37. 미래의 업무 환경, 하이브리드 워크
갑자기 스마트워크 시대가 열리다
신종 코로나 바이러스 판데믹 이전 한국은 스마트워크의 긍정적인 부분에도 불구하고 확산을 저해하는 수많은 요인들에 대한 연구가 많았습니다. 정부와 학계는 법과 제도의 미비, 기술에 대한 적응, 보안, 관리자들의 무관심, 소외감, 수직적인 문화 등과 같은 저해 요인을 인식하고 극복하기 위한 방안을 고민하였습니다.
그러나, 2020년 신종 코로나 바이러스 판데믹 이후 한국의 수많은 기업들이 스마트워크를 도입하였습니다. 기업과 직원들은 제대로 준비가 되지 않은 상황에서 반강제적인 이동근무와 재택근무를 시작하였습니다. 그러나 예상과 달리 재택근무를 중심으로 한 스마트워크는 잘 정착하였습니다. 몇 년 전부터 SaaS (Software as a Service) 기반의 클라우드 서비스가 광범위하게 퍼져있었고, 많은 직원들이 사용법에 익숙해져 있었기 때문입니다. 또한, 흩어져 있는 직원들이 서로 협업할 수 있도록 지원한느 클라우드 기반의 협업 솔루션은 무료 또는 소정의 월정액으로 사용할 수 있었습니다. 재택근무 초창기에 수많은 우려와 보안에 대한 염려는 사라지고, 1년 넘게 아무런 보안 문제없이 잘 사용하고 있습니다.
돌이켜보면, 2001년부터 정부차원에서 '전자정부 구현을 위한 행정 업무 등의 전자화 촉진에 관한 법률'을 제정하면서 공공기관 스마트워크를 장려하였고, 2010년 '스마트워크 활성화 전략'을 발표하였고, 세종시로 정부청사가 이전하면서 스마트워크 센터를 주요 도시에 구축하였습니다. 지난 20년간 제대로 정착하지 못했던 스마트워크는 신종 코로나 바이러스로 인해 기업과 공공기관의 업무 환경 패러다임을 한순간에 바뀌었습니다.
하이브리드 워크 시대로 진입하다
재택근무 시행 초기에 일시적인 근무형태라고 여겼지만 신종 코로나 바이러스 판데믹이 장기화되면서 새로운 근무 형태로 자리잡았습니다. 기업도 직원도 스마트워크 이전으로 돌아가길 원하지 않습니다. 실제로 재택근무를 하는 직원들은 생산성은 저하가 거의 없었고, 업무의 성격에 따라 직원들은 더 높은 생산성을 발휘하였습니다.
그러나, 재택근무 중심의 스마트워크 환경에 새로운 문제가 대두되었습니다. 재택근무자들이 업무 만족도는 시간이 지날수록 저하되었고, 재택근무자들은 사무실 출근을 원하기 시작했습니다. 여러 설문조사에서 직원들은 재택근무만을 원하거나 사무실 근무만을 원하지 않았습니다. 많은 직원들이 주 1-2회 정도 또는 주 2~3회 정도의 재택근무를 선호하였습니다. 직원들은 완전한 재택근무를 선호하지 않았습니다.
하이브리드 워크란 무엇인가?
스마트워크는 언제 어디서나 기기에 상관없이 일할 수 있는 업무 환경입니다. 시간에 구애받지 않고 장소에 구애받지 않고 사용하는 기기에 구애받지 않는 업무 환경입니다. 스마트워크의 연장선상에서 하이브리드 워크는 직원이 업무에 따라 재택근무와 사무실 근무 또는 제3의 근무 방식을 자유롭게 선택하는 근무 환경입니다.
오늘날 직원들은 업무에 따라 재택근무와 사무실 근무를 자유롭게 선택하는 하이브리드 업무(Hybrid Work)를 선호합니다. 기업이 재택근무 또는 사무실 근무 중 하나에 집중하는 것이 아니라 모든 종류의 업무 환경을 지원해야 합니다. 바야흐로 하이브리드 워크 시대로 진입한 것입니다.
