. 동기화

마지막으로 동기화 기능입니다. evernote는 앱과 웹 환경 모두 잘 구축되어있습니다. 동기화 속도도 빠릅니다. 때문에 어느 곳에서든지 나의 노트를 열람하거나 자료를 저장하기 용이합니다. 저는 유료 모델을 쓰는 이유 중 하나는 제 계정의 동기화 기기의 대수가 제한이 없기 때문입니다. 회사 PC로 진행하던 업무를 스마트 폰으로 출퇴근 길이나 출장 중 이동하면서 열람하고 수정할 수 있습니다. , 집에 있는 PC로도 동일한 환경에서 바로 작업을 진행할 수 있으며, 앱으로 사용한다면 오프라인에서도 작업이 가능하기 때문에 기기만 있다면 대부분의 작업들이 가능합니다. 저는 업무용으로 활용하는 맥북 프로 랩탑과 개인용 아이패드, 그리고 아이폰 이렇게 세 개의 기기에서 주로 사용하고 있으며, 가끔 필요할 때, 아내의 맥북 에어로도 접속하여 사용합니다. 상황과 기기의 특성에 따라 활용합니다. (포럼이나 게시판을 보면 윈도우, 안드로이드, iOS 를 모두 써본 유저들이 iOS가 가장 직관적이며, 편리하다고 평가합니다. 저도 동의합니다.) 설령 앱이 설치가 되어있지 않다 할지라도 웹에서도 접속이 가능하다 보니 온라인 환경이 구축되어있는 곳이라면 작업을 재개할 수 있습니다. 이런 기능은 분명 진행하고 있는 작업의 속도를 보다 높일 수 있습니다.

기술이 발전하면서 좋은 업무 툴이 쏟아지고 있습니다. 마크타운, 원노트, 대본씽크, 노션 등과 같은 많은 툴이 등장하고 있지만, 텍스트 에디팅이 기본인 교육 콘텐츠를 기획하고 연구하는 사람으로서 그리고 5년 이상을 유료 모델로 구매하여 꾸준히 사용했던 유저로써 Evernote의 장점만 잘 활용한다면 이보다 좋은 툴은 없다고 생각합니다. 결국은 좋은 툴을 찾는 것보다 그 툴을 어떻게 쓰느냐가 더 중요하다고 생각합니다. 그런 관점에서 Evernote는 익숙해지기 쉬운 툴이라 생각합니다.

앞서 말씀드린 장점들에는 아직 보완해야 할 것들이 산적해있지만 일부는 개선되고 있기도 하고 단점보다 더 큰 장점들이 많아 저는 개인적으로 굉장히 만족하며 사용하고 있습니다. 어찌 보면 Evernote를 활용한 저와 저희 팀의 워크플로우가 그 짧은 시간 동안 많은 양의 교육 콘텐츠를 개발했던 업무 생산성의 비결이라 자신 있게 말씀드릴 수 있습니다.

그 밖에 많은 장점들이 있지만 기본적인 장점 몇 가지만 적어보았습니다. 기회가 된다면 실제 쓰면서 불편했던 단점들과 이와 더불어 유용한 고급 기능(채팅 서비스, 검색 명령어, IFTTT, 목차 만들기 등)들도 정리하도록 하겠습니다.