메모에는 <에버노트>만 한 게 없지!
에버노트 기록 꿀팁, 7가지
제 브런치의 유입 통계를 보니 에버노트에 대해 반년 전에 쓴 글, <5년 사용한 파워유저가 말하는 에버노트의 장점>이 여전히 그리고 꾸준히 조회수가 오르더라고요. 많은 분들께 필요할 수 있을 것 같다는 생각에 이 글을 시작으로 꿀팁 몇 가지를 <기록>, <리서치>, <편집>, 그리고 <협업>이라는 4가지 카테고리로 묶어보려고 합니다.
이 글로 입문하는 사람부터 유용하게 사용하는 사람들 모두를 아울러 보려고 합니다. 제 브런치에 찾아주시는 한 분도 포기할 수 없어서요. 때문에 스크롤을 내리며 필요하신 내용을 발췌하며 읽으기를 권합니다.
부제가 '꿀팁'이다 보니 어려움을 느끼는 분들만 공감하시겠지만, 저는 각 주제를 활용 사례와 실제 경험담으로 풀려고 하기 때문에 입문하시는 분들도 기능에 대해 이해하는데 도움이 되실 거예요. 다만, 디바이스와 운영체제마다 구현 방식이 조금씩 다르다 보니 그에 대한 설명은 공식 에버노트 도움말 페이지 링크를 첨부하겠습니다. 페이지로 이동하시면 상세한 설명을 확인하실 수 있습니다. 제 글은 정확한 목적지로 갈 수 있도록 돕는 친절한 안내판 정도입니다. 그럼 시작하겠습니다.
아무래도 가장 먼저 알아야 할 것은 에버노트의 파일 저장 단위와 레이아웃입니다. 기본적인 메모의 저장 단위는 '노트'이며, 노트들을 묶어 '노트북'을 생성할 수 있습니다. 그리고 이 노트북들을 묶어 '스택'으로 관리할 수 있습니다.
▲상세 도움말 링크 :노트북으로 정리하기
기본 작업창 화면웹과 앱, 그리고 디바이스마다 ux, ui가 조금씩 다르기 때문에 제가 사용하는 Mac 화면을 기준으로 기본적인 레이아웃만 말씀드립니다. 가장 왼쪽(빨간색 테두리)에는 사이드바가 있습니다. 그 오른쪽으로 노트가 나열되어있는 노트 목록 창(노란색 테두리, 보기 형태를 선택할 수 있습니다)이 있고 , 작성한 노트를 찾을 수 있는 검색창(초록색 테두리), 그리고 편집 툴들이 모여있는 도구창(파란색 테두리)이 있습니다. 여기까지가 가장 넘기 힘든 산이었습니다. 과거 무식하고 용감하게 에버노트에 덤볐던 저의 기억으로 여기까지가 참 어려웠던 기억이 있습니다. 이제 본격적으로 <기록>과 관련된 꿀팁 7가지에 대해 말씀드립니다.
(1) 단축키
효율을 높이는 데에는 단축키 사용이 필수입니다. 단축키는 크게 2가지입니다. 에버노트를 쓰면서 활용하는 단축키와 시스템 전체(실행시키지 않은 상태)에서 에버노트의 기능들을 바로 불러오는 단축키가 있습니다. 그 중, 제가 에버노트에 기록할 때마다 한 번 이상은 꼭 사용하는 5가지 단축키만 나열해봅니다. 설명 아래의 첨부한 참고 링크 페이지에는 그 외 모든 단축키들이 정리되어있습니다. 캡처한 화면처럼 저는 Mac을 기준으로 말씀드립니다. 다른 환경과 기기는 첨부한 링크에서 확인 부탁드려요.
- 노트 생성 cmd+N / control+command+N
물론 노트를 생성할 때 마우스로 +(플러스) 버튼을 누르면 되지만, 글을 작성하고 있는 두 손이 키보드에 있기 때문에 cmd와 N, 두 버튼의 조합으로 입력하는 것이 훨씬 빠르겠지요. 특히 ctrl+cmd+N 은 다른 프로그램으로 작업하고 있을 때 그것을 잠시 중단하고, 에버노트를 찾아 불러오고, 또 새 노트 창을 열어야 하는 일련의 과정을 한 번에 해결해줍니다.
- 보기 설정 cmd+opt+0,1,2,3
저의 경우, 에버노트로 기록만 하는 게 아니라 책이나 기사, 그리고 논문 같은 다양한 자료들을 저장하는 데 사용합니다. 그래서 글을 쓸 때는 그동안의 많은 아카이빙을 뒤적이기 마련입니다. 여러 노트북의 노트를 오가며 글을 작성하기 때문에 노트와 노트북간의 이동이 잦습니다. 그때, 활용하는 단축키입니다.
- 새 창 열기 cmd+opt+N
위의 보기 설정을 이동하는 것과 비슷한 목적으로 사용하는 단축키입니다. 창을 동시에 여러 개를 띄울 수 있는 기능입니다. 탭을 늘릴 수도 있습니다. 한 노트에서 글과 이미지를 부분 복사 하거나 내용을 참고할 때 요긴하게 사용합니다.