하이브리드 워크는 재택근무와 사무실 근무를
업무에 따라 자유롭게 선택하는 것이다.
전통적인 근무 환경 와 하이브리드 근무 환경의 차이점은 시간과 공간의 제약을 벗어나는 것입니다. 가장 이상적인 하이브리드 근무 환경은 언제 어디서나 기기에 상관없이 일할 수 있는 스마트워크 환경을 갖추는 것이지만, 기업에 따라 공간 제약이나 시간 제약만을 선택적으로 해제할 수 있습니다. 시간 제약만을 벗어나는 것을 유연 근무제라 하고, 공간 제약을 벗어나는 것을 재택근무라 합니다.
하이브리드 워크의 핵심, 사무실이 변하다
스마트워크 업무 환경에서는 사무실의 크기를 축소하고, 스마트워크 센터와 같이 위성 사무실을 이용하는 형태를 구상했지만, 하이브리드 워크 환경은 새로운 관점을 요구합니다. 직원들은 재택근무, 사무실 근무, 이동 근무 등을 업무에 따라 선택적으로 사용하길 원하고, 근무 환경에 상관없이 업무에 대한 제약이 없어야 합니다.
하이브리드 워크 환경에서 팀원의 절반은 사무실이 아닌 다른 곳에 있을 것입니다. 사무실 근무자들은 재택 근무자와 협업을 원하고, 재택 근무자는 사무실 근무자와 동일한 업무 환경과 협업을 원합니다. 사무실은 축소되는 것이 아니라 새롭게 협업을 일으키는 베이스캠프의 역할을 할 것입니다.
따라서, 전통적인 사무실은 하이브리드 워크 환경을 지원하기 위한 형태로 바뀌어야 합니다. 몇 가지 주요한 변활르 짚어봅니다.
1) 영상 회의 장비의 확대
하이브리드 워크 환경에서 팀원들의 절반은 재택근무를 하고, 절반은 사무실 근무를 합니다. 또한, 직원들이 자신의 자리에서 또는 삼삼오오 모여 이야기를 할 수 없습니다. 직원들이 전통적인 업무 방식과 동일한 생산성을 유지할 수 있는 방법은 원격의 직원과 손쉽게 연결할 수 있는 영상 회의실이 많이 필요합니다.
2) 허들룸의 증가
보통 5명 이하의 직원들이 모여 소규모 팀을 이루고, 10명 내외의 직원들이 모여 한 부서를 이룹니다. 다시 부서들이 모여 좀 더 큰 조직을 만듭니다. 전통적인 사무실 근무 환경에서 모든 팀원들은 사무실에 있습니다. 큰 회의실에 빼곡히 모인 직원들이 팀장의 연설에 귀를 기울이는 전경은 낯설지가 않습니다.
하이브리드 워크 환경에서 직원들의 절반은 사무실에 없습니다. 따라서, 기존의 대형 회의실을 작은 여러 개의 회의실로 나눕니다. 20명이 모이는 회의실보다 3-4명이 모이는 4개의 회의실이 더 효과적입니다.
3) 1인 또는 2인실의 증가
전통적인 사무실 근무 환경에서 전화 통화나 전화 회의가 옆사람의 업무를 방해하기 때문에 직원들은 전화부스를 찾거나 조용한 곳으로 옮겨서 장시간 통화를 이어갑니다. 또한, 전통적인 사무실 근무 환경처럼 직원들이 삼삼오오 모여 의견을 나누고 각자 자리에서 정보를 교환할 수 없습니다. 상대방이 사무실에 없기 때문입니다.
1인 또는 2인이 들어갈 수 있는 소규모 회의실이 필요합니다. 전통적인 근무 환경에서 혼자 회의를 한다는 것을 상상할 수 없지만, 하이브리드 워크 환경에서 비일비재하게 일어납니다. 자리에서 장시간 통화를 할 수 없기 때문에 1인실 또는 2인실의 요구는 크게 증가합니다.
