[책] Writing that Works
비즈니스 라이팅의 고전이라 꼽히는
Writing that Works(Kenneth Roman and Joel Raphaelson, Harper Collins)
에서 핵심을 정리해보자.
중언부언 말라
1. 글의 구조가 분명히 보이게 하라
요약 - 개요 만들기: 섹션 제목은 번호를 달거나 밑줄 긋기 - 다시 요약
2. 짧은 단락, 문장, 단어를 이용하라
월스트리트저널같은 메이저 언론사는 첫 단락을 세 문장 이상 넘기지 않는다. 한 문장짜리 단락도 있음.
3. 글은 능동태로, 개인화하기
- 수동태, 비개인화: 이것은 추천된다..
- 능동태, 개인화: 우리는 추천한다...
4. 불명확한 형용사나 부사를 피하라.
- 불명확한: 지나치게 많이 소비했다.
- 명확한: 10만원을 더 썼다.
5. 일상 용어를 써라. 기술 용어, 전문용어를 피하라.
6. 구체적으로 쓰라
'우리 프로그램은 큰 성공을 거뒀다' 대신 '등록률이 560 명으로 두 배 높아졌다'.
7. 올바른 용어를 사용하라
8. 완벽하게 써라: 맞춤법, 띄어쓰기, 에러 없이.
9. 바로 핵심으로 들어가라
- "프랑스와 관련된 상황은 매우 심각하다" 대신 "프랑스에서 나쁜 소식이 왔다"
10. 간결하고 자연스럽게 쓰라. 말하듯이..
- 딱딱한: 매우 중요하게도
- 자연스러운: 중요한 점은
11. 필요없는 말은 빼라
- 진일보한 계획 -> 계획하다
- 행동에 착수하다 -> 행동하다
- 만남을 주재하다 -> 만나다
12. 현시대에 맞는 언어를 써라
13. 변호사나 공무원처럼 쓰지 말라
14. 독자들이 모른다는 것을 기억하라
- 약자, 날짜 규칙, 용어 등
15. 구두법에 주의하라
16. 과장하느니 차라리 축소하라.
17. 오해가 없도록 써라
18. 전문 분야도 쉬운 언어를 사용하라
이메일 쓰기
1. 제목은 분명하고 호소력있게
2. 요점만: 무자비하게 잘라라. 쓴 글의 50 프로는 자르겠다는 마음으로.
3. 이메일 태그는 피하라
- 컨텍스트가 없어서 태그가 생긴다.
예를 들면, "내 메시지 받았어?" 대신 "14일 회의에 대한 메시지 받았어?" 가 되어야 한다.
4. 적합한 톤을 정하라
- 때로는 이메일이 무례하게 느껴질 수 있음을 주의하라.
- 제목은 톤을 정하기 좋은 장소. 인사말 부분도 좋다.
5. 이메일 에티켓
- 불필요한 사람에게 보내지 말아라
- 반드시 필요한 경우가 아니라면 "reply to all"을 쓰지 말아라.
- 네버엔딩 이메일에 짧은 생각을 덧붙여서 이메일 서커스를 만들지 말아라. 꼭 해야 할 말이면
이메일 열전을 끊고 얼굴을 맞대고 얘기하라.
- 말 한마디면 될 것을 이메일로 보내지 말아라.
- a) 누군가에게 필요한 새로운 정보가 있거나, b) 요청에 동의할 때, c) 질문에 답할 때,
d) 질문이나 요청이 있을 때가 아니라면 이메일을 보내지 말아라.
6. 이럴 때는 이메일 보내지 말기
- 곧 있을 회의를 변경해야 할 때
- 자신을 소개할 때
7. 이메일은 공적인 매체이다.
메모 쓰기
1. 모든 메모에 제목을 붙여라.
2. 행동을 취하는 당사자에게만 메모를 보내라
3. 구조가 명확히 보이게 하라
4. 취해야 할 행동으로 끝을 맺어라
- 우리는 새 제품 부서로 넘어가야 합니다. 이번 주 금요일 업무가 끝나기 전까지 적임자에 대한
당신의 생각을 알고 싶어요.
5. 손으로 메모를 남겨라: 시간을 절약하고 더 인간적으로 보인다.
6. 유머나 분노를 주의하라
비즈니스 레터 쓰기
1. 이름과 주소를 바로 쓰라
2. 첫 시작말에 주의하라
3. 시작은 제목으로 해도 좋다
*** 님에게: 신용카드 분실 - 일련번호 # 3729-051721
4. 첫 문장에 신경쓰라
- 너무 거창한: 알렌 선생님, 6월 24일에 보낸 편지에 대한 답장입니다. 그 편지에서 우리의 화초,
특별히 집에서 키우는 민들레를 다루는 법을 다룬 문헌에 관심을 표하셨죠. 불행하게도...
- 너무 다급한: 알렌 선생님, 우리는 요청하신 문헌을 가지고 있지 않습니다.
여기에 알면 좋을 정보를 적었습니다.
- 처음보다는 직접적이고 두 번째 보다는 덜 다급한: 알렌 선생님, 우리는 민들레 다루는 법에 대한
문헌을 가지고 있지 않습니다. 죄송합니다. 새로운 제품이 들어오면 바로 보내드리겠습니다.
