대학교 프로젝트 입찰부터 운영까지
#1. 입찰서류준비
#1. 입찰 준비 - 대학혁신지원사업 프로그램
2022년 3월, 우연히 시작된 대학교 교육 프로그램 프로젝트가 어느덧 2년이 흘렀다. 현재 4회 차에 걸쳐 프로젝트를 수주하고 운영 중인데, 매번 입찰 공고를 확인하고, 프로젝트 목적과 과제를 꼼꼼히 체크하여 입찰에 참여해 왔다. 벌써 4회 차에 접어들었지만, 매번 새로운 아이디어를 구상하고 빠진 자료는 없는지 확인하며 늘 긴장감을 가지고 임하고 있다.
대학교도 공공기관과 마찬가지로 공정성을 위해 여러 서류 제출과 절차를 요구한다. 처음 입찰에 참여하는 경우 이러한 준비 과정에서 어려움을 겪을 수 있어, 이를 돕기 위해 대학교 또는 공공기관 입찰 프로젝트에 참여할 때 필요한 절차와 방법, 그리고 성공적인 운영까지 5가지로 정리해 보았다.
목차
1. 입찰 서류 준비: 공고 및 과제 확인, 서류 준비 및 제출
2. 제안 PT: 10분 발표/10분 질의응답, PT에서 성공하는 노하우
3. 계약 절차: 아직 시작하지 않았다. 계약 서류 준비 A-Z
4. 실행 관리: 성공적인 실행을 위한 3가지
5. 결과 보고: 결과보고서 작성 시 고려사항과 마무리 절차
입찰 준비의 시작
1. 제한 경쟁입찰이기에 대학교 입찰 공고를 빠르게 확인하는 것이 좋다. 나라장터(www.g2b.go.kr) 또는 학교 홈페이지를 통해 수시로 확인해야 하는데, 대학교의 경우 빠르게 시작할 듯하지만 경험상 2월 말, 3월 초에 나는 것을 확인할 수 있다. 그리고 생각보다 제안을 준비하는데 많은 시간이 주어지지는 않기에 신속하게 준비해야 한다.
2. 일반 기업의 경우, 프로젝트 입찰 참가시 중요한 것은 회사의 경력이나 경험, 신선한 아이디어나 입찰 과제를 해결할 수 있는 제안이 중요하다. 반면, 대학교의 프로그램의 경우 위 조건들과 함께 입찰 자격을 반드시 확인해야 한다. 자격에 준하지 않은 경우 참여 자체가 어려우니, 공고문을 반드시 자세히 읽어보자.
3. 재고려 해야 하는 경우가 있다. 사실 제안 경쟁입찰 시 때로는 알게 모르게 이미 정해져 있는 경우도 있기에, 수주 가능성 자체가 낮은 프로그램이라면 다시 고려해 보는 것이 좋다. 리소스를 불필요하게 사용할 수도 있기에 말이다. 그럼에도 회사에서 자신감 있게 추진할 수 있는 프로젝트라면, 또는 이를 통해 배울 수 있는 게 있다면 입찰 회사의 pain point를 잘 파악하여 적극적으로 도전해 보는 것도 좋다.
입찰 공고 확인
A. [체크] 입찰 공고 확인 시 사전 체크
1. 프로젝트에 참여가능한지 체크한다. 도전할만한 영역인지? 수주 가능성도 타진한다.
2. 입찰 조건: 자격 조건에 해당하는지? 또는 자격 조건을 맞출 수 있는지를 확인한다. 예로, 회사에 자격조건에 준하는 전문가가 있는지 또는 외부 전문가와 협력하여 지원할 수 있는지를 반드시 확인한다.
