일의 효율을 높이는디자인씽킹
디자인씽킹전지적 실무 시점
‘아, 오늘도 말만하다가 하루가 다 가는구나.‘
기업의 중간관리자가 되고부터 하루의 대부분을 회의하며 보내게 되었다. 그렇게 일주일을 보내고 나면 이번 한 주도 이렇게 바쁘게 지나가는구나 하며 주말을 맞이한다.
장시간 마라톤 회의가 필요한 부서 간 회의, 이슈 보고가 필요한 팀 미팅, 새로운 아이디어가 필요한 신규 서비스 개발 미팅 등 책상보다 회의실에서 하루가 끝나는 일이 더 많았다.
그렇게 회의가 끝나고 나면 이제 다시 일의 시작이다. 회의는 결과를 내기 위한 시간인데 회의 종료와 함께 왜 다시 일의 시작일까, 야근을 하며 다시 회의 내용을 정리하며 뭔가 허무한 기분이 든다. 우리가 하고 있는 이 회의에는 무엇이 빠진 건가. 많은 생각이 든다.
'우리가 하고 있는 이 회의에는 무엇이 빠진 건가?' 많은 생각이 든다.
'그런데 정말 회의를 하고 있는 이유는 무엇일까?
'회의를 진행하는 방식의 문제는 없는가?'
회의가 길다고 많은 일을 소화한 것이 아니다. 또 회의가 많다고 많은 결론을 내리는 것 또한 아니다. 우리가 분명한 목적을 가지지 않고 서로 바라보고 앉아 있다면 시간과 에너지 소모만 일어날 뿐 우리의 일은 진척이 없을 것이다.
우리의 회의는 왜 결론이 없을까
한 강아지 용품 회사의 신규 브랜드 개발 회의에 대한 이야기를 해보도록 하겠다. a사는 강아지 샴푸를 개발하였고 상품화 단계에 있다. 상품화 이후 마케팅 방향성 수립을 위한 회의를 진행하고자 하였다. 회의의 참석자는 신제품 개발 프로젝트 팀원들, 마케팅 담당자, 디자인 담당자, 신규 제품 개발자, 제품 기획자, 담당 부서장이 참석하였다.
신제품 개발이 거의 막바지에 단계이고 마케팅 활동에 대한 의견을 나누고자 미팅을 소집했다.
이번 회의는 마케팅 활동에 대한 안건으로 진행하기로 했다.
처음 신제품 개발 담당자가 마케팅의 핵심 메시지를 신제품의 강점인 100% 유기농 소재를 강조한 강아지 샴푸의 장점을 정리해 보여주도록 하자는 의견이 나왔다.
우리 제품의 장점에 대해 강조해야 할 부분에 대해 의견에 모두 동의했다. 친환경적이고 유기농 재료로 만든 강아지 샴푸의 이미지를 강조하면 좋겠다는 의견에 모두 동의한다. 다만 현재 유기농 인증에 대한 추가적인 부분에 대한 이슈를 해결해야 할 부분이 있다. 그 이슈를 해결하는 문제를 어떻게 해결할 것인지에 대해 대화를 하다가 지금 당장 논의해서 자료 없이 결정사항이 아니라는 결론을 내린다.
인증과 친환경적 강점을 부각하기 위한 조사는 별도로 더 필요해 보인다는 결론을 내리고 다음 미팅 시까지 해당 담당자가 업체와 정보를 수집해 다음 회의에 리뷰를 하기로 했다.
그다음 안건 최초에 우리가 마케팅 방향성에 대해 이야기하고자 했다. 다시 돌아가 마케팅은 어떤 매체로 진행하면 좋을지에 대해 이야기해보자로 시작한 회의에서 여러 가지 이슈들을 던지기 시작한다
- sns를 통한 마케팅 방식이 우리 제품을 홍보하는데 적합하지 않을까?
- 스마트 스토어는 기본이니 꼭 필요하겠다.
- 스토어나 홍보하기 위해 제품 콘셉트 기획과 사진이 필요하다.
- 제품 사진 촬영업체 섭외와 마케팅 예산이 필요하다.
- 우리의 예산에서 얼마의 비용을 쓸 수 있을 것인가?
이런 안건에 대해 이야기하다 답이 없던 회의는 우리에게 적합한 채널이 꼭 이 채널이어야 하는가? 왜 그런가에 대해 본부장님이 질문을 던졌다.
그 질문 하나에 한 시간 넘게 대화를 나누었지만 우리 회의의 논점을 좁히지 못하고 있다.
자 이 안건에 대해서는 지금 결론이 없으니 다음으로 넘어간다. 바이럴 채널로 선정한 땡 스타 그램에 대해 사례조사가 필요하니 누군가 정리해서 사례를 보고 다음 시간에 논합시다로 마무리된다.
