투두리스트만큼 중요한 Not-To-do List
Not-To-do List는 새로운 업무 관리 방법이 아닙니다.
투두리스트(To-do List)만으로도 하루, 일주일, 한 달을 정리하고, 이를 통해 효율적으로 시간을 관리할 수 있습니다. (지난 글 참고 - 여전히 투두리스트가 강력한 업무 관리 방법인 이유) 하지만 투두리스트를 잘 정리하기 위해선 하지 말아야 할 일을 분명히 정하는 것도 중요합니다. 바로 여기서 "Not-To-do List"가 등장합니다.
Not-To-do List는 우리가 의식적으로 피해야 할 행동, 습관, 혹은 활동을 나열한 목록입니다. 많은 경우 우리는 해야 할 일에 집중하다가도 무의식적으로 습관적인 행동에 빠지거나, 당장 중요한 일을 미루게 되곤 합니다. 이런 경우, Not-To-do List는 훌륭한 가이드 역할을 합니다. To-do List가 방향을 제시한다면, Not-To-do List는 경계를 설정해 주는 것이죠. 이렇게 함으로써 우리는 불필요한 시간 낭비와 비효율성을 줄일 수 있습니다.
Not-To-do List의 장점
1. 생산성 향상
업무 중에는 작은 방해 요소들이 생산성에 큰 영향을 미칩니다. 예를 들어, 중요한 프로젝트를 진행하는 도중에도 자꾸 이메일 알림이나 메신저 알림이 뜨면 집중력이 흐트러집니다. 이러한 방해 요소를 Not-To-do List에 "업무 중 이메일과 메신저 알림 끄기"로 명시해 두면, 몰입이 필요한 순간에 집중력을 유지할 수 있습니다.
또 다른 예로, 업무 시간이면 자주 웹사이트를 돌아다니는 습관이 있다면 "근무 시간 중 불필요한 웹 서핑 금지"라는 항목을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 집중력을 방해하는 요소들을 차단하고, 보다 생산적인 환경을 만들 수 있습니다. 이러한 방해 금지 모드를 더 강력하게 적용하고 싶다면 Opal과 같은 Screen Time App을 사용해 보는 것도 좋습니다. 무의식적으로 클릭하는 불필요한 페이지들에 접근을 막음으로써 몰입해야 하는 것으로부터 벗어나지 않도록 행동을 제어할 수 있습니다.
2. 더 직관적인 우선순위 관리
업무 우선순위를 정하는 것은 때로는 쉽지 않습니다. 해야 할 일이 많을 때, 모든 일이 다 중요해 보일 수 있기 때문이죠. 하지만 Not-To-do List를 작성하면 자연스럽게 중요한 일과 그렇지 않은 일을 구분할 수 있습니다. 저의 경우, 업무를 시작한 후 첫 1시간 동안은 메신저나 이메일을 확인하지 않습니다. 그 대신, 제품 기획, 방향성 설정, 리서치와 같이 가장 우선순위가 높은 일에 집중하는 시간을 갖습니다. 이러한 방식으로 불필요한 일을 미리 걸러내면, 중요한 일에 더욱 집중할 수 있습니다. Not-To-do List는 이렇게 중요한 일에 방해가 되는 요소들을 제거하고, 효율적인 업무 수행을 돕는 강력한 도구입니다.
3. 심리적 안정감 제공
매일 끝없는 업무들을 처리하다 보면 업무에 대해 부담을 느끼고 번아웃을 겪는 일들이 생기곤 합니다. 이럴 때 Not-To-do List는 부담을 줄여줍니다. 예를 들어, "저녁 10시 이후 메시지 확인하지 않기"라는 규칙을 정하면 취침 전까지 메시지를 계속 확인해야 한다는 압박에서 벗어날 수 있습니다. 이는 개인적으로나 업무적으로 스트레스를 줄여주고, 휴식 시간 동안 진정한 재충전을 가능하게 해 줍니다.
4. 더 나은 시간 관리
업무 시간이 충분하지 않다고 느낄 때는 종종 비효율적인 시간 사용이 그 원인일 수 있습니다. 하루 종일 메일함을 열어놓고 있거나, 멀티태스킹하는 습관이 대표적입니다. "하루에 한 번만 이메일 확인하기"나 "멀티 태스킹하지 않기" 같은 구체적인 항목을 Not-To-do List에 포함하면 시간 관리가 훨씬 수월해집니다. 불필요한 업무 외 활동을 줄여 시간 낭비를 방지하고, 결과적으로 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
Not-To-do List 작성법
Not-To-do List를 작성하는 데에는 몇 가지 단계가 있습니다. 이는 개인마다 다를 수 있지만, 기본적으로는 자신에 대해 알아가는 과정과 같습니다.
목표를 먼저 정리하기
To-do List와 마찬가지로, 먼저 자신의 목표를 분명하게 설정하는 것이 중요합니다. 어떤 일에 집중하고 싶은지, 어떤 성과를 얻고 싶은지를 정리한 후, 이를 방해할 만한 행동이나 습관을 파악합니다.
주요 방해 요소 식별
우리의 주의를 흩트리는 행동들을 나열해 봅니다. 예를 들어, 휴대폰 알림, 불필요한 회의, 멀티태스킹, 잦은 메일 확인 등이 있을 수 있습니다. 이러한 요소들이 목표 달성에 방해가 되는지 명확히 인식해야 합니다.
비생산적 패턴 발견
스스로 비생산적이라고 느끼는 패턴을 돌아보고, 이를 구체적으로 적습니다. 예를 들어, "오전 중에는 SNS 확인하지 않기" 또는 "일이 끝날 때까지 메일함 열지 않기" 같은 구체적인 규칙을 정합니다.
리스트 간결하게 유지
Not-To-do List는 길고 복잡할 필요가 없습니다. 지나치게 많은 항목을 포함하면 오히려 혼란을 초래할 수 있습니다. 핵심적인 몇 가지 행동을 적고, 이를 지키는 것이 중요합니다.
정기적으로 검토 및 업데이트
Not-To-do List는 상황에 따라 달라질 수 있습니다. 시간이 지나면서 내가 맡고 있는 역할이 변함에 따라 새로운 방해 요소가 생길 수 있고, 과거의 방해 요소는 더 이상 문제가 되지 않을 수도 있습니다. 따라서 정기적으로 리스트를 검토하고 수정하는 것이 좋습니다.
Not-To-do List 예시
Not-To-do List는 개인의 목표와 습관에 따라 다양할 수 있지만, 저의 리스트를 공유드립니다.
업무 시작 이후 첫 1시간 동안 이메일과 메신저 확인하지 않기
멀티태스킹 하지 않기
오전에 미팅 잡지 않기
불필요한 미팅 참석하지 않기
오후 4시 이후에는 커피 마시기 않기
저녁 10시 이후 컴퓨터 확인하지 않기
이처럼 Not-To-do List는 매우 개인화된 목록입니다. 개인의 목표와 생활 방식에 따라 다양한 항목이 들어갈 수 있으며, 이를 통해 더 건강하고 생산적인 삶을 살 수 있습니다.
결론
To-do List가 생산성을 높이는 중요한 도구라면, Not-To-do List는 그 생산성을 지키는 보호막과 같습니다. 하지 말아야 할 행동들을 미리 정의함으로써 우리는 목표를 더 쉽게 달성하고, 불필요한 스트레스와 에너지 낭비를 줄일 수 있습니다. To-do List와 Not-To-do List는 서로 상호보완적으로 작동하여 더 나은 자기 관리와 성취감을 제공하는 도구입니다.
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