예시. [전문가 자격요건 : 아래의 항목 중 2개 이상의 자격을 갖춘 자]
1. 심리(상담) 또는 명상 관련분야 3년 이상의 경력
2. 국가자격증 청소년상담사 2급 이상 또는 민간기관 발행 상담심리사 2급 이상 또는 전문상담사 2급 이상 자격증 소지자 (※민간기관은 (사)한국심리학회, (사)한국상담심리학회, (사)한국상담학회)
3. 심리(상담) 또는 명상 관련 학과 석사학위 이상 소지자
B. [주의] 입찰 공고 확인 시 주의 사항
1) 문구 하나하나 체크한다. 필요하다면 하이라이트 펜을 사용하자.
입찰 공고문과 과업지시서의 문구 하나하나 꼼꼼하게 체크한다. 입찰을 준비하다 보면 자주 놓치는 것들이 있어 다시 확인하거나, 시일이 걸리는 작업이나 준비서류를 놓쳐 애를 먹는 경우가 많다.
예를 들어, 법인등기부등본, 법인인감증명서와 같은 기본적인 증명서나 미리 보증보험을 통해 수령해야 하는 입찰이행보증보험증권, 참가인력 서약서 등이 그러하다. '설마'라고 생각하 수 있지만, 준비 과정에서 누군가는 이런 기본적인 서류를 놓치는 경험을 종종 하게 된다. 너무 당연한 것이라 더욱 놀라울 때가 많다.
2) 이해가 안 되는 것은 문의처로 바로 연락해서 확인하다.
혼동되는 문구나 애매한 내용은 반드시 담당자 확인을 받는다. 특히, "3개월 이내의 서류"를 요구하는 경우, 이전 서류를 제출해도 괜찮다고 생각해 제출하는 경우도 있는데, 이로 인해 문제가 발생하기도 한다.
필수적으로 대학교 입찰 담당자에게 확인하자. 큰 문제가 없을 수도 있지만, 많은 경우 당일에 서류를 다시 제출해야 하는 상황이 발생해 당황하게 된다. 시간을 아끼려고 지침을 무시하지 말고, 반드시 확인! 또 확인한다.
3) 시간 소요가 있는 서류를 제일 먼저 진행시킨다.
예를 들어, 업무를 수행했던 기업에 요청해야 하는 실적증명서는 상대 학교나 기업의 내부 절차로 인해 시간이 걸릴 수 있으므로, 바로 신속하게 요청하는 것이 좋다.
반면, 입찰이행보증보험증권은 서울보증보험과 같은 보험사를 통해 빠르게 발급받을 수 있다. 보통 하루에서 길게는 2일 내에 처리된다. 필요한 서류는 입찰 공고문만 제출하면 된다.
C. 중요한, 어렵지 않은, 하지만 놓치면 안 되는 것!
1. 제안서
최종 제출본과 프레젠테이션용 자료는 구분하여 작성해야 한다. 원본 1종을 먼저 작성하고, PT용으로 수정하는 방법도 있고, 처음부터 PT를 고려해 수정 작업을 최소화하는 것도 방법이다.
기타로, 흑백으로 제출해도 되는지를 미리 확인하는 것도 좋다. 경험상 PT 시간이 짧아 입찰 평가자가 제출된 제안서를 제대로 보지 못하는 경우가 많다. 한 번 쓰고 버리게 되는 경우가 다수일 텐데 컬러프린팅을 할 때 비용이 아까울 때가 있다. 그래서 필수 사항은 아니지만, 절약 차원에서 흑백, 컬러의 유무를 물어봐도 좋을 것 같다.
2. 참가인력 서약서
전자서명 웹사이트 (예, 모두싸인)를 사용해서 취합하면 용이하다. 보통 처음 한 달은 회원가입 후 한 달 무료인 경우가 많기에 이를 활용해도 좋을 듯하다. 참가인력이 많을수록 이 서류 또한 다수의 참가자로부터 사인을 받아야 하므로 신속하게 우선 처리하는 것이 좋다.
3. 가격제안서
별도 동봉하고, 가격제안서에 법인도장 날인하는 것도 잊지 말자.
[요약] 프로세스
1. 입찰 공고 확인: 대학교 홈페이지 또는 나라장터를 통해 확인
2. 1차 체크: 입찰 가능성이 있는 프로그램인지, 자격조건에 해당되는지 확인한다.
