에버노트로 나만의 검색 엔진 만들기
데이터베이스 구축 꿀팁 7가지
이런 분들께 이 글을 추천합니다.
1. 업무 상, 회의의 기록 혹은 고객의 정보를 간편하게 입력하고 신속하게 불러오는 시스템이 필요하신가요?
2. 각 종 비밀번호를 비롯한 계좌번호, 카드번호, 가족들의 주민등록번호, 여권번호, 통관 번호 다 외울 자신이 없으신가요?
3. 어딘가에 메모해 두었던 기록들을 찾을 수가 없었던 답답한 경험이 있으신가요?
산업과 분야를 막론하고 데이터가 넘쳐나고 있습니다. 이를 잘 관리하고 유지하는게 어느 때보다 중요해지고 있습니다. 데이터를 입력하고 출력하는 프로세스를 갖춘 시스템을 가리켜 데이터베이스_Database(DB)라고 합니다. 좋은 데이터베이스라면 데이터를 입력하는 과정이 쉽고 간편해야 하고, 그것을 불러올 때도 마찬가지로 용이해야 합니다.
대부분의 사람들이 에버노트는 기록을 만드는 데에만 유용하다고 알고 있고, 이에 못지않은 강점은 간과합니다. 바로, 기록한 데이터를 찾거나 불러오는 기능입니다. 기록(입력)과 검색(출력)의 기능을 모두 갖춘 에버노트는 자신만의 데이터베이스를 구현하는데 정말 좋은 프로그램이라 할 수 있습니다. 왜 최적의 서비스인지 꿀팁과 사례들을 7가지 분류로 제시해보며 설명하겠습니다. (▲참고 링크는 각 내용의 세부 설명을 담은 에버노트 공식 홈페이지로 이동합니다.)
(1) 노트 생성
먼저 노트를 생성하는 방법, 다시 말해 데이터를 만드는 방법이 쉽고, 간편하고, 다양합니다. 에버노트라는 이름답게 아무래도 노트를 만드는 부분에서 장점이 많은데요. 이 내용은 이전의 글에서 무척 많이 다뤘습니다. 노트를 생성하는 여러 가지 방법은 <업무 생산성의 비결> , 이 글을 참고해주세요. 또 동기화의 장점에 대한 내용은 <에버노트 기록 꿀팁, 7가지> , 이 곳에서 다뤘으니 참고 부탁드려요.
(2) 텍스트 검색
데이터베이스라면 데이터가 필요할 때 신속히 내 눈 앞으로 불러오는 것이 중요합니다. 오른쪽 상단 검색창을 활용하면, 노트에 기록 텍스트들을 검색할 수 있습니다.
위의 그림처럼 오늘의 주제인 “데이터베이스"를 검색(빨간색)해보았습니다. 13개(초록색)가 검색되었습니다.왼쪽 노트 목록창(노란색) 에는 내가 검색한 검색어와의 관련도에 따라 정렬됩니다. 오른쪽 노트 창(파란색)에는 해당 단어가 색인됩니다. 접속하는 환경과 기기의 스펙, 저장한 노트 수에 따라 속도의 차이는 있겠지만, 그동안 제 개인적으로 찾고 싶은 단어를 포함하고 있는 노트를 찾는데 불편은 없었습니다.
▲참고: 더 빠른 검색을 위한 Evernote
▲참고: 필요한 정보 찾기
다만, 노트에 직접 입력한 텍스트가 아니라 워드(.word)나 한글(.hwp) 형태로 노트에 첨부했다면, 검색이 불가능합니다. 기존의 파일 안에 존재하는 텍스트를 에버노트로 직접 옮겨야 합니다. 이 복잡한 작업만 완료한다면, 찾아야 하는 텍스트가 생겼을 때, 어디 파일에 저장이 되어있는지 떠올려야 하는 수고가 없어지고, 또 그 파일은 어느 폴더에 저장되어있는지를 검색하고 기다리는 시간도 없어집니다. 저 검색창에 입력하는 것으로 이 모든 과정을 단번에 해결해줍니다.
