회의내용 또는 지시사항에 대한 공유는 대상과 상황에 따르게 행해져야 한다
매월 판매 마감을 하면,
매월초에 사장님을 모시고 지역본부별 실적을 발표하고 보고하는 회의를 실시한다.
매월 나는 CEO를 비롯한 경영진들의 코멘트를 자세히 기록을 하고,
다음날 대리점대표회의때 공유하는 시간을 갖고 있다.
오래전 군에 있을때, 사단연락장교로 군단에 파견근무를 간적이 있다. 각 사단의 연락장교들은 순번제로 돌아가면서 카세트 테잎을 통해 군단장님이 매일 아침 상황회의때 지시한 사항을 녹음을 해서, 그대로 타이핑하여 각 사단으로 보내주곤 했다.
군단장님 워딩을 그대로 옮겨적지 않으면, 해석 여부에 따라 충분히 오해할 수 있는 부분들도 발생하기 때문에 그대로 녹음해서 군단장님의 지휘의도에 따라 사단에서 움직일 수 있도록 안내하였다.
그런 기록(메모)의 습관을 통해, 항상 나는 고객을 만나던지, 중요한 회의를 가게 되면 다이어리에 그날의 중요한 내용을 빼곡하게 기록을 하는 습관을 갖게 되었다.
회사에 취직하고 나서도 20년이 넘는 세월 동안, 수십권의 다이어리에 그날의 중요한 기록들을 일기처럼 작성하게 되었다.
메모를 통해서, 고객의 요구사항 또는 경영진의 지시사항에 대해서 명확히 이해를 하고, 그걸 또 이행하는데 주력할 수 있었다.
군대처럼 지휘관의 의도에 따른 행동을 하기 위해 이런 메모의 습관은 매우 중요했다.
대리점대표회의때 경영진의 생각과 방침, 또한 요구사항에 대해서 모두 이야기해 줄수는 없다.
군대는 명확한 지휘관의 의도를 알아야하므로, 워딩 하나하나를 명확히 기록해야하지만,
사회에서는 경영진이 때론 해당 대리점이나 영업직원, 또는 본부에 대한 질타도 할 수 있기 때문에, 이런 내용을 감출 필요도 있기 때문이다.
들어서 기분 좋을 내용들은 더 드러내고, 기분 나쁠 내용들은 감추고,
때로는 영업조직이기 때문에 기강을 잡거나 타성에 빠지지 않도록 경영진의 속내를 밝히는것도 필요해서
적절히 안내하는것도 기술이라고 생각하고,
나 또한 메모는 상세히 사실대로 작성은 하지만, 전달할때는 그 대상과 상황을 고려하여,
전달하려고 하고 있다.
판매가 저조함에 따라 CEO의 질타는 계속 이어졌지만,
그렇다고 영업조직은 생기가 있고 사기가 충전되어야 하는 역동성 있는 조직이므로,
되도록이면 당근 위주로, 잘한것에 대한 칭찬 위주로, 그리고 영업직원들이 밖에서 열심히 활동할 수 있도록 긍정의 에너지를 주고 있다.
그래서 메모를 통한 경영진의 생각에 대해서 회의록을 공유할때는,
더욱더 긍정적인 메세지를 주려고 하고, 경영진도 희망과 기대를 영업조직에 갖고 있다는 것을 심어주고 있다.
대상과 상황에 따라서, 긍정적인 효과가 발현되도록,
회의내용이나 지시사항에 대해서 적절히 공유하고 전달하는것이 좋다.