- 구분선 만들기 *+*+*
단축키 중에는 자동 서식을 수행하는 명령어가 몇 개 있습니다. 그 중, 한 노트 안에서 글의 구분선을 만드는 단축키입니다. '*'(아스테리스크_Asterisk) 세 개를 줄 바꿈 하여 연속으로 나열한 뒤 스페이스나 엔터를 입력하면 바로 수평 괘선 하나를 만들 수 있습니다. ---(빼기 기호) 또는 ===(등호 기호)도 동일하게 작동합니다. 타자 입력 방식이 컴퓨터 또는 키보드마다 차이가 있으니 더 효과적인 방식을 선택해야겠습니다.
구분선 만들기 아이폰- 체크박스 만들기 [+]
위의 구분선 만들기처럼 자동 서식 중 하나입니다. 마지막에 다시 언급하겠지만, 이 기능만 잘 써도 에버노트의 철학을 이해하고 완벽하게 쓰는 것이 아닐까 생각합니다. 체크박스를 만드는 명령어입니다. 대괄호를 열고 닫으면 하나를 만들 수 있습니다. 사용하는 일은 거의 없지만 열고 닫는 사이에 x를 추가하면 체크 표시된 박스도 만들 수 있습니다.
▲참고: Mac용 Evernote의 단축키
▲참고: iPad, iPhone, iPod Touch용 단축키
(2) 템플릿 저장과 불러오기
에버노트를 사용하시는 목적이 뚜렷한 사용자에게는 템플릿이 좋은 도구입니다. 노트를 생성하면서 바로 불러올 수 있으며, 나만의 맞춤 템플릿을 만들어 저장할 수 있습니다. 다만 템플릿 서식을 꾸미는 데에 표 편집 기능 외에는 다른 기능들이 제공되지 않습니다. 저의 경우에는 주기적으로 반복해서 작성하는 업무 노트나 회의록, 독서 노트 이 세 가지에만 이 템플릿 기능을 활용합니다. 행과 열로 미리 구분된 표 안에 작성하다 보면 간혹 놓칠 수 있는 항목들을 절대 빼먹지 않고 기록할 수 있겠죠?
템플릿 선택 화면▲참고: 나만의 템플릿 만드는 방법
▲참고: 템플릿 사용 방법
(3) 웹클리퍼
웹클리퍼는 말 그대로 웹페이지를 내 노트에 클리핑하는 도구입니다. 브라우저에 설치하여 사용합니다. Chrome, Safari, Internet Explorer (IE) 7 이상, Firefox, Opera, Microsoft Edge(Windows 10 이상)에서 사용 가능합니다. 웹클리퍼 설치 링크로 이동해서 페이지 링크만 북마킹 할 것인지, 전체 화면을 이미지로 캡처할 것인지, 텍스트와 이미지를 따로 저장할 것인지 등 을 선택할 수 있습니다. 지금 여러분이 화면으로 보시고 있는 제 브런치 글도 클리핑이 가능하죠. 브런치는 글을 복사하는 것이 금지되어 있지만, 에버노트의 웹클리퍼를 활용하면 저장이 가능합니다. 물론 기획자의 한 사람으로서 개인 창작물의 저작권은 정말 중요하다고 생각하기 때문에 이런 기능의 활용은 말씀드리기가 굉장히 조심스럽습니다. 무분별한 도용과 남용은 부디 삼가 주세요.
▲참고: Evernote Web Clipper 빠른 시작 안내서
(4) 문서 스캔
노트는 직접 글을 쓰는 방법 외에도 이미지를 저장하거나, 파일을 첨부하거나, 음성을 녹음하여 만들 수 있습니다. 물론 무료/ 유료 모델에 따라 한 노트당 첨부할 수 있는 용량은 다릅니다. (아래 (6)에서 다시 말씀드리겠습니다) 지금 말씀드리려는 노트 저장 방식은 문서를 스마트폰 카메라로 촬영하여 이미지에 있는 텍스트를 인식하는 기능입니다. OCR(Optical Character Recognition: 광학 문자 인식)이라고 하죠.
아래처럼 문서를 촬영하면 마치 스캔한 것처럼 배경과 텍스트가 뚜렷하게 구분되어 저장됩니다. 놀라운 것은 나중에 검색할 때, 이 문서 속의 텍스트도 찾을 수 있다는 것입니다. 책을 읽다가 내용을 저장하고 싶다거나, 인쇄된 회의 자료를 배부받은 경우, 여권번호나 카드 번호 같은 개인 정보들을 관리할 때, 이 문서 스캔 기능을 활용하면 향후 필요할 때 간편하고 정확하게 검색할 수 있습니다. PDF 형식으로 저장된 파일 안의 텍스트도 인식할 수 있습니다. 이 기능이 다른 메모와 생산성 도구들과 비교되는 에버노트의 강점이기도 합니다.
