프로 일잘러가 생각하는 방법
오랜만에 다시 일 잘하는 사람들 = 일잘러 시리즈를 씁니다. 여러분 주변에 일 잘하는 사람들과 이야기를 하다 보면 무언가 배울 점을 발견하게 되잖아요! 그중에서 오늘은 그들이 자신만의 루틴을 만들어내는 방법에 대한 사례를 소개해보려고 합니다.
첫 번째, 일잘러의 생각법은 바로 “반복되는 것들은 숫자로 기억한다.”입니다.
직장인, 아니 매일 비슷한 일상을 살아가는 우리들은 거의 매일 비슷한 시간에 비슷한 일을 하면서 생활합니다. 그러던 어느 순간, ‘아! 뭔가 잊어버린 것 같은데? 뭐지?’라며 고민하는 순간이 있습니다. 분명 뭔가 빠진 것은 맞는데 알아채지 못하는 것이죠. 한참을 고민해서 알아내거나 아니면 찜찜한 마음으로 빠뜨린 느낌으로 진행합니다. 그리고 곧 알아채죠. 이런 경험 있으시죠?
일잘러들은 일상에서 벌어지는 비슷한 경우를 숫자로 기억하는 특징이 있습니다.
예를 들어 회의 참석 시 3이라는 숫자를 기억하고, 평상시 출근할 때는 4, 퇴근 시 5와 같이 특정 상황에서 챙겨야 하는 것들을 숫자로 기억하는 것이죠. 회의 참석 시 3은 노트, 펜, 포인터를 의미하는 것입니다. 출근 시 4는 지갑, 차키, 사원증, 손목시계와 같이 평소 루틴한 상황에서 빠르게 준비물이나 관련 용품을 챙길 수 있도록 상황을 숫자와 매칭 해둡니다. 이러면 깜빡 잊어버리는 실수를 줄일 수 있습니다.
보통 우리들은 이런 단순한 것을 경험적으로 처리합니다. 퇴근 후 출근 용품을 항상 같은 바구니에 넣어두는 방식이나 필통에 필요한 것들을 챙겨두는 식으로 준비물을 챙기죠. 하지만 이것을 숫자로 각인해두면 뭔가 빠졌을지도 모른다는 찜찜한 느낌을 완벽히 없앨 수 있습니다. 비단 준비물뿐만 아니라 여러 상황과 업무에서 숫자로 기억하는 방식을 적용해보실 수 있습니다.
“A 문제가 발생할 경우는 3단계로 처리한다.”, “B 상황은 5가지를 검토해야 한다.”와 같은 방식입니다. 여러분도 이런 방식으로 자신의 업무절차를 숫자로 전환해서 각인해보시기 바랍니다. 분명 여러분의 생활에 실수가 줄어들 것입니다.
두 번째, 일잘러의 생각법은 “D-Day를 계획하는 것”입니다.
대부분 사람들은 시작은 거창하고 마무리는 흐지부지합니다. 왜냐면 모두가 새로운 일에 관심을 가지고 이슈를 리드하고, 현안에 민감하기 때문이죠. 일이 진척되고 마무리 수순이 되면 그 일은 이미 관심 밖일 경우가 많습니다. 후배에게 떠넘기거나 대충 수습하고 끝내는 경우가 다반사입니다.
그런데 일 잘하는 사람들의 특징은 마무리가 깔끔하다는 것입니다. 명확히 마감 보고서가 완료되고 성과가 정리됩니다. 이런 이유로 일을 잘한다는 말을 듣게 되는 것이겠죠. 그들은 왜 이런 말을 들을 수 있는 것일까요? 그것은 바로 일을 시작할 때 일의 결과를 먼저 그려보고 날짜와 시간을 계산하기 때문입니다. 리더로부터 업무를 지시받았을 때 그 일의 완성이 어떻게 된다는 것을 그려보는 것과 결과를 그려보지 않고 시작하는 것은 아주 큰 차이가 있습니다. 목적지를 정하고 배를 출발하느냐? 아니냐? 의 차이와 같습니다.
자기계발서에 자주 등장하는 “생각하는 대로 살지 않으면 사는 대로 생각하게 된다.”라는 문장이 있습니다. 삶도 생각하는 대로 진행이 되는데 삶의 한 파편인 업무는 너무나 당연하게도 생각하는 대로 추진해야겠죠!
이 일은 ~~ 게 되어야 하기 때문에 준비하는데 ?일, 보고서 ??일, 보고는 ??일에 수정 및 보완은 ??일. 그러니 ~까지는 마무리될 것이다.
