파일과 폴더로 뒤덮인 바탕화면, 정리를 좀 해봅시다
자료 관리 원칙(1) 체계성의 원리
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Nov 11. 2021
바탕화면에 뿌려진 수많은 파일과 폴더들...한 번 쌓이면 정리할 엄두가 안 납니다. 일을 많이 한 것 같긴 한데, 정작 필요할 때 찾으려면 잘 안 보일 때도 많죠.
그런데 회사에 유독 필요한 자료와 파일을 잘 찾는 사람들이 있습니다. 몇 년 전 자료도 어떻게 기억하는지 금방 찾아내서 다른 이들의 시간을 아껴주기도 하죠.
그래서 이번 파일과 폴더 정리 시리즈에서는 이런 프로 파일러(?)의 비밀을 밝혀보려고 합니다!
자료 관리 원칙(1) 체계성의 원리
자료 관리의 첫 번째 원칙은 자료를 하나의 체계로 구성해서 저장하는 것입니다. 우리가 정보를 찾는 방법은 크게 두 가지인데요, 먼저 로직에 따른 체계적 접근입니다. 대표적인 체계적 정보가 바로 책입니다.
책은 각 장과 하위 목차에 따라 정보가 체계적으로 구성되어 있습니다. 그래서 무턱대고 첫 페이지부터 읽기보다 목차를 먼저 보는 것이 효과적입니다. 목차의 장을 먼저 보고, 하위 목차에 따라 상세 내용을 찾아가면 정보를 더 체계적으로 파악할 수 있죠.
김정운 작가는 ‘에디톨로지’에서 이와 같은 정보를 계층적 지식 구조라고 설명합니다. 추상적인 상위 개념에서 시작하여 가장 구체적인 하위 내용까지 계층적으로 구성되기 때문입니다.
마찬가지로 파일 정리도 업무 단위별로 먼저 구조를 정해 폴더를 구분하고, 각 폴더 안에 다시 상세 업무 별 하위 폴더를 만드는 방식으로 정리하면 체계적으로 구성할 수 있습니다.
로직에 따른 폴더링
업무 구조화에서 활용한 동일한 로직으로 자료를 계층적으로 구조화합니다. 업무 구조화에 대한 글은 아래 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.
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김나우 씨의 경우, 영업 기획, 고객 관리, 행사 운영이라는 세 개의 주요 업무를 수행하고 있습니다.
주요 업무와 하위 업무에 따라 폴더를 계속 만듭니다. 이때 숫자 넘버링을 통해 계층과 수준을 나누고 순차적으로 접근하는 것이 중요합니다.
세 주요 업무에 따른 업무 폴더를 구성했습니다.
업무폴더 첫 구성1. 영업기획
영업 기획은 지역 별 특성에 따른 전략을 정하는 것이 중요합니다. 현재 영업 기획 업무는 서울지역과 경기지역을 중심으로 이루어집니다.
업무 비중이 제일 큰 서울 지역은 1.1로, 그다음 순위인 경기 지역은 1.2로 넘버링을 하고 폴더별로 구분합니다. 지역이 추가되면 1.3으로 폴더를 만들면 되겠죠?
서울지역의 업무에서는 2021년 1분기의 영업 기획서 파트를 작성하고 있습니다. 이 폴더에 2021년 전체 영업기획에 필요한 기초자료와 분기별 인사이트를 자료를 넣고 작업합니다.
2. 고객 관리
고객관리는 업체 별 요구에 따라 대응하는 것이 핵심이기 때문에, 업체 별 폴더를 만들어서 관리합니다.
현재 담당하고 있는 업체는 AA, BD, YB 3개의 업체입니다.
각 업체의 요구 사항이 발생할 때마다 관련 내용을 정리하여 보고하고, 유관 부서에 협조 요청을 하여 해결합니다. 관련 자료는 제목과 날짜 형식에 맞춰 저장해둡니다.
팀 전체의 고객 리스트는 언제든지 참고할 수 있게 상위 폴더에 배치합니다.
3. 행사 운영
행사 운영은 매년 정해진 일정과 테마에 따라 진행하기 때문에 연도 별 운영한 행사를 프로세스 별로 분류합니다. (연도-프로세스 순서)
2020년에는 행사 X와 Y가 진행 예정이므로 2020년 폴더 행사 X와 Y를 구분하여 폴더를 만듭니다.
행사 X는 주요 담당 행사로 기획안과 홍보자료 등을 작성해야 합니다. 업무 흐름 글에서 이정표를 나눈 것과 같이 기획 – 홍보 – 운영 – 피드백 등의 중간 과정에 따라 자료를 구분하여 분류합니다.