4) 만남의 공간, 카페의 확대
재택근무자들이 사무실에 출근하는 이유는 직원들과 회의를 하고 대화를 하기 위해서입니다. 조용히 자신만의 업무에 집중은 사무실 근무보다 재택근무가 효과적입니다. 전통적인 업무 형태에서 탕비실은 좁고 사람들이 머물 수 없는 공간이었지만, 하이브리드 워크 환경에서 탕비실은 카페로 바뀝니다. 직원들이 좀 더 머물고 서로 이야기를 하며 창의적인 아이디어를 생산할 수 있도록 합니다.
5) 자율 좌석제의 확대
사무실은 일하는 곳이 아니라 협업하는 공간입니다. 같이 협업하기 위해 출근한 직원들이 각자의 정해진 자리에서 일을 한다면 사무실에 출근한 목적을 달성할 수 없습니다. 직원들은 그날의 업무에 따라 한 곳에 모여 쉽게 의견 교환을 할 수 있도록 지원하기 위해 기업은 자율 좌석제를 선택합니다.
6) 온라인과 오프라인 업무의 조화
하이브리드 업무 환경에서 직원들은 온라인과 오프라인의 차이점을 느끼지 못합니다. 모든 커뮤니케이션 시스템은 서로 연결되어 있기 때문입니다. 상황에 따라 사무실 근무 환경은 오프라인 업무 환경뿐만 아니라 온라인 근무 환경도 지원 가능해야 합니다.
7) 클라우드 중심 업무 환경
전통적인 업무 환경에서 최적의 업무 환경은 사무실에 있는 직원들의 업무를 지원하기 위해 모든 업무 지원 시스템이 사무실에 있었습니다. 하이브리드 업무 환경에서 직원들은 사무실뿐만 아니라 집 그리고 휴가지에 있습니다.
신종 코로나 바이러스 판데믹 하에서 기업들은 클라우드의 장점을 십분 활용하였습니다. 직원들이 갑자기 재택 근무를 시작해도 문제가 없었던 이유는 시장에 나와 있는 값싼 또는 무료의 클라우드 서비스 때문입니다. 클라우드 기반 서비스는 매우 적은 비용으로 시스템을 구축 없이 바로 사용할 수 있습니다.
업무가 사무실에서는 원활하지만 가정에서 느리고 불편하다면 직원들은 사무실에 다시 모일 것입니다. 업무 지원 시스템을 클라우드 기반으로 전환하여 직원들은 언제 어디서나 동일한 접속 환경을 제공해야 합니다.
하이브리드 워크의 개념은 계속 확장한다
하이브리드 워크는 개념을 만들어가는 단계입니다, 스마트워크가 원격 근무환경에 집중했다면, 하이브리드 워크는 사무실 근무 환경에 집중합니다. 다시 말해 스마트워크가 스마트 홈에 관심을 기울였다면, 하이브리드 워크는 스마트 오피스에 관심을 기울입니다. 하이브리드 업무를 지원하는 하이브리드 워크플레이스라는 개념이 사무실에 집중하는 이유이기도 합니다.
하이브리드 워크 환경은 모든 업무 환경을 연결합니다. 온라인과 오프라인, 사무실 근무와 재택근무, 휴가와 업무 (워케이션) 등입니다. 특히, 네이버 라인은 한 달 이상의 장기 원격 근무를 가정이 아닌 휴가지나 다른 곳에서 일할 수 있도록 할 계획으로 하이브리드 워크라고 명명합니다. 휴가와 업무를 결합한 워케이션도 하이브리드 워크의 범주에 들어옵니다.
미래의 업무 환경은 하이브리드 워크입니다. 기업이 업무 환경을 결정하는 것이 아니라 직원이 자신의 업무에 맞는 업무 환경을 선택하는 것입니다.
미래는 기업이 업무 환경을 결정하는 것이 아니라
직원이 자신의 업무에 맞는 업무 환경을 선택한다
