창업가의 하루 일과, 미팅 (3)-미팅 리마인드
This is a gentle reminder of our meeting
“This is a gentle reminder of our meeting on 7/17, at OO school.”
미팅을 하기로 한 거래처에서 리마인드 메일을 받았는데, gentle이란 표현을 쓰는 것을 보고 처음엔 좀 의아해 했다. 왜 굳이 ‘gentle reminder’라고 표현할까? 혹시 내가 닥달한다고 느낄까 봐 걱정스러웠나 싶었다. 하지만 이후 여러 차례 미팅을 할 때마다 상대방이 이 표현을 자주 쓰는 것을 보면서 의례적으로 쓰는 표현이란 것을 알게 되었다. ‘gentle reminder’ 매우 정중하게 표현하고 싶을 때 쓰는 표현이니 혹 간지러운 표현을 잘 못하시는 분들이라면 빼도 무방하다.
미팅을 잡은 후에 서로 간에 리마인드를 주고 받는 것은 하나의 미팅 매너이다. 스케줄러 툴을 쓴다면 자동발송을 활용하도록 하고, 발송 시간은 하루 전으로 하는 것이 가장 좋다.
<미팅이 잡힌 뒤 쓸만한 유용한 표현>
This is a gentle reminder of our meeting on 날짜, at 장소
날짜, 장소에서 있을 미팅 리마인더입니다.
Please see the agenda below for today's meeting.
오늘 미팅 아젠다를 아래 (링크에서) 확인해주세요.
*첨부파일일 경우 see the attached agenda for 라고 써주기. 그리고 첨부파일 까먹지 말기!
Due to a family emergency, I won’t be able to make the meeting on 날짜. Could we reschedule?
Due to an unexpected event, I won’t be able to make the meeting on 날짜. Could we reschedule?
갑작스레 일이 생겨 스케줄을 변경해야 합니다.
(변경 사유를 꼭 말할 필요는 없지만 의례적으로 넣어준다. 그리고 8-90%의 사유는 family emergency다.)
We’ve invited _____ from our team to join the meeting.
팀원 OO 씨도 함께 조인할 예정이다.
If it’s okay with you can we invite _____ from our team to join the meeting?
당신이 괜찮다면 우리팀 OO도 미팅에 초대해도 될까요?
<미팅 리마인더 샘플 이메일>
Hello Jamie,
This is a gentle reminder of our meeting on Friday, July 15th, 2022 at 3 PM (PT). We’ve invited Sujin from Marketing to join the meeting. Please see the agenda below for the meeting.
[Meeting Agenda Link]
If there are any additional items you would like to discuss, let me know.
I look forward to our meeting.
Best regards,
OO
간혹가다가 미팅에 상대방이 나타나지 않는 경우가 있다. 이럴 땐 과감하게 전화를 해주자. 전화가 안된다면 가볍게 아래와 같이 이메일을 보내자.
"Hey, I'm waiting for you at the meeting link now. Let me know if something came up or if you need to reschedule. "
지금 미팅 링크에서 기다리고 있어요. 무슨 일이 생겼거나 스케줄을 다시 잡아야 한다면 꼭 알려주세요. 이런 이메일을 보낸 적도 받은 적도 있는 사람으로서 이 말을 꼭 남기고 싶다. 사업은 인간이 하는 일 - 이해합니다. 그리고 이해해주셔서 감사합니다.
