중요성X긴급성으로 우선순위 정하기: 일의 순서

어떤 녀석부터 손 봐줄까

퍼내는 물보다
차오르는 물이
더 많을 때는
어떻게 해야 할까

새로운 일을 시작할 때는 누구나 버겁습니다. 내가 해결할 수 있는 일보다, 쏟아지는 일이 많기 때문이죠. 이런 상황에서 무작정 일을 하면, 성과는 잘 안 나고 효율성이 떨어집니다.

일의 크기(구조화)와 일의 내용(목표)을 파악했다면, 어떤 것부터 시작할지 정하는 단계입니다. 만들고 싶은 요리(구조화)를 정하고 필요한 재료(목표 설정)를 준비한 다음, 어떤 재료부터 손질할지 정하는 것처럼 일의 순서, 우선순위를 정하는 거죠.

1. 시간관리의 고전, 아이젠하워 매트릭스

업무 우선순위를 정하기 위해 일을 중요성과 긴급성의 매트릭스로 구분할 수 있습니다.

중요성과 긴급성의 두 기준에 따라 구분한 틀을 아이젠하워 매트릭스라고 합니다

1) 중요하고 긴급한 일

반드시 실행해야 하며, 기한이 얼마 남지 않은 일을 뜻합니다. 1순위로 당장 실행(DO)해서 문제를 해결해야 합니다. 내일 마감인 기획 보고서, 다음 주 예정인 행사 등이 이 영역에 해당합니다.

2) 중요하지만 긴급하지 않은 일

기한이 조금 더 남은 중요한 업무로 1번 영역(중요하고 긴급한 일)을 끝내는 대로 계획 및 결정(DECIDE) 해야 합니다. 3개월 이상 남은 대형 프로젝트, 업무 역량을 키울 수 있는 장기 프로젝트 등을 예로 들 수 있습니다.

일반적으로 1번 영역을 최우선 순위로 두곤 하는데, 중요하지만 긴급하지 않은 일에 시간을 확보해야 합니다. 2번 영역에 일정 시간을 투자해야 더 효과적으로 성과를 만들 수 있고, 결과적으로 긴급한 일(1번 영역)도 줄일 수 있기 때문입니다.

3) 중요하지 않고 긴급한 일

중요하지 않지만 급하게 처리해야 하는 일로, 일부는 다른 사람에게 위임(DELEGATE)하는 것이 필요합니다. 마감 직전의 자잘한 업무나 예상치 못한 긴급한 일 등이 3번 영역에 해당합니다. 위임 전략이 불가한 경우(직급이 낮거나 도움을 청할 구성원이 없음), 업무 프로세스 개선을 생각해 볼 수 있습니다.

4) 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일

성과를 만드는데 도움이 되지 않는 일로, 조직 내 합의를 통해 삭제(DELETE)하는 것이 효과적입니다. 생산성 없는 회의나 의미 없는 잡무 등이 이 영역에 해당합니다.

2. 아이젠하워 매트릭스 적용

지금 당장 해야 할 업무 목록을 적어보고, 중요성X긴급성 매트릭스에 배치해 봅시다.

① 4분기 기획안 작성

② 2022년 연간 기획안 작성

③ 고객관리 보고서 작성

④ 고객 A방문

⑤ 고객 B방문

⑥ 행사 X 홍보전략 보고

⑦ 행사 X 운영 계획 공유

1) 중요하고 긴급한 일

① 4분기 기획안 작성은 영업 기획자로서 중요하며 마감기한이 하루 남았기 때문에 긴급한 업무입니다.

④ 고객 A방문은 일반적인 고객 방문과는 다르게 신규 의료기기 홍보를 할 수 있으므로 중요합니다.

2) 중요하지만 긴급하지 않은 일

② 연간 기획안은 업무의 기본 틀이 되므로 가장 중요한 업무입니다. 아직 기한이 남아있을 때 다각도로 고민하고 완성도를 높여야 합니다.

⑥ 행사 X는 글로벌 규모의 행사로 파급력이 크기 때문에 시간을 들여 홍보 전략을 수립해야 합니다.

3) 중요하지 않고 긴급한 일

③ 고객관리 보고서는 루틴으로 하는 업무지만, 매번 급박하게 발생하므로, 개선이 필요합니다.

⑤ 고객 B 방문은 급한 요청으로 진행해야 하지만, 자주 생기는 소프트웨어 오류로 인한 요청이므로 중요도가 낮습니다.

4) 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일

⑦ 행사 X 운영 계획 공유는 구성원과 형식적으로 정보를 나누는 업무이기 때문에 행사 직전에만 진행해도 됩니다.

3. 중요성과 긴급성의 맥락

중요도와 긴급성의 기준에 따라 일의 우선순위를 정하면 어느 정도 업무를 해낼 수 있습니다. 하지만 여기에 두 가지 맥락을 보완한다면, 더 효과적인 업무 환경을 만들 수 있습니다. 바로 중요한 업무를 확보하고, 긴급한 일을 줄이는 것입니다.

1) 중요성: 중요한 일 확보하기

일의 목표 글에서 과업과 목표를 구분한 것처럼, 회사 일 중에서 중요한 것, 즉 목표 달성에 도움이 되는 업무를 하고 있는지 생각해 봐야 합니다. 중요하지 않고 긴급한 일(3번 영역)만 많다면, 목표 설정의 단계로 다시 돌아가서 업무를 정리할 필요가 있는 거죠.

단순히 구분하는 것을 넘어서 상황에 따라 중요한 업무를 찾고 밀도를 높이는 것입니다. 이 작업이 익숙해지면, 나중에는 회사의 중요성과 나의 중요성을 조율할 수도 있습니다(이 내용은 "일의 목적"에서 더 자세히 알아볼게요.)

중요한 일을 확보하기

2) 긴급성 맥락: 처음부터 급하지 않게 만들기

중요한 일을 확보했더라도, 긴급한 업무가 계속되면 개인과 조직 모두에 피로감이 쌓이고 생산성 저하, 번아웃 등의 부정적인 결과가 나타납니다. 이를 해결하기 위해서는 두 단계를 거쳐야 합니다.

먼저 일의 흐름을 예측한 다음, 업무 프로세스를 개선하는 겁니다. 업무 프로세스를 개선하는 방법은 "일의 방법"에서 자세히 알아보도록 하고, 다음 글에서 먼저 일의 흐름을 예측하는 법에 대해 소개해드릴게요.

급하지 않도록 만들기