보고서를 만들 때 생각해 봐야 할 2가지
보고서의정석/청중/리뷰받은보고서보관
8월 둘째 주는 일본 연휴로 인해 휴식을 취하고, 8/1(화) 날 복귀하였다. 2020년은 대체 휴무가 있는 연도로 인해, 월요일은 휴무였다. 8/19일 복귀하자마자 팀리더가 오더니 이번 주 목요일 품질담당 교류가 있다고 하였다. 그 말인즉 보고서를 만들어야 한다는 뜻이었다.
9일간의 여름 휴가 공백으로 인하여 보고서 작성하는 방법에 대해 헤매고 있을 때, 팀리더가 같이 리뷰하자고 하였다. 내가 만든 보고서에는 데이터만 나열되어 있었다, 그 때 팀리더가 한숨을 쉬면서 말하였다.
이 보고서에서 말하고 싶은 바가 보이지 않는다.
전반적으로 수정을 다시 하면서, 보고서의 정석에 대해 다시 생각해 보았다.
1. 보고서의 첫 번째 기본 : 보고 받는 대상 청중을 생각하라
보고서를 만들 때 대상 되는 청중을 생각해야 한다. © austindistel, 출처 Unsplash보고서를 만들 때 첫번째 덕목은 보고받는 청중이 누구인지를 생각해야 한다. 이번에 작성하는 보고서의 상대자는 업체사업부장이었다. 그럴 경우에 보고 싶게 심플하게 자료를 작성해야 한다. 초안에서는 복잡한 데이터 도표로 작성하였다. 그리고 여러 가지 불량률을 나타내었다. 그런 보고서에서는 무엇이 하이 라타이인지 잘 보이지 않는 경우가 발생한다.
최종 보고서에 사는 도표 대신에 그래프로 나타냈었다. 그리고 여러 가지 불량이 종합된 그래프가 아닌, Top1,2불량만 나타내고 개선 요청을 하였다. 만약 보고받는 이가 나와 똑같은 Level의 팀장 정도라면 초안에 작성한 바가 맞다. 그러나 사업부장 보고서는 말하고 싶은 하이라이트를 심플하게 작성해야 한다.
2. 보고서의 2번째 기본 : 여러 버전의 보고서를 보관하라
여러 버전의 리뷰 받은 보고서는 필수적으로 보관해야 한다.. © Pexels, 출처 Pixabay윗분들에게 여러번 리뷰하다 보면 다양한 종류의 보고서가 만들어진다. 보고서를 처음 작성하는 초짜의 경우 초안을 복사해서 따로 보관하지 않는다. 그냥 초안보고서에서 수정을 하게 된다. 이렇게 보고서를 수정할 경우 문제점이 생긴다. 여러번 리뷰를 통해 수정을 해보면 다시 초안으로 가게 되는 변수가 생기게 마련이다. 그리고 초안자가 이렇게 작성하는 이유는 여러 버전의 보고서를 만들면 헷갈리기 때문이다.. 그럼에도 불구하고 초안, 2번째 리뷰, 3번째 리뷰 응 리뷰 받은 보고서는 필히 복사를 따고 보관을 해야 한다. 리뷰 받는 분들이 기분이 아침, 저녁에 따라 달라질 수 있기 때문이다. 그러니 이점을 유념하여 꼭 복사하여 보관하였으면 좋겠다..
모든 직장인들은 보고서 때문에 눈물을 많이 흘린다. 첫번째는 어떻게 하면 논리적으로 만들지 고민도 하게 된다. 두번째는 리뷰받는 사람의 짜증도 받아야 한다. 그래서 내가 생각하는 보고서의 기본적인 2가지를 남겼으니 참고하였으면 좋겠다.