비영리 조직 대상 구글과 노션을 활용한 생산성 높이기
구글 워크스페이스 및 노션 기본 활용법
작은 조직에서 효율적인 업무 관리와 협업이 어려우신가요? 이 글에서는 부산 사회복지 단체들을 대상으로 한 '작은 조직을 위한 조직관리, 구글+노션 활용법' 강의 내용을 정리해봤습니다.
목차
작은 조직이 겪는 일반적인 문제점
구글 워크스페이스로 해결하는 협업 문제
노션으로 만드는 체계적인 조직 관리
협업툴 성공적 도입을 위한 실천 방법
작은 조직이 겪는 일반적인 문제점
정보 관리의 어려움
업무 히스토리 추적 불가
파편화된 데이터 관리
퇴사자 발생 시 정보 손실
비효율적인 회의 구조
핵심 원인
조직 내 정보와 경험이 체계적으로 관리되지 않아 발생하는 '정보의 고인물' 현상이 가장 큰 문제입니다.
업무 흐름에 맞춘 업무 구조화와 시각화가 필요!
업무 여정에 맞춰 업무 구조 및 기록 현황 분석
업무 커뮤니케이션, 데이터 기록, 파일 관리 등 카테고리 별 협업툴 구조 기획이 필요
파일 관리 시스템 구축
중앙 집중식 관리: 모든 파일을 구글 드라이브에서 통합 관리
검색 효율화: 3초 안에 찾는 직관적 구조 설계
명확한 분류 체계: 대분류-소분류 폴더 구조 표준화
효과적인 일정 관리
구글 캘린더를 활용한 팀 일정 동기화
외부 협력사와의 원활한 일정 조율
회의 및 교육 일정의 체계적 관리
실시간 문서 협업
스마트칩 기능 극대화하기
템플릿을 활용한 표준화된 문서 작성
실시간 피드백과 수정 이력 관리
노션으로 만드는 체계적인 조직 관리
조직 지식 관리 시스템
회사 대시보드 구축
업무 매뉴얼 데이터베이스
회의록 및 의사결정 기록
프로젝트 관리 최적화
데이터베이스 기반 프로젝트 추적
팀별 업무 진행상황 모니터링
자동화된 태스크 관리
협업툴 성공적 도입을 위한 실천 방법
1. 단계적 접근
가장 시급한 문제부터 해결
팀원들의 적응 기간 확보
점진적 기능 확장
2. 표준화된 사용 규칙
명확한 파일명 규칙 수립
일관된 폴더 구조 유지
공유 권한 관리 기준 설정
3. 지속적인 개선
정기적인 사용 현황 모니터링
팀원 피드백 수렴 및 반영
개선사항 지속 발굴
마무리
협업툴의 도입은 조직의 지속가능성을 좌우하는 중요한 요소입니다. 특히 작은 조직일수록 효율적인 시스템 구축이 더욱 중요합니다. 구글과 노션 도구들을 활용하여 업무 효율을 높이고, 더 나은 서비스를 제공할 수 있는 기반을 만들어보세요!
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