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by Mobiinside Apr 11. 2023

초기 기업에서 Notion으로 기본 운영 체계 셋업하기

요즘 인기 있는 협업 툴 중 하나는 단연 Notion이 아닐까 한다.

대부분 문서 작성, 프로젝트 관리 등 일부 용도로만 사용하는데, 몇 년 간의 경험에서 이 협업 툴 하나로 거의 모든 체계를 만들 수 있다는 것을 깨닫게 되었다.

잘 갖춰진 시스템이 결국 조직 전체의 효율성에 영향을 끼친다. 오늘은 크리에이티브 파트너스(이하 ‘크파’)에서는 어떻게 Notion을 활용하고 있으며, 어떤 방식으로 내부 운영 체계를 구축하였는지 한번 간략하게 투어 해드리고 싶다.

1. 회사 내부 체계·규칙 정리

멤버 간의 효율적인 커뮤니케이션, 업무 관리도 중요하지만 회사의 제도와 문화를 만들어 나가는 것도 매우 중요한 부분이다. 나중에는 이렇게 쌓인 것들이 그 회사의 분위기, 조직 문화, 정체성이 되기 때문이다. 또한 이러한 제도, 규칙 등은 말로 하는 것보다는 문서로 남겨서 모두에게 각인 시키고 합의하는 부분이 필요한 듯 하다. 그렇지 않으면 각자가 다른 규칙을 따르게 되고 결과적으로는 체계를 만들기 어렵기 때문이다.

이 때문에 회사의 메인 Notion 페이지에는 모든 멤버들이 공통적으로 사용해야 하는 페이지와 제도 등을 정리해서 빼두었다. 휴가 신청, 지출결의서 등과 같은 페이지에 규정과 프로세스 등을 적어 놓고, 제도는 최대한 많은 설명을 해두었다.

이 페이지는 모두가 공용으로 사용하고 있다.

내부 제도/Vision & Mission 등 위 메인 페이지의 세부 페이지에 최대한 자세한 설명을 해두었다.

모두가 함께 쓰다 보니 가끔 내용이 삭제 되거나 페이지가 사라지는 경우가 있는데 그때는 오른쪽 상단에 ‘히스토리’ 기능을 활용해서 누가 삭제를 했는지 확인 가능하다.

2. 팀별 업무 관리&아카이빙

입, 퇴사가 빈번한 스타트업의 특성 상, 담당자가 퇴사하면 아무리 인수인계를 하더라도 히스토리를 찾을 수 없거나 업무의 흐름이 끊기는 경우가 많다. 소규모 인원이 여러가지 역할을 맡아 업무를 진행하는 경우가 많기 때문이다.

이 때문에 (최근에 업데이트 된 기능을 활용한)팀별 워크스페이스 페이지를 기준으로 나눠서 모든 업무, 히스토리, 자료들을 효율적으로 관리하려고 노력하고 있다.

<전체적으로 정리한 팀별 워크스페이스 페이지>

General: 팀과 무관하게 모든 멤버가 공통적으로 사용하며(위에서 보여드린 페이지다) 회사 내부 제도, 공지, 회사의 목표 등을 정리해 두었다.

TAX: 회계 서비스를 제공하는 팀들의 페이지이며, 계약서, 업무 매뉴얼, 고객 DB 등이 있다.

R&D: 서비스의 퀄리티를 높이려면 멤버들의 역량이 높아야 한다. 세무사님이 멤버들의 교육, 질문 사항, 세법 관련한 판례 등을 매번 업데이트해서 공유해주신다.

P&C (Peaple & Culture): 인사, 재무 관리, 성과 관리 등을 관리하는 팀 페이지이다. 채용부터 오프보딩까지 일련의 프로세스를 페이지별로 생성해서 관리하고 있다.

3. 고객 및 서비스 관리

크파에서는 300개가 넘는 크리에이터, 스타트업 고객을 위해 회계, 경영 컨설팅 분야의 서비스를 제공하고 있다. 여러 고객에게 복합적인 서비스를 제공하기 위해서는 체계적인 관리가 필요하기에, 노션 DB를 활용하여 모든 고객들의 정보·히스토리를 고객별로 철저하게 아카이빙하고 있다. 이렇게 하면 크파에서 또는 해당 기업의 담당자가 퇴사하더라도 업무를 진행하는 데에 별 다른 어려움이 생기지 않는다.

내부 자료라 자세하게 보여줄 수 없지만, 고객 별 업무 히스토리와 팀원 업무 등을 공유하고 아카이빙 해두고 있다.

특히 CFO Outsourcing Service(스타트업 CFO의 역할을 아웃소싱 해주는 서비스)를 제공 함에 있어서는 완벽하게 밀착된 관리가 필요하기 때문에, 해당 기업에 맞는 Notion 템플릿과 Spreadsheet를 적절하게 활용해서 관리해주기도 한다.

나중에 크파에서 스타트업의 대표님 또는 담당자에게 해당 기업의 히스토리까지 알려줄 수 있을 정도가 되면 정말 고객에게 감동을 주는 서비스가 되지 않을까?

이렇게 크파에서는 Notion을 십분 활용하여 체계를 만들어 나가고 있다. 이제는 완벽하게 세팅 되었나 싶다 가도, 내부 시스템이 계속 변화하다 보니 지속해서 디벨롭 해나가는 과정이 필요하다. 이럴 때 노션의 ‘높은 자유도’가 매우 큰 장점으로 다가 온다. 개발을 하지 못하더라도 기업에 맞는 시스템을 쉽게 만들어 나갈 수 있기 때문이다.

여러 스타트업과 업무를 진행하면서 Notion으로 만든 운영 체계에 관심이 많은 경우가 많아서 아예 콘텐츠로 작성해서 정리해보았다. 스타트업에서 초기 셋업을 하는 데에 자주 사용할 만한 템플릿은 추후에 시리즈로 공유 드리려 한다�

Notion으로 이런 건 어떻게 관리하고 있는지 궁금하다! 하는 부분이 있으시다면,

amy@creativepartners.co.kr 로 이메일을 보내주세요.

해당 글은 크리에이티브 파트너스와 모비인사이드의 파트너십으로 제공되는 기사입니다.