프로젝트 관리법으로 업무 장악하기: 일의 흐름(2)

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이전 글(클릭)에서 일의 흐름이 왜 중요한지 알아봤는데요, 이번 글에서는 프로젝트 관리법을 활용하여 업무의 흐름을 장악하는 법에 대해 알아보겠습니다.

업무의 속성: 하위 업무 간 연결되는 프로젝트

세계적으로 영향력 있는 경영 컨설턴트 데이비드 앨런은 '쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법'이라는 책에서 프로젝트를 다음과 같이 정의합니다.

"프로젝트란 하나 이상의 행동단계가 필요하고 1년 내에 완수할 수 있는 어떤 원하는 결과다."

이 정의에 따르면 일반적으로 프로젝트라고 불리는 일 외에 사소한 업무도 프로젝트로 볼 수 있습니다. 그 이유는 대부분의 업무가

① 한 단계만으로 끝나지 않고

② 다음 할 일을 안내하는 일종의 안내판을 세워야 하며,

③ 각 지점을 해결하지 않으면 일이 제대로 마무리되지 않기

 때문입니다.

이전에 이야기한 일의 흐름과 유사하죠?

간단한 영업 기획서 작성도 흐름이 있습니다. 먼저 주제와 타깃을 선정하고, 자료조사 후 인사이트를 도출하여 1차 작성을 합니다. 검토자에게 피드백을 받고 다시 내용을 반영하여 최종 작성을 합니다.

고객 A관리나 행사 X 운영의 업무도 일의 크기나 목표는 다르지만, 하위 업무와 절차로 구성되어 있음을 알 수 있습니다. 이때 중요한 건 목표 달성을 위해 각 절차들이 각 순서대로 진행되어야 하는 인과관계가 되도록 구성하는 것입니다.

(1) 3인칭의 업무 지도 그려보기

일의 크기와 일의 목표 글을 통해, 담당 업무를 구조화하고 구체적인 목표를 설정하는 방법에 대해 알아보았습니다. 일의 흐름은 이 내용을 시간 순서에 따라 배치하는 단계입니다. 먼저 각 주요 업무의 1년 단위 목표를 설정하고, 흐름을 그려볼게요.

1) 영업기획: 담당지역 매출 30% 증대

분기별 영업 기획서 작성 업무가 있으며, 분기 말에 실적을 분석하며 진행합니다. 12월에 마감하는 연간 영업 기획서는 지난 1,2,3분기 자료를 바탕으로 더 종합적인 분석을 합니다.

2) 고객관리: 클라이언트 50개 신규 확보

상시로 이루어지며 분기별 분석을 통해 인사이트 도출이 필요합니다. 인사이트를 다시 신규 클라이언트 확보에 활용합니다.

3) 행사 운영: 행사 X, 행사 Y 홍보 효과 증대

올해 담당하는 영업 관련 행사는 3월, 9월에 예정되어 있습니다. 3월 행사 X는 소규모 이므로 한 달 전부터, 9월 행사 Y는 글로벌 규모의 행사이기 때문에 3달 간의 준비가 필요합니다.

(2) 단계와 순서 정하기

3인칭으로 연간 흐름을 파악했다면, 이제 주요 업무 별 이정표, 즉 하위 목표와 순서를 정할 차례입니다. 고객관리 업무의 연간 목표인 "50개 신규 고객 확보"를 위해서 중간 지점 별로 달성해야 할 하위 목표를 정해볼게요.

예를 들어, 1분기에는 본인이 담당하고 있는 행사 X와 연계하여 클라이언트 범위를 넓히는 하위목표를 세울 수 있습니다. 2분기부터 신제품 출시를 활용하여 공격적으로 고객을 확보하되 기존 고객의 의견을 수용하며 관계를 유지합니다.

3분기에는 9월에 예정된 글로벌 행사 Y에 다수의 신규 병원 관계자를 초대합니다. 4분기에는 신제품 홍보 외에 명확한 하위 목표가 없는 상태로 추가 설정이 필요합니다. 실제 업무를 진행하면서 각 이정표와 그 순서가 적절한지 검증하며, 필요에 따라 수정하면 됩니다.

영업기획과 행사 운영 업무도 마찬가지 방법으로 구체화해볼 수 있습니다. 분기별 구분을 했지만, 일의 크기와 목표에 따라 월 별, 주별로 구분할 수도 있습니다.

일의 흐름이 중요한 이유

팀장이나 프로젝트 매니저가 아니면 프로젝트를 관리하지 않는다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 기업에 속해 업무 하는 분들은 크고 작게 모두 이 프로젝트성 성격의 업무를 하고 있습니다.

일의 흐름은 연차가 쌓일수록 중요해집니다. 사회 초년생 때에는 주어진 일을 빠르게 해결하는 것이 먼저지만 더 큰 문제를 해결하려면 문제의 본질과 흐름을 이해해야 합니다.

일의 크기, 목적, 우선순위, 흐름까지 이해했다면, 이제부터 일의 목적에 대해 고민해 볼 차례입니다. 본격적으로 회사와 나의 목적을 조율하는 단계, 알아볼까요?

일의 목적으로 넘어가기 전, 이전 글을 다시 한번 보고 갈까요?