팁이 더 있다면, 해당 문서와 배경의 이미지의 채도가 확연하게 차이 날수록 촬영이 수월합니다. 책상 위가 어두울수록 그 위의 놓인 하얀 종이를 스캔 대상으로 잘 인식하는 거죠. 그래서 저는 이때 제 노트북 파우치나 다이어리를 배경에다 놓고 활용합니다.
▲참고: 휴대폰으로 손글씨를 캡처하고 문서를 스캔하는 방법
(5) 아이패드 필기 앱 <Penultimate>
아이패드 유저이며 동시에 애플 펜을 많이 사용하신다면, 에버노트의 자매 앱인 PenUltimate를 추천합니다. 에버노트 안에도 스케치 기능이 탑재되어 있지만 표현과 터치면에서 아주 부족합니다. 대신 PenUltimate 앱을 에버노트 계정과 연동하여 실행한다면, 펜으로 만든 필기와 그림이 바로 에버노트에 동기화됩니다. 놀랍게도 이렇게 손으로 필기한 내용 역시 텍스트로 인지하여 향후에 검색이 가능하다고 합니다만, 개인적으로 경험해본 바, 정확도가 많이 떨어진다고 생각합니다.
▲참고: Penultimate
(6) 오디오 노트
오디오 녹음 기능을 활용해 오디오 노트를 만들 수 있습니다. 저는 업무상 인터뷰나 미팅이 그리고 세미나와 수업도 많죠. 기록이 중요할수록 녹음 버튼을 시작 전에 누릅니다. 잘 활용하는 이유는 녹취를 활성화하는 동시에 텍스트 입력이 가능하기 때문입니다. 강의에서 중요한 내용이나, 나중에 확인할 필요가 있는 사항들이 있다면 그 내용의 요약과 함께 녹음되고 있는 시간을 '00분 00초' 형식으로 함께 적어둡니다. 그러면 녹취한 내용을 향후에 확인할 때 정말 수월합니다. 물론 이 같은 목적만으로 녹취와 해제를 돕는 생산성 앱들도 출시되고 있지만, 내가 만든 모든 기록을 한 곳에서 통합해서 관리하는데 많은 이점이 있습니다.
단, 무료인 베이직 버전은 노트 당 25MB까지 녹음할 수 있고, 유료인 플러스 모델(현재는 가입할 수 없는 요금제) 노트 당 50MB까지, 프리미엄은 노트 당 200MB까지 녹음이 가능합니다.
더불어 노트북은 크게 상관없겠지만, 스마트폰의 경우, 오디오 노트를 만드실 때는 전화를 비롯한 다른 방해 없이 작업하실 수 있도록 에어플레인 모드를 활성화하시길 추천합니다.
(7) 체크박스
'기록'의 의미는 무언가를 쓰는 데에만 있지 않습니다. 그것을 다시 보거나, 활용할 때 가치가 있는 것이죠. 이 같은 목적으로 우리는 무언가를 해야 하거나, 확인이 필요한 사항들이 발생할 때 '메모'를 하게 됩니다. 이때 무엇보다 빛을 발하는 기능이 있으니, 바로 '체크박스(to do lists)'입니다. 파워 유저로서 이 기능이야말로 에버노트가 추구하는 핵심, '기록과 관리를 통한 생상선 향상'을 가장 잘 보여준다고 생각합니다.
체크박스 만들기 아이폰단축키 설명에서 말씀드린 것처럼, 노트에 체크박스를 생성하는 것도 쉽습니다. 동시에 잊지 않도록 만드는 것도 쉬운데요. '검색'이나 '알림' 기능을 같이 활용한다면 말이죠. 검색에서 체크박스가 포함된 노트를 찾을 수 있으며, 체크박스가 있는 노트를 알리미 기능을 활용하여 원하는 날과 시간에 나에게 푸시시키는 방법이 있기 때문입니다. 이 두 기능은 다음 기회에 조금 더 다루도록 하겠습니다.
▲참고: 체크리스트 만드는 방법
▲참고: 할 일 노트(체크리스트)를 찾는 방법
이렇게 에버노트의 '메모'를 주제로 꿀팁 7가지를 제 의견과 경험을 더하여 풀어보았습니다. 아시는 것처럼 에버노트 외에도 메모 툴은 굉장히 많습니다. 어떤 기능에서는 에버노트보다 더 월등한 사용자 경험을 제공하는 서비스도 많죠.
하지만 선택하는 데 있어서 "어떤 것이 가장 좋은 툴인가?"보다 "어떤 것이 나에게 적합한가?"가 더 쓸만한 질문일 것입니다. 그리고 질문에 답하기 위해서는 분명 그것을 탐구하는 시간과 노력이 반드시 필요합니다. 이 글을 보고 계신다는 것은 그것을 지금 찾고 계시기 때문이라 조심스럽게 추측해봅니다. 부디 맞는 도구를 만나셔서 업무와 일상에서 생산성을 높이는 경험을 하시기를 바랍니다.
그 경험에 이 글이 약간의 도움이 되길 바라며.
