1.4 착수단계는 무엇을 준비해야 하는가?
프로젝트 착수 시점에 준비해야 할 사항들을 살펴보자
제안과정을 거쳐 우선협상대상자가 되면 최종 업무범위 협의 및 견적금액 협상을 시작한다. 대부분 이과정에서 사업을 포기하는 경우는 흔치 않지만, 발주사와의 이견차이가 많다면 입찰을 포기하고 2순위 업체에게 협상기회가 돌아가는 경우도 있다. 최종 수주를 확정하게 되면 본격적인 프로젝트 착수준비를 시작한다. 착수단계에서 무엇을 준비해야 하는지 살펴보자.
보통의 에이전시의 조직구성 상 제안팀이 별도로 운영되는 경우가 많다. 아쉽지만 기획자들의 경우 제안기획과 구축기획을 모두 잘하는 사람을 찾기기 쉽지 않다. 기획자 본인이 직접 제안을 준비하고 PT를 진행해서 수주하고 프로젝트에 직접 참여하는 것이 가장 이상적인 모습이기는 하지만 그리 쉬운 조건은 아니다.
그래서 수행TFT가 구성되면 제안팀으로 부터 내부킥오프 미팅을 통해서 인수인계를 받아야 한다. RFP의 요구사항부터 기획의도, 이슈 및 해결방안, 주요실행안, 업무범위, 파트별 사전준비사항, 단계별 수행일정 등 제안 내용을 리뷰받고 추가 체크가 필요한 사항은 제안PM과 함께 고객사 질의를 통해서든 확인을 해야 한다.
일반적으로 프로젝트의 시작은 기획자들이 먼저 투입되어 시작하기 때문에 인력운용상 내부킥오프에 디자인/퍼블리싱/개발의 투입예상인력이 모두 참석해서 리뷰를 하기는 어려운 환경이다. 하지만, 최소한 각 파트별 관리자는 배석하여 리뷰를 듣고 인수인계 과정에서 발생하는 온도차를 최소화 시키는 것이 중요하다.
제안을 준비하는 동안 제안TFT는 고객사와 온도차를 짧은 시간에 최대한 좁혀 놓은 상태이기 때문에 프로젝트 초반에 수행TFT와 고객사가 다시 온도차를 느끼게 되면 리스크로 발전하기 쉽다.
그래서 최근 고객사들도 그 리스크를 없애기 위해 제안에 반드시 수행PM이 참여하고 PT도 직접 진행하길 요청하는 경우가 많다. 개인적으로 응원하는 프로세스인다.
인력투입계획
최종 견적협상이 완료되면 투입공수가 확정되게 된다. 확정된 투입공수를 기준하여 각 업무별 투입할 인력들의 투입/철수일자를 기준하여 인력투입계획을 확정해야 한다. 투입일정에 맞게 투입확정된 인력들에게는 사전에 프로젝트에 대한 투입/철수계획을 공유하고 사전준비 사항을 공유해야 한다.
<인력투입계획>인력투입계획표는 업무구분, 기술등급, 이름, 투입일, 철수일, 투입공수의 정보를 명시한다. 최초의 투입계획대로 인력운용을 하면 이상적이겠으나, 인력투입계획은 중도이탈이나 업무부하 등의 원인으로 변경이 빈번하므로 수행PM은 효율적으로 업무수행이 가능한 인력운용계획을 탄력적으로 진행할 필요가 있으며, 수행PM의 업무역량을 정량적으로 평가할 수 있는 것이 투입공수 관리임이 사실이다.
기술등급에 대한 문의가 많아 간단히 설명 드리면, 정통부에서 정해준 기술등급의 기준은 아래와 같다.
* 특급 : 학사졸업(4년), 경력 12년 이상
* 고급 : 학사졸업(4년), 경력 9년 이상
* 중급 : 학사졸업(4년), 경력 6년 이상
* 초급 : 전문학사졸업(2년) 이상
2년제 전문학사 졸업은 경력에서 2년을 추가해서 산정하면 되고, 석사졸업이면 2년을 빼고 산정하면 된다.
여기에 정보처리기사는 6개월~12개월의 경력을 인정해주는 경우도 있다.
정통부에서 정해준 기술등급이라고 하지만, 일부 고객사들은 별도의 기준을 두고 기술등급 및 단가를 산정하는 경우가 있으며, 1년 미만의 경력자는 기술료를 산정하지 않는 식의 입찰사마다의 기준도 상이하게 존재를 한다.
WBS(업무분류체계)
WBS문서의 양식은 내가 이제까지 본 양식만도 수십가지가 넘는다. MS Project와 같은 tool을 활용해서 관리하는 경우도 있다. 최근에는 각종 PMS(Project Management System)솔루션을 활용하여 프로젝트를 관리하는 경우도 많이 늘어나고 있다. *PMS솔루션 검색해보세요.
<WBS>WBS문서를 만드는 이유는 무엇일까?
프로젝트 내 수행TFT가 수행해야할 모든 Task(요구사항 및 업무범위 완료를 위해)목록을 리스트업하고, Task별 일정을 계획하고 해당 Task가 완료된 후 발생하는 산출물을 정의해서 현업PM은 계획된 일정에 Task가 완료되었는지의 여부를 확인하고 완료되지 못했다면 원인을 파악하여 이슈를 클로징하고, 완료되었다면 산출물을 전달받아 산출물의 품질 확인하여 Task를 순차관리하기 위한 문서이다.
그러기에 프로젝트마다 추가적으로 필요한 정보(담당자,시작일,종료일 등)가 있다면 필드를 추가하여 명시해서 WBS의 존재 이유에 맞도록 문서를 작성하면 된다.