그때까지 이 정보가 도움이 되었으면 좋겠네요.
5. 할 말이 끝났으면 끝내라
- '궁금한 점이 있으면 전화하세요'같이 진부한 말은 쓰지 말 것
- 좀더 인간적인 터치를 남기고 싶다면, '**씨 같은 분 때문에 이 일이 더 각별합니다'
6. 다음 스텝을 구체적으로 써라
- '곧 연락주세요' 대신 '*월 *일까지 알려주세요'라고
7. 거절하기
- 얼굴 보고 말할 때처럼 명확히 밝히기
- 얼굴 보고 말할 때처럼 배려하기
- 상대의 질문과 반대를 예상하고 답하라
프레젠테이션
1. 프레젠테이션 포맷의 흐름: 목표 - 배경 - 사실 - 결론 - 제안 - 다음 스텝
2. 간결하게, 타겟에 적합하게: '**의 판매 2배 늘리기', '서울 시민 즐겁게 하기'..
3. 청중에게 어디로 가는지를 알려주기
4. 그들에 대해 말하기, 우리에 대해서가 아니라
- 가장 큰 실수 중에 하나가 발표할 때 당신이 얼마나 멋진가를 늘어놓는 것이다.
5. 레이블이 아닌 헤드라인을 생각하라
- '결론' 대신 '우리 서비스를 개선해야 합니다'로
6. 청중을 참여시켜라
- 창의력을 발휘하라: 같이 퀴즈를 풀 수도, 게임을 할 수도, 결과를 예측하게 할 수도 있다.
7. 끝맺음은 강력하게: 당신에 대해 기억할 무언가를 남겨라
연설문
1. 관점을 가지고 틀을 짜라
거의 대부분의 좋은 연설은 주관적인 관점이 분명하다. 좋은 연설 타이틀로는:
- 법정에 휘말리지 않는 광고 만들기
- 버블이 언제 터질까?
2. 빨리 본론으로 들어가라
- 사람들은 당신이 여기에 서게 되서 얼마나 영광인지를 알려고 오지 않았다.
- 농담을 하려면 주제와 관련있는 것으로, 짧게
- 주제는 하나로 유지하기
- 결론은 기억에 남을 만하게, 반복하지말고('내가 앞에서 말했듯이..' 같은 말 삼가하기)
3. 말하듯 써라
- 연설문은 '의식'이 아니라 대화다.
4. 생각할 여지를 남겨라
5. 너무 짧은 연설이란 없다
- 연설이 너무 좋았는데 짧아서 아쉬운 적이 있었나? 진짜 좋은 연설들은 보통 20 분 안에 끝난다.
6. 쉽게 써라
- 읽는 게 아니라 말하듯이. 글을 보지 말고 사람을 보며 말하기.
비즈니스 플랜
1. 팩트의 기초를 탄탄히 하라
- 쓰는 주제와 관련된 내용에 집중하라.
2. 제안을 명확하게 언급하라
3. 행동을 취할 수 있게 하라
레포트
1. 왜 쓰는지 명확히 알라
2. 구조를 만들라
- 많이 쓰는 구조는: 목표 - 요약 - 발견점 - 결론 - 제안 - 다음 스텝
3. 사실은 완전하고 정확하게 써라
4. 의견과 사실은 분리하라
제안서
1. 제안서는 팔기 위한 것이다. 프리젠팅을 위한 것이 아니라.
2. 어디로 갈 지를 알려라
3. 제목으로 사람을 이끌라
예) - 왜 텔레비전인가? - 미디어 스마트
- 우리 조사는 무엇을 보여주는가- 목표와 방법론 리뷰하기
4. 제안하라 - 빨리
5. 당신 제안의 장점을 강조하라
자금 지원을 위한 제안서
1. 핵심에 도달하라. 빨리
2. 당신의 프로젝트가 어떻게 그들의 니즈를 충족시키는지를 보여라
3.설득되도록 구조화하라
- 논리, 정밀함, 원칙 등 모든 내용이 설득을 성공시킬 수 있도록 구조를 짜라.
4. 긴급하게 만들라
5. 당신의 제안서 자체가 결점이 없어야 한다.
6. 따분하면 안된다
세일즈 레터
세일즈 프로들이 쓰는 방법들
1. 봉투를 열어보고 싶게 한다: 봉투에 살짝 내용 흘리기
2. 청중을 찾아라, 메시지는 그 다음이다.
3. 짧은 글보다는 긴 글을 좋아한다
- 초반에 독자의 주목 끌기 - 적합한 사실을 싣기 - 매력적인 제안하기
4. 읽기 좋게 만들어라: 비쥬얼 장치나 쿠폰같은..
기부금 레터
1. 먼저 감사하라, 그리고 요청하라
2. 예비 기부자에게 얼마의 돈이 필요한지 말하라
3. 호소는 개인적인 사연과 함께 담아라
예) 우리가 지난 번 함께 갔을 때 장애를 가진 분들에게 중요한 프로젝트에 대해 이야기를 나눴죠.