이렇듯 업무를 시작할 때 이런 방식으로 D-Day를 계획하고 시뮬레이션해보는 습관은 여러분을 명확한 사람으로 만들어 줄 것입니다. 명확하다는 의미는 납기를 어길 일 없고 믿고 맡길 수 있는 사람이 되는 것입니다. 다시 말해, 일을 잘하는 사람으로 인정받는 것이겠죠. 꼭 이런 방식으로 일을 계획해보시기 바랍니다.
마지막으로 오늘 말씀드릴 일잘러의 생각법은 “주기적으로 메모를 정리하면서 업무력을 키운다”입니다.
저는 손글씨를 매우 좋아합니다만 여러분은 어떨지 모르겠네요. 대부분 일을 하다 보면 이런저런 메모를 하게 됩니다. 회의시간에 들었던 것들, 쉬는 시간에 끄적이던 것들을 다양한 업무에서 각자 다른 방식으로 여러 종이와 메모장 그리고 스마트폰 등을 활용해 생각과 정보들이 기록하게 됩니다. 그 기록들이 여러 곳에 파편화되어 있을 것입니다. 기록은 다시 들춰보면서 정리할 때 비로소 보석이 됩니다. 쓰는 것으로 끝나면 그것은 그냥 기록이지만 낙서로 끝입니다.
그래서 제가 말씀드리고 싶은 것은 주기적으로 여러 부분에 기록한 정보들을 한 곳으로 모으는 시간을 만들라는 것입니다. 일주일을 기준으로 자신이 가장 한가하다고 느껴지는 요일의 특정 시간이 있을 것입니다. 그 시간에 흩어졌던 메모를 한 페이지에 정리해보세요. 만약 포스트잇을 사용 한다면 여러 군데 붙여놓았던 포스트잇을 한 페이지에 정리하면서 기록의 얼개를 짜고 사용한 포스트잇은 버리시면 됩니다. 저는 매주 금요일 오후에 이 일을 진행합니다. 회사에서는 주로 아날로그 노트를 사용하는데 그것들을 모아서 디지털 노트(아이패드의 굿 노트)에 다시 정리합니다.
처음에는 단순히 베껴쓰기로 끝나지만 횟수가 거듭되면서 조금씩 연결되는 지점이 생기게 됩니다. 이 연결의 선을 좀 더 자유롭게 활용하기 위해 저는 디지털 노트를 씁니다. 잘라내고 붙이고 복사하기가 편리하니까요. 이렇게 필기를 해나가면서 정리하다 보면 자신이 진행하는 업무와 회의에서 들었던 파편화되어있던 정보들이 조금씩 관계가 생기면서 의미를 찾을 수 있게 됩니다.
비슷한 예로 독서를 들어보자면, 읽던 중간중간에 필기를 하는 습관이 있다면 완독 후 끄적였던 메모를 정리하다 보면 전반부에 읽었던 내용이 후반부의 내용과 연결되는 지점을 발견하는 경우가 생깁니다. 또 같은 작가의 다른 책을 읽었다면 이전의 책과도 연계고리가 만들어집니다.
이렇듯 업무나 독서나 그 외 여러 순간을 기록으로 정리를 하다 보면 그 과정에서 맥락(context)을 파악하게 되고 그 결과 여러분은 폭넓은 이해력과 창의력이 생기게 됩니다. 그렇기 때문에 세 번째 생각법의 초입에 말씀드렸던 “기록은 들춰볼 때 비로소 보석이 된다”는 반드시 실행해야 할 근거가 있는 귀한 문장인 것이죠.
지금까지 기록에 무척 소홀하셨다고요! 지금부터 시작하면 늦지 않냐고요?
무슨 말씀이세요? 가장 빨리하는 방법은 바로 지금 시작하는 것입니다. 여러분 지금 이 순간이 가장 빠른 순간임을 절대 잊지 마세요.
마지막으로 한 번 더 정리해보겠습니다.
첫째, 숫자로 기억하라. 둘째, D-Day를 계획하라. 셋째, 메모를 정리하라입니다. 그리 특별한 것 없는 생각법이지만 여러분 스스로 이것을 챙겨보신다면 분명 단 기간에 여러분은 일 잘하는 사람으로 존중받을 수 있을 것입니다.
이 글이 여러분이 일을 잘하게 되는데 도움이 되었으면 좋겠습니다.
- 작가 김경태 -
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