임원용 보고서 작성하는 방법
임원용 보고서는 기업 문서의 가장 중요한 부분이다. 외부인들이 처음으로(때로는 유일하게) 읽는 문서이자 기업에서 가장 마지막으로 작성하는 문서이다. 임원용 보고서는 일종의 요약본으로 바쁜 독자들이 읽어야 할 분량과 필요한 조치를 단숨에 파악할 수 있어야 한다.
1. 기본적인 내용
-임원용 보고서는 한 비지니스 문서의 간략한 검토서임을 이해하기.
여기서 “간략”과 “검토”가 키워드이다. 임원용 보고서는 종합적인 문서가 아니며 원본 문서를 대체하지 못 한다. 임원용 보고서의 분량은 원본 문서의 10%를 넘으면 안 된다. 5-10% 수준이 적절하다.
임원용 보고서와 초록은 다른다. 초록은 개요와 방향성을 보여준다. 반면 임원용 보고서는 요약본이다. 초안은 주로 학계에서 많이 쓰고 임원용 보고서는 비지니스적인 목적으로 사용한다.
-일정한 형식과 구조 고수하기.
임원용보고서는 일정한 형식과 구조를 가져야 한다. 가이드라인은 다음과 같다.
문단은 짧고 간결해야 한다.
임원용 보고서는 원본 보고서를 읽지 않아도 이해할 수 있어야 한다.
임원용 보고서는 대상자에게 적합한 언어로 작성되어야 한다.
-문제점 정의하기.
임원용 보고서에는 공급망 관리, 해외 마케팅 캠페인 등 문제점이 명확하게 정의되어 있어야 한다. 임원용 보고서는 특히나 문제점이 명확히 정의되어 있어야 한다. 제안 요청서 같은 문서는 임원용 보고서를 기반으로 개념적인 문제에 대한 이해가 부족한 기술진들이 작성하는 경우가 많기 때문이다. 문제점을 명확하고 이해가 잘되는 말로 정의한다.
-해결 방안 제시하기.
문제점이 있으면 해결책도 있어야 한다. 사업 목표와 사업 타당성을 전달하기 위해서는 문제점을 효과적으로 해결할 방안을 제시해야 한다. 문제점이 명확하지 않으면 제대로 된 해결 방안이 나오지 않는다.
-훑어보기 쉽도록 그래픽, 글머리 기호, 제목 활용하기.
임원용 보고서는 에세이가 이니다. 따라서 길게 쓸 필요가 없다. 이해를 돕고 훑어보기 쉬워진다면 그래픽, 글머리 기호, 제목을 사용해도 무방하다.
그래픽. 고객의 문제점을 정확히 묘사하는 그래픽을 적재적소에 배치하면 요점을 이해하기 쉬워진다. 보통 시각적인 자극은 분석적인 사고만큼이나 효과적이다.
글머리 기호. 긴 정보를 글머리 기호로 나누어서 정리하면 더 이해하기 쉬워진다.
제목. 필요하면 제목을 사용하여 주제별로 정리하한다. 가독성을 높이는 데도 도움이 된다.
-전문 용어 사용하지 않기.
전문 용어는 이해를 방해한다. 경영계에서 자주 일어나는 일이다. 인터페이스, 레버리지, 핵심역량, 불타는 플랫폼 같은 용어를 사용하지 않도록 노력한다. 이런 용어들은 진짜 의미를 이해하기 힘들게 만든다. 그리고 임원용 보고서를 애매모호하고 구체성이 떨어지게 만든다.
2. 구체적인 내용
-원본 문서부터 작성하기.
임원용 보고서는 다른 문서의 요약본이다. 따라서 원본 문서를 숙지해야 간결하고 빠짐없이 요약할 수 있다. 보고서, 사업계획서, 제안서, 메뉴얼, 기타 등등 원본 문서를 잘 읽어보고 주요 내용을 파악한다.
-간단히 요약해보기.
기업이 이 문서를 작성한 이유 또는 문서 자체의 목표는 무엇인가? 사업 범위은 어떻게 되는가?
예시: 우먼 월드 와이드(Women World Wide)는 전세게 여성들에게 가정폭력에 대한 해결책을 제시하고 가정폭력에 고통받는 여성들을 돕는 네트워크를 제공하는 비영리단체입니다. 캐나다 앨버트 주에 본사를 두고 있으며 전세계 170국 여성들의 추천을 받았습니다.
-읽는 사람의 관심 사로잡기.
임원용 보고서 중 가장 중요한 부분이라고 할 수 있다. 두세 문장으로 보고서를 읽는 사람에게 왜 우리 회사가 특별한지 전해야 한다. 왜 읽는 사람의 철저한 검토, 사업, 파트너십이 필요한가?
