매뉴얼 없는 중소기업에서 빠르게 업무를 장악하는 방법
중소기업, 살펴볼수록 어디서부터 뜯어고쳐야 할지 막막한 경우가 많습니다. 눈에 보이는 공간도 좀 초라한 것 같고, 일하는 방식은 뭔가 어설픈 데다가, 복지나 인사제도는 불투명한 것 같습니다. 한마디로 체계가 없는 것이죠. 이런 불리한 상황을 개인이 한 번에 바꾸기는 어렵습니다.
하지만 일단 일을 해야 하는 상황이라면, 최대한 빠르게 적응하고, 다른 기회를 준비하는 것이 유리할 것입니다. 우리는 더 나은 존재로 성장하고, 더 나은 곳으로 가기를 원하니까요. 그래서 이번 글에서는 체계가 없는 상황에서 개인이 가장 먼저 해결할 수 있는 업무 프로세스 파악에 대해서 나눠보려고 합니다.
업무 프로세스: 일의 순서와 흐름
만약 무인도에 떨어지면 어떻게 해야 할까요? 불부터 피워야 할지, 몸을 피할 동굴을 찾아야 하는지, 식수원은 어디 있는지 등 여러 질문이 동시에 떠오릅니다. 어떤 것을 먼저 해야 할지 감이 안 잡혀서 허둥지둥 하겠죠.
마찬가지로, 처음 회사에서 생존하는 법이 정리되어 있지 않다면 난감할 겁니다. 업무 매뉴얼이 없는 경우, 어디서부터 일을 시작해야 하는 걸까요? 다행히 업무 프로세스는 신경써서 살펴보면 어느 정도 이해할 수 있습니다.
우리가 여행을 가거나 집안일을 할 때도 그냥 하는 것 같지만 나름대로 단계를 나눠서 하는 것을 알 수 있죠. 그래서 회사 일도 그 단계를 이해하고 연습하면 어떻게 해야 할지 감을 잡을 수 있습니다. 일반적으로 프로세스는 세 단계로 접근하면 파악하기 쉽습니다.
1) 주요 업무 별 단계 구분
먼저 본인이 담당하고 있는 주요 업무나 프로젝트를 뽑아서, 그 단계를 나눠봅니다. 업무의 크기나 프로젝트 범위에 따라 조금씩 다르겠지만 크게 3~5단계 정도로 구분하면 됩니다.
예를 들어 제품 A를 홍보하는 행사를 담당하고 있다면 크게 아래의 네 단계로 구분해 볼 수 있습니다.
1) 기획: 주제나 테마, 타깃과 방법 등을 정하는 절차
2) 홍보: 여러 채널을 통해 참가자를 모집하는 단계
3) 운영: 접수 및 참가자 관리, 당일 진행 등의 업무
4) 사후 점검: 비용처리, 행사 피드백 등의 재점검 작업
2) 주요 단계별 마감기한
이렇게 단계를 나누면 다음으로 그 주요 단계별 마감 기한을 설정합니다. 처음 단계를 나눌 때는 막연하게 느껴지는데, 마감기한을 정하면 각 단계의 특성이 더 명확해집니다. 예를 들어 행사 일자가 정해졌다면, 그전까지 다음과 같이 각 단계별 일정을 정하는 것이죠.
1) 기획; 테마나 주제를 3개월 전까지 확정
2) 홍보: 행사 2개월 전부터 ~행사 당일까지 실행
3) 운영: 참가자를 접수하는 시점부터 당일 행사 마감시간까지 진행
4) 사후점검: 행사를 마치고 1주일 이내로 마감
3) 단계별 체크리스트 설정
마지막으로 각 단계별 체크리스트를 정해봅니다. 크게 나눈 단계에서 실제로 해야 할 일들을 상세하게 적어보는 것이죠. 예를 들어 같은 홍보단계라고 하더라도 각 SNS 채널별 할 일들이 다를 수 있습니다. 그래서 각 세부 작업 별 할 일을 단계 내에서 정리해 보면 일을 더 구체적으로 이해할 수 있습니다.
업무 흐름을 파악하는 방법에 대해서는 아래 글을 참고하셔도 좋습니다
업무 프로세스 파악은 업무의 기본기
물론 업무 프로세스를 파악한다고 모든 것이 해결되는 것은 아닙니다. 각 단계별 보이지 않는 노하우도 있을 것이고, 그 부분에서 숙련되어야 일을 잘하게 되니까요. 하지만 프로세스를 파악하는 능력은 일을 잘하는데 필수적인 전제조건입니다.
업무 흐름 파악 연습을 하면 각 단계를 어떻게 나누는지에 대한 본인만의 관점이 생기게 됩니다. 마감기한을 설정에 익숙해지면 기한 내 일을 수행하는 능력이 발달하고. 세부 단계를 분석하는 과정에서 해당 업무 별 노하우를 찾게 됩니다.
사실 체계가 있는 회사에 가더라도, 새롭게 생겨나는 일들도 많고, 회사 자체적으로 표준화를 할 수 없는 작업도 있습니다. 그래서 매뉴얼이나 사수의 말만 따라가기보다 업무 흐름을 감각적으로 파악하는 실력을 키워두면 어떤 곳에 가더라도 빠르게 적응할 수 있습니다.
매뉴얼 없는 중소기업에서 적응하는 방법은 아래 영상으로도 확인하실 수 있습니다.
https://www.youtube.com/watch?v=vzpJLzvWpDE
