BCP(업무연속성계획) 구축하는 방법
BCP(Business Continuity Plan, 업무연속성계획)란 사업장 화재 등 재난 또는 비상 상황 발생 시 기업과 직원이 서로 연락을 취하고 업무를 지속하기 위한 절차를 말한다. 하지만 별 필요가 없을 것 같다는 이유로 BCP를 마련해놓지 않는 기업들이 많다. 종합적인 BCP가 마련되어 있어야 기업 운영이 중단되는 심각한 상황이 발생하거나 발생한 후에도 평소와 다름없이 업무를 재개할 수 있는 역량을 키울 수 있다.
1. BCP의 이해
-기업이 직면할 수 있는 위협과 위험 인정하기.
기업 운영이 중단되는 사태는 상상만해도 끔찍하다. 하지만 그런 상황에 대비가 되어 있어야 하며 위험과 위협으로 인해 기업이 큰 타격을 입을 수 있다는 사실을 인정해야 한다. 일단 대비되지 않은 위험과 위협 때문에 기업 운영에 큰 차질이 빚어질 수 있다는 사실을 받아들이고 기업의 자산과 인적자원을 철저히 보호할 수 있도록 계획을 세운다.
기업이 직면할 수 있는 위험과 그 영향을 적어본다. 예를 들어 기업의 주요 인사가 사망할 경우, 기업이 문을 닫게 되지는 않겠지만 거래처와의 관계와 고객 서비스는 크게 영향을 받을 수 있다.
위험을 파악한 후, 그 영향과 발생 확률에 따라 분류하여 BCP 수립 시 우선순위를 정한다.
-재난복구계획과 혼동하지 않기.
종종 BCP를 재난복구계획(Disaster Recovery Plan)이라고 부르기도 하는데 이 두 가지는 비슷한 점이 많다. 재난복구계획은 재난 발생 후 사업 복구와 재난으로 인한 부정적인 영향을 완화하는 데 초점을 맞춘다. 반면 BCP는 재난으로 인한 부정적인 영향이 아예 발생하지 않도록 대책을 세우는 데 중점을 둔다.
-기업이 직면할 수 있는 위협 및 위험 고려하기.
BIA (Business Impact Analysis, 기업영향분석)란 위협이나 위험에 의해 기업의 기능과 프로세스가 중단되었을 때 기업이 받게 될 영향을 파악하는 것을 말한다. BIA를 통해 BCP에서 다루어야 문제점, 위험 및 위협을 정한다.
2. 주요 복구 자원 파악
-기업 내 핵심인력 파악하기.
정상적인 기업 운영이 중단되는 상황이 발생한 후, 성공적으로 BCP를 시행하려면 핵심인력들을 신속하게 이동시켜야 한다. 기업 내 핵심인력과 그 대체인력, 즉 없으면 기업의 기능이 완전히 정지되는 직무를 맡고 있는 직원들의 목록을 작성한다. 목록은 필요한 만큼 자세하게 작성하되, 가급적이면 정말 필요한 인력만 추린다.
-핵심 장비 기록하기.
보통 사업장 내 업무용 컴퓨터에는 가장 중요한 정보가 담겨있으며 경영진과 직원들이 사업장 밖에서도 접속할 수 있다. 핵심 장비 및 데이터 목록을 만들고 비상 상황 발생 시 안전하게 접근할 수 있는 전략을 세워야 한다. 보통 소프트웨어도 핵심 장비에 해당되므로 잊지 말고 기록해야 한다. 특히 특수 소프트웨어나 대체 불가능한 소프트웨어는 더더욱 그렇다.
-중요 문서 파악하기.
화재 등 사업장 내 중요 문서가 소실되는 재난 상황 발생 시 업무 재개에 필요한 모든 문서를 취합한다. 사본을 만들어 사업장 외의 장소에 물리적으로 보관해두고 기업 정관, 기타 법적 서류, 공과금 영수증, 금융정보, 인사부 주요 자료, 건물 임대 계약서, 세금 신고서 등 중요 문서를 이용할 방법을 마련한다.
-재택근무가 가능한 직원 파악하기.
주요 사업장에서 기업 운영을 지속할 수 없는 상황에 처했을 때 재택근무는 직원들이 평소처럼 업무를 계속할 수 있는 좋은 방법이다. 직원들이 주요 사업장이 아닌 곳에서 업무를 할 수 있다는 것은 최소한 일상적인 업무 처리가 지연되는 사태는 피할 수 있다는 뜻이다. 직원들 중 일부는 집에서 완벽하게 업무를 처리할 수 있을 것이다.