조직도
프로젝트 수행TFT와 현업TFT간에 의사소통(커뮤니케이션)체계를 정리하는 문서로 조직도를 만든다.
TFT간 조직관계를 파악하고, 업무별 의사결정라인을 정의하기 위한 문서이므로 부서/이름/직급정보를 기준하여 관계를 표기해야만 한다. 조직도에 추가적으로 TFT자리가 정해지면 자리배치도를 첨부하여 함께 업데이트 관리하는 것을 추천한다.
조직도를 소홀히 생각하는 경우가 많지만, 어느 만남이든 족보정리를 빠르게 해야 서로간의 의사소통을 하는데 어려움이 없다. 어느 모임에 처음 갔을때 가장 먼저 하는 것이 나이/학번 확인하고, 내 주변사람들과의 관계를 확인하면서 나와의 관계를 형성하는 것과 같은 생각하면 중요도가 낮지 않다.
<조직도>R&R
조직도에서 확장하여 현업/수행TFT의 R&R을 정의한 문서를 관리한다. 간단히 2가지의 이유로 작성을 하게 되는데, 첫번째는 각자 담당하는 업무(메뉴별)정보를 공유해서 이후 의사소통을 누구와 하면 되는지에 대한 정보를 공유하기 위함이고, 두번째로는 TFT간에 담당업무에 대한 미스 커뮤니케이션이 없도록 하기 위함이다.
담당업무에 대한 정의가 명확하지 않으면 나중에 여의도 광장만한 구멍을 기대해도 좋다. 모든 사람들이 명확히 본인의 담당업무를 나와 같이 이해하고 있을거라고 생각하지 않길 소망한다.
<R&R>업무가이드
업무가이드는 화면설계/커뮤니케이션/디자인가이드 등을 말하는 것이 아니라, 현업/수행TFT 서로간 업무협업 시에 반드시 지켜야 할 가이드를 정해서 보다 효율적인 커뮤니케이션이 되도록 하기 위함이다.
협업과정에서 가장 문제가 되는 것이 일정에 관련된 문제이다. 현업TFT의 대부분은 본업무가 있으면서 본 프로젝트에 TFT로 업무를 하기 때문에 항상 일정을 리딩해줘야 할 필요가 있다.
아래 이메일작성법을 살펴보자.
기획PL 홍길동 과장입니다.
지난 8일(금) 변경 요청하신 메뉴명에 대해서 변경적용을 완료하였습니다.
변경된 내용은 첨부된 IA 문서를 확인해 주시기 바랍니다.
첨부파일 : 프로젝트명_정보구조(IA)_20181212.xlsx
변경된 내용을 확인하시고 13일(수) 17:00까지 이견에 대한 피드백을 메일이나 PMS를 통해 전달 바랍니다.
피드백 요청시간까지 별도의 피드백이 없으시면 변경된 사항에 이견 없음으로 판단하고 개발에 반영하도록 하겠습니다.
메뉴명에 대한 변경은 단순한 메뉴명 변경 뿐만 아니라 추가적인 디자인/퍼블리싱의 수정업무가 발생하므로, 재 수정이 이루어지지 않도록 다시 한번 확인을 부탁 드립니다.
이상입니다.
피드백을 요청하면서 '확인 바랍니다.'로 커뮤니케이션을 한다면, 나중에 확인해서 이견이 발생하는 일이 많다.
메일의 내용처럼 피드백이 필요한 일정을 명시하고, 추후에 이견이 발생할 경우에 발생될 이슈에 대해서 공유를 해서 상호 협업하는데 있어 효율적인 커뮤니케이션이 되도록 리닝을 해야 한다.
추가적으로 현업/수행 TFT간 요청자료의 이력관리를 할 수 있는 문서를 비정규산출물로 관리하면 보다 자료공유에 효율적이다.
<자료요청목록>nonem briefing
2018년7월부터 시행되는 300인 이상 사업장 주52시간 근무시행!
전 세계적으로 우리나라의 노동시간은 비교불가의 영역임이 사실이며 특히나 IT업계 종사자의 노동시간은 무형의 S/W결과물을 만들어 내는 업의 특성을 고려했을 때 비현실적인 법규임이 사실이다.
국민청원으로 주52시간 근무시행 업종에서 IT업계를 제외 시켜달라는 청원이 올라오는 것을 보고 웃픈마음이 들었다. 현실적으로 어려운 환경임은 알지만, 업계의 선임들로서 노력은 해야 하는것은 아닌가?
고작 10여년 업계에 몸담고 있는 나이지만, 앞으로 IT업계 근무환경이 근본적으로 개선되기 위해서는 정통부 기술등급 단가에만 의존하여 턴키계약이라는 조건으로 우리의 기술력을 셈하는 방식을 바꿔야 한다.
비현실적인 법규라는 말이 나오는 이유는 업계 종사자들이라면 누구나 그 차이는 있겠으나 공감하는 바일 것이다. 수행사 선정 시에 명확한 업무범위를 협의하고 협의된 업무범위를 수행함에 있어 추가/변경되는 사항에 대해서 90%이상이 수행사가 감당해야 하는 현실 덕분에 일용직 노동자인 우리들은 방법이 없다고 본다.
상대적으로 허들이 낮아 진입하기는 쉬우나, 우리들 스스로도 전문가의 자부심을 갖고 발주사들이 정당한 비용을 지불하고 대행을 맡길 수 있는 자질을 갖추었는지 또한 함께 고민해 보아야 할 문제이다.
다 그들 마다의 사정이라는 것이 있으니 말이다.