FDR 메모리얼의 휠체어에 앉은 루즈벨트 대통령 동상를 추가하는 것에 대한 내용이었습니다.
국회에서는 그 동상을 추가하는 입법을 통과시켰습니다. 민간에서 십육억 달러를 모금해야 하는데
N.O.D가 이 일을 맡았습니다.
저는 당신과 FDR을 장애를 극복하는데 따뜻한 영혼을 가진 분이라고 생각합니다. 그렇기 때문에
도움을 요청하기 위해 이렇게 글을 쓰게 되었습니다
이력서
먼저 시장을 이해하라
- 어떤 기술과 경험이 필요한가?
- 그 회사와 조직에 대해 알기 위해 어떤 노력을 기울였는가?
- 당신이 회사에 공헌할 자격을 갖췄다는 것을 어떻게 설명할 것인가?
당신이 회사에 제공해야만 하는 내용을 써라.
간결하게 만들어라
꼭 들어갈 내용
- 이름, 주소, 전화번호, 팩스, 이메일
- 직무 목표: 사실만, 꾸미지 말고
- 다양한 직무를 소화할 수 있는 사람은:목적에 따라 두 개의 다른 버전을 준비하라. 분량을 감안해서.
- 최근 것부터 직무를 열거하라, 위치와 날짜까지
- 채용 담당자는 당신의 최근 경력에 더 관심있다. 만약 적합한 경험이 몇 년 전의 것이라면 이 부분을 돋보이게 하라. 단 순서가 바뀌면 안된다.
- 중간에 경험이 비었거나 근무한 회사가 없어졌어도 빈 칸을 메워라. 97-99년 개인 프로젝트, 또는 이런 식으로 사실을 기재
- 당신이 근무한 회사의 규모를 적어라. 매출액같은.
- 학위 사항, 특수 학교가 아닌 이상 고등학교 학위는 빼고
- 이사회, 협회, 아니면 다른 중요 기관에서 일했던 경력
- 출간물 기록
- 신입이라면 적합한 과외 활동
- 중요한 개인 신상 정보, 간단하게, 예를 들면 기술 수준이나 외국어 능력 등.
빼야 할 내용
- 나이, 성별
- 수상 기록
- 키, 몸무게
- 여행, 관련없다면
- 연봉 요구 조건
- 취미
- 인종, 종교
- 클럽
- 사진
잘 읽히는 이력서 쓰기
1. 독자를 생각하자: 당신이 예비 고용주에게 줄 수 있는 것이 무엇인가?
2. 당신이 찾고 있는 업무를 확인하라
3. 독자의 관심사를 건드려라
예) 정보원에 따르면 당신은 3달 동안 경력직 리서치 애널리스트를 찾는다는 말을 들었습니다. 그것이
사실이라면 이 좁은 사회에서 우리가 지금까지 알지 못했던 것이 신기합니다.
4. 타이틀이 아닌 사람을 언급하라
- 주의, 인사 담당자, 매니저가 아니라 담당자 이름을 정확히 쓰라.
5. 구체적이고 사실적으로 쓰라
- '나의 강점은 최고를 향한 추진력과 열망입니다' 대신 '프로세스 개선 기회를 찾기 위해 다른 부서와
밀접하게 일할 수 있습니다' 처럼
6. 개인적이고, 직접적이고, 자연스럽게
7. 다음 스텝을 구체적으로 제안하라.
- '연락을 기다립니다'대신 '저는 매일 오전 8시 45분까지, 목요일 2시 반 이후에 인터뷰 가능합니다'로
8. 읽는 사람이 다르면 편지도 다르게
9. 인터뷰 이후에 글로 마무리하라
예) *** 님에게;
인터뷰가 끝나고서야 우리가 한 시간 넘게 대화를 나눴음을 알게 되었습니다. 고무적일 뿐만 아니라
이 일이 더 매력적으로 다가오네요.
** 님께서 소비자를 잘 이해하는 사람이 필요하다고 말씀하셨죠. 저는 3년 동안 가가호호를 방문하며
스토브를 팔았고, 리서치 회사에서 5년간 보냈다는 사실을 꼭 기억해 주셨으면 합니다. 저는 20개
도시에서 3천 명의 소비자와 면대면으로 5천 시간 이상 대화했습니다.
검수와 수정
1. 중언부언하는 데는 없나?
2. 순서는 자연스러운가?
3. 논리의 빈틈이 없나?
4. 사실 정보가 정확한가?
5. 톤이 적합한가?
검수 팁
- 잠시 시간을 두고 다시 보자
- 다른 사람의 의견을 듣자
쉽게 읽히게 쓰기
1. 제목으로 시작하자
2. 단락은 짧게
3. 명료하게 하거나 강조할 부분은 타이포그래피 도구를 쓰자: 예를 들면 이탤릭이나 밑줄
4. 순서 기호, 목록 기호 등은 사고의 흐름을 좇아가기 좋다
5. 큰 덩어리들은 잘게 자르자
6. 단락을 분리할 때는 줄을 띄자
7. 숫자는 일관되게 쓰자
8. 차트는 보기 좋고 재미있게
9. 페이지 번호를 달자