3. BCP구축
-대체 장비 파악하기.
정상적인 기업 운영이 중단되는 경우에 사용할 수 있는 장비를 확보한다.
재해 때문에 평소 업무용으로 사용하던 차량이 망가지거나 부서졌을 경우, 어디에서 트럭을 대여할 것인가? 컴퓨터는 어디에서 대여할 것인가? 복사업체에서 복사, 팩스, 출력 등 중요 업무를 처리할 수 있는가?
특수한 장비이거나 사전에 계약을 한 것이 아니라면(이런 경우는 매우 드물다) 대체 장비를 공급할 업체를 특별히 지정할 필요는 없다.
대체 인력이 제공할 수 있는 서비스, 장비, 재원을 파악하는 것이 더 중요하다. 대체 인력 관리를 담당하고 있는 직원에게 관련 사안에 대한 결정권을 준다.
-대체사업장 지정하기.
주요 사업장을 사용하지 못 하는 동안 업무를 지속할 장소를 확보한다.
호텔을 대체사업장으로 이용할 수 있다. 대개 호텔에는 비즈니스 관련 시설이 잘 갖춰져 있다. 하청업체의 사무실이나 변호사의 사무실도 대체사업장으로 활용할 수 있다.
주요 사업장 근처에 있는 창고 임대 시설도 비상시 제품을 옮겨다 놓고 보관하기 좋은 장소이다.
직원들 모두 재택근무를 하는 것도 좋은 대안이 될 수 있다.
대체사업장을 정했다면 BCP 책자에 대체사업장 지도를 포함시킨다. 대체사업장으로 어디로 정하건 담당자 이름을 포함해 관련 연락처를 모두 기재한다.
-BCP 책자에 시행 방법 기재하기.
BCP 시행 방법에 대한 단계별 지시사항을 포함시키고 해야 할 일, 담당자, 하는 방법을 기재한다. 해야 할 일을 각각 적고 담당자를 정한다. 혹은 반대로 직원 각자에게 해야 할 일을 정해준다. 보험사 연락 담담자가 누구인지 알고 싶으면 “보험” 항목을 펼치면 된다. 그리고 어떤 직원이 맡고 있는 일을 알고 싶으면 그 직원의 이름을 찾으면 된다.
-외부 주요 관계자 연락처 작성하기.
중요한 거래처나 하청업체가 있다면 특별 연락처를 작성하고 해당 법인이나 개인에 대한 설명과 주요 관계자의 연락처 등 기타 중요한 정보를 기재한다.
-정보 취합하기.
정보가 여기저기 흩어져 있으면 BCP는 무용지물이다. BCP는 참고 문서이므로 모든 정보를 취합해 커다란 바인더에 철해두어야 한다.
4. BCP 시행
-핵심인력들에게 BCP 숙지시키기.
재해 및 위기 상황 발생 시 영향을 받는 모든 직원은 BCP를 읽고 이해하고 있어야 한다. 시간을 내서 BCP 시행 및 실행 시 해야 할 일을 직원들에게 숙지시킨다.
-핵심인력이 아닌 직원들에게 BCP 정보 제공하기.
운에 맡기지 말자! 핵심인력들에게 BCP 시행 시 해야 할 일을 숙지시켰더라도 다른 모든 직원들에게 건물에서 대피하는 요령과 대체사업장을 반드시 알려주어야 한다. 이런 방법으로 핵심인력들이 예상치 못한 이유로 자리에 없을 때 다른 직원들이 업무 중단에 어떻게 대응해야 하는지 모르고 우왕좌왕하는 것을 방지한다.
-BCP 수정 및 업데이트하기.
BCP가 아무리 훌륭해도 BCP에 없는 재난 상황이 발생할 수 있다. 추가 정보와 변화된 상황을 고려하여 BCP를 수정하고 업데이트한다. 변경 사항이 생길 때마다 모든 BCP 책자를 업데이트하고 뒤떨어진 정보가 없도록 한다.
내화 금고에 전산 자료를 보관하지 않는다. 내화 금고는 서류를 보관하기 위해 만들어진 것이다. 내화 금고에 CD, DVD, 플로피 디스크, 자기 테이프를 넣으면 녹아버린다. 이런 자료들은 데이터 금고에 보관해야 한다.