2. 2차 체크: 공고문과 과업지시서 2가지 모두 확인
3. 입찰 서류 작성: 공고문에 게시된 항목을 그대로 체크하기만 하면 된다. 하단에 예시가 있다.
4. 입찰 서류 리뷰: 반드시 1인 총괄이 리뷰하고 더블 체크한다.
5. 제출 준비: 인쇄 > 서명 또는 법인도장 날인 > 동봉 (동봉방법 확인)
6. 제출 완료: 반드시 제출 날짜와 시간을 확인하고 기한 내에 제출한다.
[Tip]
1. 입찰 서류 준비 - 체크리스트로 더블 체크하기 (템플릿 하단 공유)
신속하고 꼼꼼한 준비를 위해, 준비서류 체크리스트를 준비해 각 항목별 준비할 담당/일정/검토 및 완료 여부를 더블체크하면 유용하다.
2. 입찰 서류는 당일 제출하되 빨리 제출하기보다는 20분 전에
빨리 제출해도 좋지만, 나의 경우에는 제출기한 마지막날에 좀 늦은 시간에 제출을 하는데 이유는 입찰에 참가한 기업을 확인할 수가 있기 때문이다. 보통 서로 제출을 할 때 제출자가 어느 회사 누구인지 기입을 하도록 되어있는데 그곳에 기록된 업체를 보면 어떤 업체가 경쟁 PT에 참여했는지 알 수 있고, 어쨌든 PT를 준비할 때 도움이 되고는 한다.
참고 1. 입찰 공고 확인: 대학교 홈페이지 또는 나라장터를 통해 확인
입찰공고 예시참고 2. 대학혁신지원사업이란?
학령인구 감소의 위기 심화와 제4차 산업혁명 등 미래 사회 변화 요구에 탄력적으로 대응하기 위해 대학이 스스로 혁신하여 교육 역량을 키울 수 있도록 지원하는 사업이다. 2022학년도부터 2024학년도(총 3년)까지 진행되는 2주기 대학혁신지원사업은 2023년에만 총예산 약 11,009억 원을 투입하여 일반재정지원대학 117개교, 부처협업형 189개 과제, 지방대학 활성화 사업을 통해 66개교를 지원한다.
참고 3. 대학교 입찰 등록 서류 예시 (학교마다, 그리고 프로젝트 예산에 따라 다르다.)
가. 제안서 7부 [원본 1부(관리용 : 수행기관 명시)와 사본 6부(평가용 : 수행기관 삭제)]
*사본에는 수행기관명, 로고, 대표자명, 이메일 주소, 전화번호 등 수행기관을 인지할 수 있는 표기 삭제
나. 내용이 수록된 USB 1매 제출 (발표용 파일 : 수행기관 삭제)
다. 입찰참가신청서 1부
라. 가격제안서 1부 (밀봉하여 인감날인 후 제안서와 별도로 제출, 부가세 등 관련비용 모두 포함하여 총액작성, 세부견적서 반드시 첨부)
마. 입찰이행보증보험증권(10%) 1부. (보증기간 시작일 : 입찰등록서류 마감일 이전 / 보증기간 만료일 : 입찰등록서류 마감일 다음날부터 30일 이후)
바. 사업자등록증 1부
사. 법인등기부등본 1부 (법인인 경우), 주민등록등본 1부 (개인의 경우)
아. 법인인감증명서 1부 (법인인 경우), 개인인감증명서 1부 (개인의 경우)
자. 사용인감계 1부
차. 위임장(대리인의 경우) 및 대리인 재직증명서 각 1부
카. 국세 및 지방세 완납증명서 각 1부 (유효기간 내에 있어야 함)
타. 실적증명원
※ 입찰 등록 시 반드시 사용인감 지참
※ 사본은 ‘원본 대조필’ 인감 날인
※ 모든 제출서류는 최근 3개월 이내의 서류만 인정 (유효기간이 정해진 경우)
