현황 보고서 작성하는 방법
현황 보고서는 재미없는 문서이다. 하지만 현황 보고서를 작성하는 것은 실제로 경영진과 소통할 수 있는 좋은 기회이다. 하고 있는 프로젝트가 무엇이든 프로젝트 예산과 일정을 구체적으로 설명하는 데 초점을 맞춘다. 중요한 내용을 요약해서 보고서 첫 부분에 적는다. 그 다음에 프로젝트의 성과와 문제점에 대한 주요 내용을 기술한다. 간략하되 유용한 정보를 제공하면 경영진이 좋아할 것이다.
1. 개요 작성하기
-비용과 일정에 집중하기.
프로젝트의 종류에 관계없이 관리자들은 예산과 일정을 알고 싶어한다. 프로젝트가 재무적인 측면에서 어떻게 되어가는지 정보를 모으는 것으로 개요 짜기를 시작한다. 그리고 프로젝트가 예정대로 진행되고 있는지 여부를 적는다.
-문제를 단도직입적으로 언급하기.
프로젝트 비용과 일정에 문제가 있는 것을 알았다면 숨기지 않는다. 나중에 더 큰 문제가 될 수 있다. 문제점과 잘 되어가는 점을 생각해보기 시작한다.
예를 들어 티셔츠 1,000장을 1백만원에 생산해서 배송하는 프로젝트인 경우, 티셔츠를 300장밖에 못 만들었는데 벌써 50만원을 사용했다면 걱정이 될 것이다.
하지만 일정보다 2일 앞서 있을 수도 있다. 이 점도 언급한다.
-해결책 브레인스토밍하기.
현황 보고서를 작성하는 목적은 관리자가 다음 단계를 결정하도록 돕는 것이다. 발견한 문제점에 대한 해결책을 제시함으로써 도움을 줄 수 있다. 개요를 작성할 때 해결책이 시간과 비용과 어떻게 관련이 있는지 적는다.
앞서 언급한 티셔츠 회사의 경우처럼 계획보다 일정은 빠르게 진행되는데 예산에 문제가 있다면, 이를 생산 속도를 높이는 것이 일정과 예산의 균형을 잡는 데 도움이 될 것이라는 증거로써 제시한다.
2. 보고서 작성하기
-보고서 제목 정하기.
간략한 제목과 날짜로 보고서를 시작한다. 현황 보고서는 간략해야 하기 때문에 따로 표지를 만들 필요가 없다. 이메일로 현황 보고서를 제출하는 경우에는 관리자에게 무엇에 관한 이메일인지 알아볼 수 있도록 제목란에 보고서 제목을 적는다.
보고 기간을 확실히 알 수 있게 반드시 날짜를 적는다.
회사에 구체적인 보고서 작성 지침이 있다면 여기에 따른다.
-임원용 보고서로 시작하기.
관리자들은 바쁘고 가장 중요한 정보를 먼저 파악해야 한다. 요점을 보고서 첫 머리에 두 줄로 적고 일정과 예산 측면에서 프로젝트가 어떻게 되어가는지 간단히 설명한다.
관리자가 보고서를 읽은 지 1분 안에 모든 정보를 파악할 수 있게 한다.
예를 들면 “파커 운송은 현재 일정보다 앞서 있다. 생산 공정의 30%가 완료된 가운데 예산 중 50%를 사용했다. 생산 속도를 올리면 비용을 낮추는 데 도움이 될 수 있다”라고 단도직입적으로 보고서를 시작한다.
관리자는 처음에 읽은 내용이 마음에 들었다면 보고서를 더 이상 읽을 필요가 없다. 문제점을 알리는 내용이 있다면 관리자는 재빨리 보고서 뒷장에서 관련 정보를 찾아보면 된다.
-가장 관련 있는 내용 제공하기.
지금까지 달성한 실적을 적고 일정과 중요한 데이터에 초점을 맞춘다. 관리자에게 행위가 아닌 결과를 알린다.
“라인 책임자인 김대리와 이준수씨가 일을 잘하고 있다. 제때 제품이 생산되도록 둘 다 일찍 출근하고 늦게 퇴근하고 있다”라고 쓰지 않는다.
대신 중요한 데이터를 강조한다. “일정보다 20% 앞서고 있다. 라인 책임자들(김대리와 이준수 사원)이 하루에 2시간씩 생산 시간을 연장하고 있다” 라고 적는다.
-내용 구성하기.
관리자의 스타일에 맞게 보고서를 다듬는다. 관리자의 스타일을 알고 있다면 거기에 맞춰 보고서를 작성할 수 있다. 관리자의 스타일을 잘 모른다면 자신이 잘 아는 스타일로 간결하고 단도직입적으로 요약하는 데 초점을 맞춘다.
관리자가 전체적인 상황을 파악하고 싶어한다면 색션별로 “성과", “문제점", “해결책"이라고 제목을 붙인다.
관리자가 시간순서대로 이야기를 파악하기를 좋아한다면 “금주 진행상황", “다음 주 추진사항"이라고 색션별로 제목을 붙인다.
-말머리 기호 사용하기.
관리자가 빠르고 쉽게 정보를 파악할 수 있도록 보고서를 작성해야 한다. 문단이 읽고 요점을 파악하기 어려울 정도로 길게 늘어질 수 있다. 하지만 말머리 기호를 사용하면 보고서를 쉽게 훑어볼 수 있다.
관리자나 회사에서 정식으로 문단을 갖춰 보고서를 작성하라고 요구하면 거기에 따른다.
-원한다면 시각자료 추가하기.
어떤 관리자는 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 설명해주는 시각 자료를 포함시키면 도움이 된다고 생각한다. 예를 들어 비용이 잘 집행되고 있다면 말머리기호 옆에 녹색 표시를, 프로젝트 일정이 약간 지연되고 있다면 말머리기호 옆에 노란색 표시를 한다.
-보고서를 관리자에게 제출하기 전에 교정하고 편집하기.
짧고 상대적으로 격식에 얽매이지 않는 상황 보고라도 오탈자나 비문이 있으면 보기에 좋지 않다. 맞춤법과 문법 자동 확인에만 기대지 않는다. 간결하고 단도직입적인 보고서를 작성하기 위해 다듬을 곳(불필요한 부사와 형용사)이 있는지 살펴보아야 한다.
“김미선 차장과 김태진 대리의 각고의 노력과 헌신 덕분에 8월 매출은 아주 견조하고 지금까지 올해 최고 수준임이 확실하다”라고 적지 않는다.
같은 내용이지만 “8월 매출은 김미선 차장과 김태진 대리의 노고 덕분에 올해 최고 수준이다"라고 더 간결하게 다듬는다.
-따로 지시가 없는 한 한 달에 한 번 이상 보고하기.
회사에서 매주 또는 격주로 구체적인 일정에 따라 현황 보고서를 제출하라고 요구할 수 있다. 관리자에게 계속 새로운 내용을 알리기 위해 보통 한 달에 한 번 이상 보고하는 것이 좋다. 현황 보고서를 언제 제출해야 할지 잘 모르겠다면 관리자에게 연락한다.
하지만 관리자가 그렇게 자주 현황 보고서를 요구하지 않는다면 관리자의 생각을 존중한다.
금융/경제 관련 괜찮은 곳들이 있으니 참고하시기 바랍니다.
