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매거진 꾸준히 쌓이는 IT 서비스 기초

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by Human Centered Innovator Oct 21. 2022

리서치 자료와 정보는 어떻게 저장•활용할까

소소하지만 쌓이면 미래가 완벽해지는 비즈니스 & 서비스 기초 #5

리서치 활동을 통해 정보를 찾는 것만큼 해당 자료를 어떻게 보관하고 사용할지 고민할 필요가 있습니다. 적절한 활용이라는 측면에서는 더 많은 선택지를 두고 어떤 방법을 실행할지 생각해야 합니다.

다만 리서치 방법론에 따른 조사 활동과 비교해 리서치 내용을 보관하고 사용하는 방법은 개인의 습관과 취향에 더 많은 영향을 받는 것 같습니다. 누군가는 모바일 기기를 사용하는 것이 가장 편하겠지만 모두에게 최적의 방법은 아닐 겁니다.

그렇다 보니 이 글에서도 바로 이것이 정답이라며 선언하 듯 안내하지는 않습니다. 대신 시행착오를 줄이고 도움이 될 수 있는 내용을 디바이스 중심으로 다룹니다. 리서치 활동 등을 통해 확보한 자료를 어떻게 보관하고 활용할지 함께 생각해 봅시다.

대부분 가장 쉽고 빠른 방법은
여전히 손과 필기구

정보를 저장하고 활용하는 접근성 좋은 방법의 첫 번째는 무엇일까요? 모바일 디바이스가 생각날 수도 있겠지만 그보다는 대부분 손이 먼저일 겁니다. 디지털 기반의 프로토타입 툴이 다양하게 등장했고 활용되고 있지만, 그럼에도 구현도가 낮은 페이퍼 프로토타이핑 활동을 중요하게 강조하는 것과 같은 맥락에서 살펴볼 수 있습니다.

종이와 필기구를 가진 손은 가장 자연스러운 활동입니다. 단순히 확인한 정보를 글로 기록할 뿐 아니라 이미지를 자유롭게 묘사하고 갑자기 떠오른 아이디어를 지연 없이 바로 작성할 수 있습니다. 또한 조사 도중 확보한 인쇄물이나 자료 등을 붙이고 꾸밀 수 있습니다.
종이와 필기구의 특징에 따라 더욱 다양한 활용도 가능합니다. 절취선이 있는 옥스포드 노트는 기록한 내용을 쉽게 분리하고 공유할 수도 있고, 포스트잇 노트는 작성 내용을 벽면이나 화이트보드에 자유롭게 붙이고 이동시켜 어피니티 다이어그램 활동으로 손쉽게 연결할 수도 있습니다.

이처럼 자연스러움과 자유로움이 뚜렷한 특징인 종이 형태의 노트와 필기구를 이용해 손으로 기록하여 활용하는 것은 우선적으로 생각해 볼 방법입니다. 무엇보다 노트와 펜을 준비하는 비용이 크지 않아 서둘러 시작할 수 있다는 것 역시 큰 장점입니다.

하지만 오프라인으로 기록된 정보이므로 온라인과 비교해 확장과 공유 측면의 제약이 분명 큽니다. 특히 외부로 내용을 빠르게 이동시키고 다수를 대상으로 확장해야 할 때는 대부분 디지털 도구를 다시 활용하는 경우가 흔합니다.

그리고 손으로 그리는 그림과 아이디어는 나의 관점을 뚜렷하게 반영할 수 있지만, 반면 객관적인 모습 그대로를 짧은 시간에 저장하기에는 한계가 있습니다.

Tip. 어떤 형태의 노트든 각자 선호대로 사용할 수 있지만 프로세스가 필요로 하는 조사 및 분석 활동의 연계 측면이라면 포스트잇 노트 형태가 유리합니다.
미적 선택권은 거의 없고 노트 단위의 정리는 까다롭지만, 분석 활동에서 일반 노트는 포스트잇에 대부분 다시 옮기게 된다는 점에서 효율적입니다.

정보의 수집과 관리 측면의 균형을
반드시 생각해야 하는 노트북

디지털 디바이스를 이용한다고 가정했을 때 글로 기록한다는 부분을 먼저 떠올리면 빠르고 편한 타이핑이 가능하고 다양한 워드 프로그램을 제공하는 노트북의 활용을 생각할 수 있습니다.

노트북은 일체형 자판과 큰 화면을 가지고 있어 글쓰기 활동에 편리합니다. 멀티 태스킹도 손쉬워 글을 쓰며 사전을 찾고 적절한 형태로 초안을 만들어 출력하는 등 정보를 쉽고 빠르게 관리하는 데도 유리합니다. 그리고 빠른 처리 속도와 기기 연결 측면 등에도 장점이 있습니다.

정보 수집 도구는 가급적 필요할 때 자유롭게 가능한지가 중요합니다. 하지만 노트북은 초경량 사이즈의 기기가 나오고 있지만 여전히 접근성 측면에 제약이 분명한 편입니다. 우선 크기와 무게 등으로 소지하고 이동하기 불편합니다. 특히 프로그램을 켜서 사용하는데 시간이 필요하므로 순간적인 아이디어나 정보가 그 시간 동안 휘발되기도 쉽습니다.

그래서 노트북의 단점을 보완하는 방법으로 스마트 디바이스인 태블릿을 중심으로 별도 키보드를 더한 조합을 생각하기도 합니다. 그런데 막상 태블릿과 별도 키보드 조합으로 이용해 보면 어느 정도 보완은 가능하지만 완전한 대체는 어렵다는 것을 느끼게 됩니다. 기기 자체의 특성도 있지만 워드나 스프레드시트 등 활용 프로그램 측면에서 태블릿용이 컴퓨터용에 비해 부족한 경우가 흔합니다.