본부장님은 회의에 참석한 본부장이 이렇게 채널 조사와 촬영업체 섭외, 예산의 계획에 대한 안건들을 재정리할 사람을 지정해 지시했다.
이렇게 2~3시간 회의를 하다가 각자 일을 떠안고 회의가 종료된다.
다음 회의는 또 어떨까?
또다시 결론 없는 회의가 끝나면 일을 안고 종료될 가능성이 크다. 회의 중간중간 본부장님의 지시로 우리 팀이 일을 더 많이 떠안지 않기 위해 팀별 눈치게임으로 심리적인 피로도도 또한 높다.
또한 이미 정해진 결론들에 부서들의 동의를 구하기 위한 자리가 되는 경우도 있다. 말하기 좋아하는 사람만이 말이 많고 불필요한 비판받을까 봐 말을 시키키 전에 말을 하지 사람도 있다.
결국은 별도의 담당 부서장들의 결정하기로 하고 회의는 끝나는 경우가 많았다.
이런 회의는 왜 해야 하는 것일까? 소통이라는 이름으로 불필요한 시간을 소요하는 것은 아닌가 생각해 보아야 한다.
회의가 끝나면 다들 피곤한 마음으로 커피타임을 가지며 새로운 사업이라 회의는 길고 일은 언제 끝날지 모르겠다는 푸념을 내놓으며 야근 걱정으로 투덜거리는 우리들을 발견한다. 이 회의의 문제점은 내용 공유를 위한 회의인지, 의사 결정을 위한 회의인지에 대한 명확하지가 않다.
공동의 결정사항을 이슈로 꼭 필요한 회의를 진행해야 한다.
결론 없는 회의로 우리의 업무 시간이 채우고 있는 것은 아닌지 생각해보자.
우리가 진행하는 회의의 문제
-첫 번째 문제, 회의의 목적을 정하지 않았다.
우리는 왜 이 회의를 하는지 모른다. 왜 하는지 모르는 회의가 어떻게 결론을 내릴 수 있을까?
회의의 목적은 구체적인 정보의 공유이거나 의사결정을 하거나, 새로운 아이디어를 취합하기 위해 진행된다. 각각의 회의들은 회의의 결과가 다르며 단순히 공유만 하고 끝낸다면 이 회의는 회의가 아니라 일상적인 대화의 시간이 될 뿐이다. 지속적으로 회의를 목적 없이 회의를 진행한다면 회의를 통해 결론에 이르기까지 더 많은 시간이 소요될 것이며 결과를 내기 어려울 것이다.
이 회의의 목적이 정보공유인지 아이데이션인지, 또는 의사 결정을 위한 것인지에 대한 목적성이 분명히 해아 한다. 목적 없는 회의는 목적지 없는 배와 같은 것이다. 종착지가 없다면 당연히 어디로 갈팡질팡하는 시간이 길어질 뿐이다.
-두 번째 문제, 준비 없는 회의는 일상 대화일 뿐이다.
회의 내용을 사전에 공유하지 않았다. 논의할 안건에 정확한 인식을 가지고 있으면 회의에서 해아 할 활동이 명확해진다.
앞서 이 회의에서 강아지 신제품 개발 회의에서는 마케팅 계획 수립을 위한 회의이라고 하였지만 구체적으로 마케팅 메시지 개발을 위한 아이데이션 회의인지, 마케팅 채널 선정에 대한 의사 결정에 대한 것인지 또는 조사 내용에 대한 정보 공유와 역할 분담에 대한 것인지에 대한 사전 인지가 없다. 회의는 그냥 잡담이 아니라 최선의 결과를 도출하기 위한 자리이다.
회의의 주최자는 회의의 목적에 대해 내용을 사전에 공유하고 우리가 논의해야 할 회의의 어젠다와 회의 시간을 정하고 해당 시간 내 결정을 위한 회의를 진행해야 한다.
'우리 모여서 머리를 맞대어 봅시다.'만큼 무책임한 회의의 시작은 없을 것이다. 회의를 위한 사전 준비가 없다면 회의에 즉흥적인 대화들만 난무하기 마련이다. 단순 의견만 내는 회의는 결과가 없다.
강아지 신제품 개발 회사의 경우. 나만 준비가 없는 게 아니다. 회의 참석자들은 준비 없이 들어와 나의 생각만 나열할 뿐 결론 없는 대화만 이어갈 뿐이다.
회의 주제에 대해 논한 내용들에 대해 각 담당자들의 역할이 있다면 미팅을 위해 준비해야 할 사항들을 미리 준비해올 것을 요청하는 것이 좋다.
-세 번째 문제, 회의의 의사결정 방식이 정해지지 않았다.