제 경우, 고등학생들과의 멘토링 내용을 텍스트화하여 에버노트에 저장했습니다. 학생들이 제출한 과제 형태가 PPT, 한글, 워드 등 다양했지만, 모두 노트 속에 텍스트로 따로 변환하여 저장해두었죠. 여간 귀찮은 작업이 아니었습니다. 하지만 학생들에게 갑작스럽게 연락이나 상담 요청이 와도 당황스럽지가 않았습니다. 노트 검색창에 학생 이름만 쳐도 그동안의 기록과 주고받은 대화들이 모두 정리되어있기 때문이었죠. 그렇기 때문에 학생들도 제가 그들에게 들이는 정성 하나하나를 느끼지 않았을까 싶습니다. 그래서 학생들과의 이야기를 많이 모을 수 있었고, 이 같은 데이터들을 잘 분류하고 정리하다 보니 이를 해석하고 활용하는 능력에도 영향을 준 것 같습니다. 결국 책을 한 권 만들 수 있었죠. (전, 에버노트의 도움으로 책을 만든 사람입니다!)
책, 고딩어(캠퍼스멘토,2018)제가 잘 활용하는 검색 중의 기능 하나는 PDF 속 텍스트 검색 기능입니다. 보통 논문이나 간행물 등의 보고서들이 이런 형태로 저장이 되어있는데요. 이것도 에버노트에서 텍스트 검색이 가능합니다. 단, 첨부파일 형태가 아니라, 환경설정에서 첨부 파일이 아니라 내부 삽입으로 설정해야 합니다.
환경 설정 화면입니다.또 비슷한 원리로 직접 필기한 글씨 또한 텍스트 검색이 가능합니다. 지원이 되는 언어 중, 한글도 포함된다 하지만, 제 경험 상으로는 아직 완벽하게 구현되지는 않더라고요. 제 글씨가 이상해서인지는 몰라도요. 아래 도움말 링크를 첨부합니다.
▲참고: Evernote가 이미지 안의 텍스트를 검색하는 원리
▲참고: 스캔한 PDF 검색 팁
(3) 검색 구문
단순 텍스트 검색뿐 아니라 검색의 종류가 다양합니다. 노트를 만든 날짜, 노트에 포함된 미디어 유형 등의 설정으로 노트를 검색할 수 있습니다. 더불어 이 검색어들을 조합하여 문장 형태의 구체적인 검색도 가능합니다. 개인적으로는 "이번 주에 만든 노트 중, 완료 표시를 못한 체크박스를 포함한 노트는 어디에 있지?” 를 가장 많이 사용합니다.
검색 옵션 하나를 '이번 주’로 설정하고, 이와 동시에 '미완료된 체크박스'를 포함한 노트를 찾으면 위의 질문의 답변에 정확하게 해당하는 노트, 다시 말해 계획대로 아직 완료하지 못한 사항들을 찾을 수 있습니다. 검색어 조합을 저장할수도 있어서 더 쉽게 사용할 수 있습니다.
기록의 본질은 잊지 않기 위함입니다. 그러려면 어떻게든 다시 끄집어내야 합니다. 이런 고급 검색 구문들을 활용한다면 찾고자 하는 그 기록을 다시 만나는데, 시간의 소요를 엄청나게 줄일 것입니다.
(4) 노트 저장 요령
내가 생성하고 있는 노트를 검색할 때를 위해서 노트 제목에다 주제를 비롯한 글의 분류 등의 정보를 상세하게 남깁니다.
"분류_주제_작성자_날짜"
저는 이 같은 형식으로 노트를 저장하고 있습니다. 이렇게 작성하는 이유는 제목으로 나열되어 있는 사이드 창에서 노트를 열람하는 경우, 제목으로 충분히 내용을 구분할 수 있기 때문입니다. 제목으로 그 내용을 도저히 떠올릴 수 없는 수수께끼 같은 제목이라면 일일이 퀴즈를 풀어야 합니다. 더 무서운 건 이 같은 행동이 계속 반복된다는 것이고요.