따라서 텍스트 중심의 내용 정리, 다양한 포맷의 편집, 발표와 인쇄 활동 연계 등이 주요 활동이라면 초경량 노트북이 대부분 더 적절한 방법이 됩니다.

결국 정보의 관리 측면에서는 편리함과 확장성이 뛰어난 만큼 본인이 더 원하는 부분이 무엇인지 고민해야 할 것 같습니다. 이동하는 일이 거의 없고 괜찮은 성능의 초경량 노트북을 사용하는 등 개인별 상황과 도구 확보 측면의 차이를 고려해 판단해야겠습니다.

Tip. 만약 아이디어 스케치와 같은 자유 형태의 기록을 자주 하는 경우는 태블릿과 펜슬 형태의 입력 장치가 훨씬 유리한 편입니다.
그리고 다른 용도로 태블릿을 사용하면서 자료 관리 활동에도 이용하고 싶은 경우라면 키보드 조합으로 사용해 볼만 합니다.

높은 효율성과 확장성을 원한다면
스마트 디바이스와 클라우드 서비스의 연결

최근 사람들의 라이프 스타일을 고려할 때 필요할 때 손만큼 쉽게 꺼내어 활용 가능한 도구가 바로 스마트 디바이스입니다. 바로 스마트폰이나 태블릿 등의 모바일 디바이스를 적절히 활용하는 방법입니다. 모바일 디바이스는 단순히 글을 작성한다는 측면에서 접근하면 앞서 다룬 손의 활용이나 노트북 이용 등에 비해 불리한 부분이 많습니다. 하지만 이미 익숙하게 활용하고 있는 도구의 활용성을 넓힌다는 측면에서 보면 쉽게 접근해 다양한 활동으로 확장시킬 수 있습니다.

스마트 디바이스는 화면은 작지만 촬영과 녹음 등의 활동으로 손쉽게 확장 가능해 그만큼 다양한 형태로 정보를 기록할 수 있습니다. 그리고 모바일 환경을 기반으로 하고 있고 커뮤니케이션 활동과 손쉽게 연결되는 만큼 공유 기반의 확장 활동도 손쉽게 가능합니다.

그런데 스마트 디바이스를 정보를 저장하고 관리하는 것을 주요 용도로 마련하는 경우는 드물고, 오히려 커뮤니케이션이나 엔터테인먼트 등의 다른 목적으로 보유한 기기를 정보 관련 용도로 쓰는 경우가 더 많을 겁니다. 따라서 각자가 목적에 맞고 좀 더 선호할 만한 도구를 찾으려는 노력을 따로 기울여야 합니다.

이때 예술 작품을 작업하는 방법을 다루는 것이 아니며 문제 해결에 필요한 정보를 늘린다는 부분에 초점을 맞춰야 한다는 점을 기억해야 합니다. 각자가 보유한 모바일 디바이스와 매칭해 효율적으로 활용 가능한 디지털 서비스를 찾아야 한다는 의미입니다. 앱이 제공하는 기본 템플릿, 위젯 스타일, 저장 내용의 공유 방식 등 서비스 간 언뜻 비슷할 것 같지만 각각의 차이점이 존재합니다. 예를 들면, 스마트폰과 태블릿을 처음부터 염두에 둔 문서 프로그램과 컴퓨터용 프로그램이 모바일 기기에 맞춰 변경된 경우는 화면 구성부터 메뉴 세부 기능 등 여러 면에서 차이를 보입니다. 따라서 반드시 테스트 이용을 통해 서비스의 다양한 측면을 살펴보고 직접 주 이용 서비스를 선정하는 과정을 진행하는 노력을 기울여야 합니다.

특히 저장과 관리를 위한 클라우드 서비스의 경우 하나의 서비스에 너무 의존하기보다는 로컬이나 다른 클라우드에 꼭 필요한 정보는 백업해 두는 습관이 필요합니다. 빅 테크 기업이라도 모든 서비스가 동일 조건을 유지하거나 영구히 존속되는 것은 아닙니다. 예를 들면 오랜 기간 유지되던 무료 옵션이 유료로 변경된 구글 포토나 서비스 품질 향상을 이유로 종료된 다음 블로그 등이 그러한 사례입니다.

정보 저장과 관리 용도로 많은 사람들이 이용하던 서비스에 변화가 생긴 경우는 훨씬 많습니다. 흔히 데이터 이중화 관리와 같은 정보 보관을 위한 노력은 기업 활동으로 생각하기 쉽지만 꼭 필요한 중요 정보가 사라졌을 때 어려움을 겪는 건 개인도 마찬가지입니다. 따라서 일시적 용도의 정보가 아니라 일정 기간 이상 중요하게 보관해야 하는 정보 관리는 반드시 필요합니다.

Tip. 마이크로소프트 렌즈의 화이트보드 촬영이나 클로바 노트 회의록 작성 등 정보의 저장과 관리 측면에 특화된 기능을 제공하는 서비스가 다수 존재합니다.
관련 앱 서비스를 접하면 우선 체험해 본 후 활용 여부를 결정한다면 보다 효율적인 활동이 가능합니다.

어떤 기기를 이용할지는 개인의 취향과 상황에 따라 다릅니다. 그리고 반영 가능한 예산과 같은 현실적 제약에도 차이가 있습니다. 따라서 특정 서비스가 무조건 좋다고 말할 수는 없습니다. 다만 다양한 접근 방법이 있다는 점을 깨닫고 경험해 본다면 자신 만의 활동 노하우를 확장시키는 계기를 마련할 수 있습니다. 모든 프로세스 활동과 마찬가지입니다. 정보의 저장과 활용 또한 직접 체험해 보는 과정이 무엇보다 중요합니다.

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