앞서 강아지용품 회사의 회의의 다양한 안건들만 쏟아져 내고 아무런 결정 없이 흐지부지되고 다음 회의로 미뤄진 상태로 종결되었다. 누군가는 일을 떠안은 체 말이다.
모든 회의의 리더는 회의에 안건을 정하고 의사 결정 방법에 대해 논할 필요가 있다. 역할 결정과 의사 결정하는 방식에 있어서 리더의 일방적인 지시로 종결되어서는 안 된다.
이러한 방식은 단순히 보고 방식으로 회의가 진행될 뿐이며, 이런 분위기에서 새로운 아이디어를 내기란 불가능하다고 볼 수밖에 없다. 이것은 보고일 뿐 회의라고 할 수 없을 것이다.
역할과 의사 결정은 리더가 정하는 회의가 된다면 회의의 참석자들의 자발적인 참여가 어려워질 것이다. 내가 낸 새로운 아이디어는 나의 일, 원래의 일 또한 나의 일이 되어 떨어질 것이 분명하다면 즐거운 소통이 아니라 누가 말이라도 시킬까 침묵하는 시간이 될 뿐이다.
다수의 의견을 받아들이고 가장 좋은 아이디어를 실현하기 위해서는 회의에 있어서 유연한 회의 분위기와 의사 결정에 대한 방식에 대한 동의 또한 필요하다.
‘뭐든 잘되는 회사의 회의법’ 아모토오사무의 책에서 발언을 들을 때 지켜야 할 다섯 가지 포인트에 대해 이야기하고 있다. 발언할 때는 끼어들지 말기, 나와 다른 생각을 기꺼이 받아들이기, 묻고 싶을 때 질문하지 않기, 이야기 끝까지 듣기, 결론을 유도하지 않기 다섯 가지 포인트에 대해 이야기한다. 누군가의 의견을 청취하고 의사 결정함에 있어서 공동의 합의를 중시하는 회의의 소통 방법에 대해 이야기하는 것이다. 브레인스토밍의 규칙과 일맥상통하는 부분들이다.
우리가 장시간 회의에서 결론 없이 지치기만 하는 이유는 이 시간에 자기 방어를 위한 준비, 대화의 경쟁에서 지지 않기 위한 태세만을 갖춘고 참석하는 일이 다반사이기 때문이다.
우리의 회의의 목적은 무엇인가? 회의는 필요한 의사 결정과 더 좋은 아이디어를 내는 목적으로 활용해야 한다. 단순히 모여 대화하는 것이 아닌 오늘 우리가 회의 탁자에 앉은 이유에 대해서 명확히 생각하고 회의에 임해야 한다.
우리의 회의가 결론이 없는 이유에 대해 알아보았다.
효율적인 회의를 위해서는 위 세 가지 문제만 해결되어도 회의의 결과는 보다 더 나은 방향으로 나아갈 수 있을 것이다. 회의 목적과 정보 공유, 회의 준비와 의사 결정을 위한 다양한 툴을 통해 우리는 말로 끝나는 회의의 문제를 해결할 수 있을 것으로 기대된다.
회의의 결과를 만들어 주는 신속하고 효율적인 방법은 무엇 없을까? 좋은 방법이 있다.
디자인 싱킹의 방법론과 프로세스를 도입하는 것이다.
우리의 프로젝트에서 우리의 공동의 목표를 정의하고 목표를 달성하기 위한 모두의 머릿속에 한 방향을 항해 나아갈 수 있도록 로드맵을 그려주는 것이다. 물론 이러한 프로젝트를 위한 다른 프로세스나 방법론도 많다.
다만 실무를 하면서 눈으로 보이는 결과물과 소통의 방식이 어떤 방식보다도 유연하고 즐겁고 효율적이었던 디자인씽킹에 대해 실감하면서 활용할 수 있었던 이야기 해보고자 한다.
디자인씽킹은 공동의 목표를 향해 가기 위해 아이디어를 꺼내고 공동의 생각을 정리하는 방향성을 잡는데 활용할 수 있는 좋은 툴과 프로세스로 활용할 수 있다.
일하는 방식의 전환을 만들어 준 디자인 씽킹을 만나면서 디자이너로 시작한 커리어에 전환점이 생겼고, 현업과 교육, 창업을 통해 많은 분야에 결과를 만들어내는 방법론으로 정의할 수 있게 되었다.
'디자인씽킹 전지적 실무 시점' 통해 ‘우리의 회의를 통해 더 나은 결과를 만드는 방법은 없을까?‘에 대해 생각해보고 회의에서 구체적으로 무엇을 도입하면 좋을지에 대해 다루어 보고자 한다.
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* 디자인씽킹 소개 사이트
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