마이클 조던이 고객이라서 트위터로 제품을 무료로 홍보해주었을 수도 있다. 구글과 제휴를 맺었을 수도 있다. 특허를 내거나 처음 큰 매출을 올렸을 수도 있다.
때로는 간단한 인용이나 추천의 글로 충분하다. 중요한 것은 읽는 사람의 관심을 사로잡아 최대한 신용할 수 있는 기업으로 보이고 나머지 부분을 읽고 싶은 생각이 들게 만드는 것이다.
-주요 문제점 정의하기.
임원용 보고서의 첫 번째 주요 구성 요소는 문제점 정의이다. 따라서 우리 제품과 서비스가 갖는 문제점을 설명한다. 문제점을 최대한 명확하게 정의한다. 문제점을 제대로 정의하지 못 하면 설득력이 떨어지며 제시하는 해결 방안 역시 임팩트가 떨어진다.
예시: 로스앤젤레스는 교통이 제기능을 못 하고 있습니다. 메트로 DC 지역과는 달리 미국에서 교통이 최악입니다. 그냥 불편한 정도가 아닙니다. 교통 체증으로 인한 스모그와 공해 때문에 노동 생산성이 저하되고, 천식환자가 증가하며, 서서히 심각한 건강 문제를 일으키고 있습니다. 로스앤젤레스에 있는 자동차 수는 운전 가능한 인구수보다도 많습니다.
-차별화되는 해결 방안 제시하기.
주요 문제점을 정의하는 것은 쉬운 일이다. 이제 주요 문제점을 해결할 차별화되는 해결 방안이 있음을 읽는 사람에게 납득시켜야 한다. 문제점과 해결 방안을 전달하려면 좋은 아이디어가 있어야 한다.
예시: 이노텍(Innotech)은 특허를 받은 “스마트 그리드(차선의 차량수와 그에 따른 교통량 파악)”를 신호등에 설치하여 통근 시간을 몇 분 간 줄여주는 혁신적인 교통 통제 시스템을 개발했습니다. 운전자들은 더 이상 반대편에서 차가 오지 않는 상황에서 파란불이 깜박거릴 때 몇 분 동안 빨간불에 멈춰설 필요가 없습니다.
-시장 잠재력 설명하기.
업계의 수치를 제공하며 주요 문제를 자세히 설명한다. 실제보다 더 큰 시장을 가진 것처럼 비치지 않게 주의한다. 의료기구 업계의 연 시장 규모가 1천억 달러더라도 아무것도 아니다. 우리 회사에서 새로 출시한 의료기기가 그 중에서 차지하는 비중은 일부에 불과하기 때문이다. 현실성 있는 시장 잠재력을 제시한다.
-차별화되는 장점 제시하기.
여기서 차별화되는 해결 방안을 설명한다. 우리 제품이나 서비스가 경쟁사의 제품이나 서비스보다 좋은 점은 무엇인가? 가정 간호 서비스의 경우, 간호사 대신 의사를 보낸다거나 미리 예약을 잡지 않아도 신청 당일에 방문이 이루어진다는 것이 차별화되는 장점일 수 있다. 우리 회사가 특별한 이유를 말한다.
예시: 인텔라이트(Intellilight)는 집에 사람이 없는 것을 감지할 수 있는 장점이 있습니다. 빈 방에 불이 켜 있으면 자동으로 꺼지고 움직임을 감지하면 다시 켜집니다. 따라서 전기요금을 절약하고 에너지 낭비를 줄일 수 있습니다.
-필요하면 사업 모델 언급하기.
임원용 보고서에 사업 모델을 포함시킬 필요가 없는 경우도 있다. 비영리 단체, 비영리 법인, 비정부 단체는 사업 모델이 없다. 하지만 만일 사업 모델이 있다면 명확하고 이해하기 쉬워야 한다. 기본적으로 “어떻게 하면 사람들이 지갑을 열까?”라는 질문을 던져본다. 임원용 보고서에는 간단한 사업 모델을 넣는다. 간단히 요약된 사업 모델이면 충분하다.
-요구 사항 적기.
이제 임원용 보고서의 목적에 따라 투자나 융자를 요청하는 내용을 적을 차례이다. 우리 회사가 가치를 제공할 수 있는 이유를 한 번 더 강조한다. 주요 문제를 해결할 방법과 시장 잠재력을 읽는 사람에게 다시 한번 상기시킨다. 마지막으로 팀과 팀의 역량을 다시 강조한다. 사업 목표를 달성하는 데 필요한 금액을 제시한다. 자기 자본을 얼마나 투입할지, 이자를 얼마나 지급할지는 언급하지 않는다. 이 두 가지는 나중에 직접 만나서 협상을 통해 결정한다.