노트 제목 작성 예시여러 사람들과 에버노트로 협업하는 경우에는 나도 모르는 사이에 노트들이 생성되기 때문에, 제목에 작성자를 기입하는 것도 노트를 파악하는데 중요한 정보가 됩니다. (물론 ‘노트 세부 정보'에서 누가 작성했는지, 수정했는지 등을 확인할 수 있습니다.)
저장 시 노트에 태그를 붙일 수도 있습니다. 특정한 노트를 찾을 때에는 태그 검색을 사용하지 않지만, 그동안 저장한 노트를 참고하고 활용하고 싶을 때 요긴하게 사용합니다. 이같이 저장한 태그들을 따로 모여놓은 색인 페이지가 있습니다. 키워드별 분류가 되어있는 것이죠. 그러다 보니 앞으로 이 노트의 쓰임을 상상하며, 태그에 여러 키워드를 입력하는 것이 유리합니다.
많은 키워드들이 제 에버노트를 장식하고 있습니다.향후에 여러분들이 어떻게 검색할지, 미래의 여러 상황들을 상상하며 여러분만의 방법을 모색해보시길 바랍니다. 헨젤과 그레텔이 집으로 다시 찾아가기 위해 길 위에 조약돌로 표시한 것처럼, 미래의 여러분이 이 귀중한 자료들을 다시 찾을 수 있기를 바라는 간절한 염원을 담아서요.
▲참고: 노트, 노트북, 태그 정리 팁
(5) 노트 강제 소환
노트 중에는 식품의 유통기한처럼 특정한 일정과 시간 안에 확인해야 하는 경우도 있습니다. 미팅 전 숙지해야 하는 리서치 자료라던지, 상담 전 내담자의 이전 상담 내용 같이 말이죠. 주 단위로 해야 할 일을 적어둔 노트는 한 주가 끝나는 시점에는 반드시 확인해봐야 합니다. 이렇게 읽어야 하는 시점이 존재한다면 유용한 기능이 있습니다. 바로 알리미 기능이죠.
알리미 추가 방법..gif저장할 때부터 이 노트를 언제 봐야 하는지 날짜와 시간을 설정하여 알리미를 추가합니다. 스마트폰에서 에버노트에 알림을 허용하는 상태인 경우, 예정된 그때가 도래하면, 카톡 메시지처럼 사용자를 푸시합니다. 물론 이제부터는 이 것을 열어보고자 하는 사용자의 의지에 달렸지만 말이죠.
▲참고: 알리미 사용 방법
(6) 복습(반복적인 노트 열람)
인정할 건 해야겠습니다. 우리는 망각의 동물입니다. 그래서 새로운 내일을 기다리는 즐거움이 있지만, 반면에 기억하고픈 어제의 모습도 잊게되는 아쉬움도 존재하죠. 에버노트에 열심히 노트를 만드는 이유입니다. 하지만 메모와 기록만으로는 기억을 완전하게 만들 수는 없습니다. 그래서 반드시 이것을 해야 합니다. 바로 반복적인 노트 열람입니다.
에빙하우스라는 학자가 인간의 망각에 대해서 연구했습니다. 연구에 따르면, 시간이 갈수록 인간의 메모리는 위의 그림의 초록색 기울기의 형태를 보인다고 합니다. 기울기를 더 높이는, 즉 기억의 수준을 향상하는 방법이 있다고 하는데요. 바로 반복해서 머릿속에 떠올리는 방법입니다. 학습의 언어로 이야기하면 ‘복습'인 셈이죠. (아주 당연한 이야기이겠지만 말이에요.)
