업무 성과를 돋보이게 하는 프레젠테이션 Tip
생텍쥐페리의 작품 <어린 왕자>에서 별을 발견한 과학자 이야기가 나온다. 어린 왕자가 살았던 소행성 B612을 발견한 한 과학자가 터키 전통 의상을 입고 나와 발표를 할 때는 그 사실을 사람들이 믿지 않았지만 11년 뒤에 양복을 입고 같은 발표를 하니 믿었다는 이야기다. 슬픈 이야기지만 발표 내용만큼 사람들은 발표 배경으로 발표를 받아들이는 것은 지금도 그렇다. 직장이나 사회에서 프레젠테이션을 할 때 내용만큼 잘하기 위한 배경을 만드는 기술이 필요하다는 이야기다. 일을 잘해 놓고 말을 잘 못해서 성과를 그대로 인정받지 못하는 사례가 얼마나 많은가? 프레젠테이션을 잘하기 위해 어떤 기술들이 필요한지 살펴보자.
1. 복잡하게 만들지 말자
프레젠테이션을 보는 사람의 머리가 복잡해지지 않는 것이 좋다. 애플(Apple) 같은 글로벌 기업의 연례 프레젠테이션을 보면 지나치도록 단순한 장표 구성을 하고 있다. 하나의 키워드, 하나의 이미지 같이 보는 사람이 한 번에 하나의 메시지만 볼 수 있도록 의도적으로 단순화시킨다.
‘64%’, ‘1 Billion’, ‘Free’, ‘$199’
한 장표에 각각 하나씩만 들어가 있다. 청중들이 발표를 들을 때는 대부분 배경 지식이 발표자에 비해 너무도 없다. 그래서 발표자는 마치 아이들에게 구연동화를 읽어주는 것처럼 하나의 흐름으로 메시지가 복잡하지 않게 구성하는 것이 필요하다. 한 장표에 하나의 메시지만 넣는 것이다.
1 페이지 : OOOO을 통해 기존 방식대비 원가 OO%를 절감했습니다.
2 페이지 : 핵심 방법은 OOO 기법을 현장에 맞게 OOO으로 적용한 것입니다.
3 페이지 : OOO 기법 핵심인 OOO을 하기 위해 OOO을 주 3회 진행했습니다.
…
이렇게 할 이야기를 한 줄로 각각 만들어 두괄식으로 페이지 구성을 하는 것이 명확한 메시지를 전달하는데 도움을 준다. 뼈대를 먼저 정리한 후 세부적인 살을 붙여야 복잡하고 헷갈리는 발표를 하지 않게 되는 것이다. 이왕이면 애플의 프레젠테이션처럼 숫자로 설명하면 더 명확하게 설명할 수 있다. 말주변이 정말 없다면 각 페이지별로 정리한 메시지부터 읽고 몇 줄 더 곁들여 말하는 것만으로도 핵심을 놓치지 않고 간결하게 말할 수 있게 된다.
2. 신뢰도 높은 권위를 인용하자
프레젠테이션의 본질은 신뢰를 얻는 것이다. ‘내가 잘했다’가 프레젠테이션의 결과가 아니라 ‘당신의 발표를 인정한다’가 결과가 되어야 하므로 듣는 이의 신뢰를 이끌어낼 수 있는 장치들을 활용하는 게 효과적이다.
권위가 있는 자료를 인용하는 것이 한 방법이다. 유명한 학술지, 업계 선도 기업에서 활용하고 있는 기술을 가져와 적용하고 그것을 설명하는 것은 듣는 이 대부분의 의심을 풀어버린다. 나의 신뢰가 비록 부족하더라도 더 많은 신뢰를 갖고 있는 사례를 등에 업고 말하는 것이다.
“OOO에 따르면 해당 방식으로 최대 OO% 생산성이 향상된 보고가 있다고 합니다:”
“OOO에서 소개된 OOO 기법을 현장에 적용할 때 …”
아무리 좋은 이론과 기법이라도 작업 현장에 맞게 적용해서 실제적으로 바꾼 과정을 소개하지 않는다면 신뢰를 얻기 힘들 것이다. 그래서 실행 과정은 최대한 자세하게 소개하고 과정에서 모은 사진이나 영상 등을 함께 첨부하는 것도 발표의 집중을 높이면서 신뢰를 얻는 좋은 방법이다.
3. 핵심은 돈과 비전을 설명하는 것이다
아무리 프레젠테이션 구성이 어설프고 말을 잘 못해도 해당 내용이 성과가 뛰어났다는 점을 중심으로 설명하면 절반 이상은 성공이다. 결국 사람들이 듣고 싶어 하는 것은 과정의 혁신과 디테일한 노력도 있겠지만 결국은 비즈니스 임팩트이다. 모든 메시지의 처음과 끝은 돈이 된다는 것을 향하고 있어야 한다.
“OOO을 통해 연간 O억 원의 절감 효과가 있었습니다.”
“품질의 핵심 지표인 OO은 OO% 상승하지만 생산성은 향상하면서 이익은 OO% 증가하였습니다.”
스타트업 대표들이 IR을 하는 현장에 가보면 혁신적인 기술이나 인재 구성을 이야기하기도 하지만 정점은 역시 기대 효과를 설명하는 부분이다. 얼마만큼의 매출과 이익을 만드느냐가 비즈니스에서는 근본적인 내용이기 때문이다. 품질을 혁신한 사례를 토대로 얼마나 기여했는지, 추진의 배경에는 이런 정량적인 문제의식을 해결하기 위해 진행하게 되었는지 등을 설명하면서 공헌의 크기를 설명한다면 효과적인 주목을 받을 수 있다.
정량적인 성과뿐 아니라 ‘환경 친화 경영’, ‘안전 최우선 경영’ 등 보다 큰 범위의 효과를 설명하는 것도 좋다. 단일 사례의 효과에서 회사와 산업계의 비전을 제시하는 효과 제시는 실제 진행한 것 이상의 임팩트를 듣는 사람들에게 전달할 수 있다.
청자의 입장을 고려한 PT
이렇게 본다면 프레젠테이션을 앞두고 고려해야 할 것이 많다고 생각할 수도 있지만 결국 본질은 듣는 사람이 듣고 싶어 하는 메시지를 주는 것이다. 트렌드의 변화에 따라 가장 중요하게 생각하는 주제가 있다면 그것에 맞게 구성하는 것도 방법이다. 같은 일을 해도 이것을 ‘생산성 향상’으로 볼 지 ‘에너지 절감’으로 볼 지는 관점에 따라 다를 수 있다. 사람들이 주목하는 주제가 있다면 내용을 재구성해서 효과를 설명해 본다면 기대 이상의 프레젠테이션이 되리라 확신한다.
<품질 그리고 창의> '23년 10월호 '소통의 기술' 코너에 게재한 칼럼입니다.
