대학교 프로젝트 입찰부터 운영까지 #3. 계약절차
계약 서류 준비 A-Z
목차
1. 입찰 준비: 공고 및 과제 확인, 입찰 서류 준비 및 제출
2. 제안 PT: 10분 발표/10분 질의응답, PT에서 성공하는 노하우
3. 계약 절차: 계약 서류 준비 A-Z
4. 실행 관리: 성공적인 실행을 위한 3가지
5. 결과 보고: 결과보고서 작성 시 고려사항과 마무리 절차
계약을 하다. 계약 서류 준비 A-Z 준비법
며칠 후, 입찰 성공 소식을 받았다. 계약서는 이메일로 전달받았고, 그 내용은 아래와 같다. 계약서 외에 입찰 시 제출했던 서류와 마찬가지로 여러 개의 붙임 서류와 별첨 처류가 있다. 계약이 완료되기 전까지는 아직 실제 업무가 시작된 것이 아니므로 신속하게 준비하여 전달하는 것이 빠른 실행에 도움이 된다.
[계약 안내]
안녕하세요 OO대학교 산학협력단 홍길동입니다.
용역 계약 관련하여 다음과 같이 제출 서류 안내드립니다.
계약 체결 시
1. 계약서 등(붙임서류 포함): 2부 출력하여 인감 날인 및 간인
2. 법인등기부등본(법인) or 주민등록등본(개인) 1부.
* 개인 등본의 경우 주민등록번호 뒷자리 안 보이게 발급 요망. 최근 3개월 이내 발급
3. 인감증명서 원본 1부. 최근 3개월 이내 발급
4. 사용인감계 1부. (필요시)
5. 계약이행보증보험증권
- 보증금액 : 계약금액의 10%
- 보증기간 : 계약 시 작일 ~ 계약종료일 30일 이후
선급금 신청 시
1. 선급금 이행보증보험증권
- 보험금액 : 선금금액+이자(대출평균금리) 이상
- 보증기간 : 선금지급일 이전 ~ 계약종료일 이후 60일 이상
2. 선급금 신청서
3. 전자세금계산서발행
4. 통장사본 및 사업자등록증
기타 문의사항은 02-0000-0000로 전화 주시면 답변드리겠습니다. 감사합니다.
계약서 작성 시 유의 사항
1. 계약서를 작성하고, 더블체크한다.
계약서는 기본적으로 학교 측에서 1차 작성해서 보내오지만, 기한, 금액, 조건 및 필요 서류 등을 꼼꼼히 검토한다. 이때 입찰 서류 준비에서처럼 체크리스트를 작성해 서류별 R&R을 정해두면 신속히 작성하고 취합할 수 있다. 도움이 될 체크리스트 템플릿을 아래에 공유하니 참고해도 좋다.
첨부 1. 계약 서류 체크리스트 템플릿
2. 여러 명의 서명이 필요한 서류는 전자서명으로 진행한다.
계약서에는 비밀유지 계약서, 개인정보처리 표준 위탁계약서 등의 붙임서류와 보안대책수립사항, 서약서, 참여인원 현황 및 참여자 전원의 서약서 등의 별첨 서류가 포함된다.
이때 가장 시간 소요가 있는 서류는 참여인원 현황 및 참여인원 전원의 서약서다. 여러 명의 인적사항을 기입해야 하고 서명을 받아야 하는 서류인데, 한 사무실에 같이 있는 경우가 아니라면 전자서명을 이용하면 한 번에 신속히 완료할 수 있다.
많은 사이트를 사용해 본 것은 아니지만, 유용했던 3개의 사이트를 추천한다. 보통 첫 한 달은 무료 체험이 가능하므로, 특별한 기능이 필요하지 않다면 무료로 이용할 수 있다.
참고. 전자서명 사이트
모두싸인 modusign.co.kr / 위드싸인 www.widsign.com /도큐싸인 www.docusign.com
3. 계약이행보증보험 증권은 미리 신청한다.
예시. 보증보험사이트계약서와 필요한 서류 (계약서)를 보증보험사 담당자에게 전달하면 내용 확인 후 바로 진행된다.
보통 빠르게는 1-2시간 내에 완료가 되기도 하지만, 가끔 작년 부가가치세 납입 증명서를 추가 요구할 때도 있으니 제출일보다 이틀 정도 여유를 두고 확인하는 것이 좋다.
보증보험증권을 처음 진행하는 사람이라면, 서울보증보험(www.sgic.co.kr) 웹사이트에서 방법을 확인하거나 고객 센터에 문의하면 지역별 담당자를 통해 빠르게 처리할 수 있다.
법인 업무는 공인인증서 등록이 필요하고, 모든 절차가 완료 입금하 입금 후, 보험 증권을 다운로드해 제출하면 된다.
4. 법인 인감 날인은 서류 취합 후에 진행하며, 최종 간인도 잊지 말자.
계약서 법인 인감 날인은 서류를 모두 취합한 후 총괄 담당이 최종 검토하고 한 번에 진행한다. 간인 방식이 정해져 있을 수 있으니 계약서 지침 사항을 확인하고, 기재 사항이 없다면 계약 담당자에게 문의해 확인하여 날인한다.
5. 계약서는 신속히 등기 발송하고, 착수보고에 집중한다.
인감 날인이 완료되면 등기 우편으로 제출해도 무방하다. 제출 기한이 없는 경우 미리 확인하여 빠르게 진행한다. 계약이 완료되면 1차 착수보고를 진행해야 하며, 이 보고가 완료되어야 선급금 신청이 가능하다. 선급금은 일반적으로 계약금의 50%이며, 선급금 계산서가 발행 후 10일 이내 초기 착수 비용을 지급받는다.
참고. 계약서류 체크리스트
계약 서류 체크리스트