위의 그림처럼 왼쪽 사이드 창의 전체 노트 목록을 업데이트 순으로 나열하고, 오래된 순부터 노트를 훑어보는 시간을 가져보시기를 추천합니다. 더 이상 기록이 필요하지 않다면 노트를 과감히 삭제하시고, 수정이 필요할 때마다 노트에 업데이트를 합니다. 그 과정에서 본인의 데이터베이스 안에 어떤 내용들이 있는지 알게 되는 ‘메타인지'를 향상하는 것은 물론, 백과사전을 읽는 것과 같은 경험을 하는 경우도 발생합니다. 에버노트를 하면서 종종 느껴보는 인상 깊은 경험들이었습니다. 그동안 저장했던 노트를 무작위로 쭉 읽어 내려가면서 현재 내가 고민하던 주제에 새로운 해결 방법이나 관점을 발견합니다. 이 역시도 어찌 보면 당연합니다. 저장할 때 으레 '이건 나에게 언젠가 도움을 줄 것 같아.’라는 생각을 하며 노트를 저장하거든요. 이것은 마치 누군가가 좋아할 정보를 추천해주는 것과 같은 이치 아닐까요? '과거의 자신'이라는 나의 기호와 성향을 더 잘 아는 사람으로부터 말이죠.
(7) 삭제
마지막입니다. 노트를 삭제하세요! 마지막까지 이 글을 읽어주셨는데 마지막 팁이 너무 뜬금없어서 실망하셨나요? 잘 저장하고 관리하라고 하면서 삭제라니. 그동안 수많은 리서치를 정리하고, 미팅 노트와 회의록을 만들며, 도서와 교구를 비롯한 다양한 교육 콘텐츠를 만드는데 에버노트를 유용하게 써온 파워유저로서 자신 있게 말씀드리는 에버노트 관리의 핵심은 기록(노트 생성)이 아니라 지우기(노트 삭제)입니다.
노트 생성의 큰 강점이 있다 보니 데이터가 만들어지는 속도가 굉장히 빠릅니다. 이 속도에 비해 어떤 노트가 저장되어 있는지 사용자의 인지 속도가 따라가지 못합니다. 그러다 보니 두 지점 간의 간극이 점점 벌어집니다. 만나야 하는 공급과 수요의 포인트가 점점 교차하지 않게 되는 것입니다. 어떠한 활용 없이 '그래도 언젠가는 쓸모가 있겠지' 하며 노트 생성만 주야장천 한다면, 결국 기록과 메모의 보람이나 쓸모를 느끼지 못해 에버노트를 찾는 시간도 점점 줄게 만들 것입니다. 이것이 바로 에버노트를 잘 쓰던 사람들이 아이러니하게도 찾지 않게 만드는 이유입니다. 구슬이 서 말인데 꿰지 못하는 격이죠.
앞서 (6)복습의 내용과 연결하여 말씀드리자면, 열람과 복습의 목적을 ‘삭제’로 두고 해 보세요. 머릿 속에 각인된 정보들, 오래되어 더 이상 가치가 없는 자료들. 기존의 목적을 상실한 노트들은 과감하게 지우세요. 지우기 위해 열람하는 이 과정에서도 반복 학습이라던지, 데이터의 재분류 등의 효과는 덤입니다. 분명 처음엔 아까워서 망설이겠지만, 비우는 만큼 분명 더 좋은 것으로 채워지는 경험을 하실 거예요.
청소하면 금방 더러워지죠? 아, 이 비유는 적절하지 않은가요?지우다보면 에버노트의 용량이 무거워져 검색의 속도를 떨어뜨리는 것도 방지할 수 있고요. 무엇보다, 무의미한 노트가 쌓일수록 에버노트를 '내가 몰라도 상관없는 쓸모없는 정보가 가득한 곳’이라는 인식이 자리 잡을 것이고, 그런 생각은 결국 데이터베이스로의 매력을 잃게 만듭니다.
에버노트를 여러분만의 검색엔진으로 만들어보시기를 바랍니다. 지금 작성하는 노트가 나에게 필요할 때 더없이 귀한 보물로 분명 다시 찾아올 것이라 확신합니다. 그 짜릿함을 공유하고 싶어 이 긴 글을 쓰고 있는 사람도 있다니까요.
