기획서, 계획서 작성은 왜 어려울까

비즈니스 문서 구분하기

계출 문서 VS 기획서

보고서, 기획서, 제안서 등 업무에서 사용하는 문서의 종류는 다양한데요. 이것들을 '계출 문서'와 '기획서'로 구분할 수 있습니다. 

계출 문서: 사실을 기록한 문서

기획서: 생각을 정리한 문서

계출 문서는 일정한 포맷, 템플릿, 양식이 주어진 빈칸에 발생하거나 발생하도록 적는 문서라고 보시면 되겠습니다. 지출결의서, 인보이스, 출장 보고서, 주간 보고서, 업무 보고서 등이 해당되겠고, 점검일지나 시말서도 이에 해당하는 문서라고 할 수 있습니다. 계출 문서는 사실을 기록한 문서이기 때문에 간결하고 명확하게 적어야 합니다. 또한 문서의 작성법이나 단어도 회사의 고유 관행에 따라 작성해야 하죠. 

기획서는 현재 존재하지 않는 사업이나 제도 또는 업무 개선을 위해 제안하는 문서입니다. 계획서, 제안서라고 부르기도 하는데요. 기획서, 제안서 보다 계획서라는 문서가 조금 더 정교하게 계획된 문서의 이미지를 가지고 있습니다. 

[계출문서]

    사실을 기록한 문서  

    간결하고 명확해야 함  

    작성법 및 용어는 회사의 관행에 따름  

예시) 지출결의서, 인보이스, 출장 보고서, 주간 보고서, 업무 보고서, 안전점검일지, 청소 일지, 시말서 등

[기획서]

    생각을 정리한 문서  

    새로운 사업이나 제도를 창안하거나 개선을 위해 작성  

    또는 문제점 해결을 위해 작성하는 문서도 해당됨  

    사업 기획안, 사업제안서, 사업계획서, 신상품 개발 계획서, 마케팅 계획서, 자금 운용 계획안, 경영 계획안, 교육, 연수 계획, 행사 기획서 등

기획서&계획서

정부에 제출하는 계획서를 기획서라고 부르진 않습니다. 주로 사업계획서라고 부르죠. 둘의 뉘앙스는 확실히 다른데, 명확하게 구분해서 설명한 표준이나 법령이 있는지는 잘 모르겠습니다.

어디 기획서, 무슨 기획서라고 하면 특정한 양식이 없는 경우가 많습니다. 창의적인 과정이라 그렇다고 보면 되겠습니다. 누군가를 설득하기 위해서 자세하고, 정확하고, 검증된 것만 필요한 건 아니거든요. 글 몇 자와 한 장의 그림으로도 필요성을 이해시킬 수도 있습니다. 직관적이게 말이죠. 

하지만 계획서는 다릅니다. 타당성과 실현 가능성을 가능한 정성적이고 정량적으로 보일 수 있어야 합니다. 구체적인 계획을 보여야 하죠. 그래서 계획서 작성은 숙달되지 않고는 어렵습니다. 직관적으로 '사업이 가능하겠다'와 계획적으로 '어떻게 진행하면 되겠다'라는 완전히 다른 일이죠. 사업을 진행함에 있어 기획과 운영이 다르게 진행되는 것처럼 말이에요. 

기획서&계획서 왜 작성하기 어려울까?

기획서나 계획서를 왜 쓰겠습니까. 당연히 누군가를 설득하기 위해 쓰겠죠. 사람을 설득하는 게 어디 쉬운 일인가요. 그것도 돈이 걸려 있다면 더 그렇겠죠. 오죽하면 투자자들 사이에선 돈이 있어도 투자해 줄 기업이 없다는 말이 나오겠어요. 

기획서는 나의 생각을 상대에게 이해시키기 어렵다는 문제가 있습니다. 아무리 좋은 아이디어가 있어도 상대가 이해하지 못하면 끝인 거죠. 그래서 상황에 따라 기획서도 계획서와 같이 구체성이나 실현 가능성을 보여야 하는 경우도 있습니다. 한데 또 그게 너무 지루하면 안 됩니다. 상대를 집중시킬만한 전략이 있어야 한다고 할 수 있겠네요. 기획서 작성에 대해 설명하는 콘텐츠들을 보면, 무엇을 작성해야 하는지 보다 어떻게 작성해야 하는지를 설명하는 이들이 많습니다. 상대를 설득시킬 수 있는 방법들을 설명하죠. 내용은 조금 부족해도 상대를 설득할 수는 있습니다. 상황에 따라 차이는 있지만, 프레젠테이션 상황이라면 말과 보조자료를 함께 활용하기에 충분히 언어적인 것으로도 설득할 수 있거든요.

계획서는 상세하고, 구체적이어야 합니다. 배경, 필요성, 전략, 일정 계획, 자금 운용 계획 심지어 필요에 따라 인력 충원이나 활용계획에 대해서도 작성해야 합니다. 사업 초기에 간과할 수 있는 홍보/마케팅 전략이나 판로 계획까지도 말이에요. 예전엔 정부 지원금을 받기 위한 사업계획서에서는 홍보나 판로를 그렇게 중요하게 보지 않던 시기도 있었습니다. 정부 지원금은 주로 연구개발 비용을 지원받기 때문에 연구 성과를 더 중요하게 생각했기 때문입니다. 하지만 궁극적인 목표는 결국 연구 개발 결과를 통한 수익창출인 이유인지 최근에는 사업화 실적을 중요하게 보는 사업이 많아지고 있습니다. 어쩌면 연구 개발이라는 껍데기를 쓰고 지원금으로만 운영하는 회사를 쳐내기 위한 방도일지도 모르겠습니다. 어쨌거나 계획서 작성이 어려운 건 생각을 일목요연하게 표현해야 한다는 데 있습니다. 제 경험상 이걸 잘 쓰는 재능은 없습니다. 누가 조금 더 빨리 이해하고 못 하고의 차이는 있겠죠. 하지만 계획서를 잘 쓰는 능력은 오롯이 경험과 노력입니다.

개인적인 생각

현장 경험이 많으신 분과 일을 해보면 잘 작성하진 못해도 무엇이 필요한지는 아는 분들이 있습니다. 그러니까 기획서나 계획서가 업무와 동떨어진 다른 스킬이 아니라는 거죠. 업무를 수행하는 과정에서 필요에 의해 발생한 내용들을 논리적으로, 상대가 이해할 수 있게 글로 써내는 것입니다.

약간은 철학적?으로 접근하자면. 예체능은 주로 타고난 신체능력을 사용합니다. 그러니까 태어나면서부터 주어진 능력이 많은 부분을 차지한다는 말입니다. 하지만 일이라는 건 사람이 만들었습니다. 인간사에서 필요하다고 생각해서 만든 거죠.  물론 그런 사회적인 논리에 더 잘 적응하는 사람이 있을 순 있습니다. 하지만 이건 가지고 태어났다기보단 후천적으로 노력해야 하는 부분이 더 많다는 말입니다.

그런 면에서 비즈니스 문서 작성은 누군가가 잘 작성한 것을 보고 따라 하거나 가이드를 받는 것이 능력을 키우는데 많은 도움이 됩니다. 우리가 선천적으로 가진 직관성에 의존해서는 능력을 키우기 힘들다는 말이 되겠네요.