새로운 과제에 투입되었다. 3개월간의 기획을 하는 과제로 여러부서사람이 모여서 Kick-Off 했다.
몇가지 느낀 점이 있어서 적어본다.
세상의 모든 것에는 기한이 있다. 즉, 무엇이든 일정이 있어야 한다. 사람들은 기본적으로 게으른 경향이 있으며, 대부분 중요한 결정을 끝까지 미루는 습성이 있다. 이는 우리 모두가 한번쯤 경험해 봤다. 모든 활동과 작업에는 일정이 명확하게 정해져 있어야 하며, 누가 그 일을 맡아서 언제까지 완료해야 하는지도 분명히 기록되어 있어야 한다.
프로젝트 관리에 있어 가장 기본적인 도구 중 하나는 작업 분류 구조(WBS, Work Breakdown Structure)이다. 많은 사람들은 WBS를 정리하는 것이 단순한 작업이라고 생각할 수 있지만, 실제로는 그렇지 않다. WBS를 작성하는 것은 전체 프로젝트를 작은 작업들로 나누고, 각각의 작업에 대한 책임을 명확히 하며, 수행 일정까지 정리하는 매우 정교하고 힘든 작업이다. 이 과정에서는 프로젝트의 전체적인 이해와 세부적인 업무 지식이 필수적이다. 그렇기 때문에 WBS를 작성하거나 검토할 때는 반드시 해당 업무를 제대로 이해하고 있는 전문가가 필요하다.
일정을 명확하게 하는 문화가 정착되어야 한다.
서로 소통하며 협업하는 경우, 약속을 반드시 지켜야 한다. 이것은 같은 팀 내에서의 협업뿐만 아니라, 다른 팀과의 협업에서도 마찬가지이다. 모든 팀원들이 서로 약속한 일정에 맞춰 작업을 완료해야만, 다음 단계의 작업이 순조롭게 진행될 수 있다. 만약 한 사람이 약속을 지키지 않는다면, 그로 인해 전체 프로젝트의 진행이 지연되고, 결국 모든 팀원에게 안 좋은 영향을 미치게 된다.
일정을 정해 놓으면 사람들은 어떻게든 그 일정에 맞추려고 노력하게 된다. 이는 우리의 심리적 특성과 관련이 깊다. 우리는 핑계를 대기 싫어하고, 자신의 책임을 다하고자 하는 욕구가 있다. 이러한 심리적 압박이 바로 일정을 설정하는 이유 중 하나이다. 일을 꼼꼼하게 살피고 제때 완료하도록 하는 가장 효과적인 방법 중 하나가 바로 일정 설정이다.
일정이 다가올수록 사람들은 그 일에 더 집중하게 된다. 우리는 모두 마감 직전에 머리가 더 잘 돌아가고, 집중력이 극대화되는 경험을 한 적이 있을 것이다. 이는 우리의 뇌가 한정된 시간 안에 최적의 결과를 도출하기 위해 더 높은 집중력을 발휘하는 것이다. 우리의 뇌의 능력은 무궁무진하다. 그렇기 때문에 가끔은 스스로를 속여서라도 일하도록 만드는 것이 바로 일정 압박이다.
효과적인 협업을 위해서는 서로의 약속을 정확히 이해하고, 그 약속을 지키는 것부터 시작해야 한다. 첫 번째로 일을 시작할 때, 팀원들 간에 ‘코드’를 맞추는 것이 중요하다. 즉, 같은 목표와 기준을 가지고 일을 진행해야 한다. 이렇게 해야만 서로의 작업이 원활하게 연결되고, 최상의 결과물을 얻을 수 있다.
마감 시한을 설정하는 것은 단순히 일을 끝내기 위한 수단이 아니다. 이는 협업과 신뢰의 기반을 다지는 중요한 요소이다. 마감 시한은 사람들에게 일의 중요성을 상기시키고, 그 일에 대한 책임감을 부여하며, 서로의 신뢰를 구축하는 데 도움을 준다. 모든 일이 그렇듯, 협업에서도 가장 중요한 것은 신뢰이다. 신뢰가 없으면, 아무리 훌륭한 계획이 있어도 결국 무너질 수밖에 없다.
따라서 우리는 일정과 마감 시한을 단순한 시간 관리 도구로만 보지 말고, 협업의 필수적인 요소로 이해해야 한다. 서로의 약속을 지키고, 정해진 일정에 맞춰 일을 마치는 것이 협업의 첫 걸음이자, 성공적인 프로젝트를 위한 초석이다. 이를 통해 우리는 더 나은 결과를 만들어낼 수 있으며, 함께 성장할 수 있는 기회를 얻게 된다.
과제 초기에는 모두 정신이 없기 때문에, 누군가는 정리해주는 것이 필요하다. 누가 처음부터 열심히 일하려고 생각하겠는가? 조금씩 과제에 집중할 수 있도록 준비해주는 것이 필요하다.