회사에서의 10시간을
20시간처럼 사용하는 방법
업무 효율화를 극대화할 수 있는 루틴화 팁
일반적인 직장인들은 아마 회사에서 적어도 9시간 이상을 보낼 것이다. 출근 시간과 퇴근 시간을 합치고, 야근을 하는 순간 하루의 절반 정도는 업무를 위해 사용하게 되는 것이다.
특히 지금의 회사에서 나는 더 많은 시간을 할애하고 있다. 하고 싶은 것도 많고, 해야 할 것들도 많기 때문이다. 이곳에서 PM으로서 하는 '일'을 나열하자면 외부 제휴사와의 커뮤니케이션이나 협업이 필요한 팀과의 미팅, 우리 팀에서 진행해야 하는 프로덕트 개선이나 새로운 기능 추가, 각종 테스트 등이 있다. 그 외에도 프로덕트와 관련된 더 많은 이슈들이 있을 것이다.
팀 내에서 하는 업무 관리는 슬랙으로 하는 데일리 스크럼이나 위클리, 그리고 2주 단위 스프린트로 진행하고 있는 업무 공유를 jira를 활용해서 하고 있다. 하지만, 그 외에도 개인적으로 시간을 효율적으로 사용하는 습관이 필요했다. 하루의 시간은 한정적이고, 할 일을 빠르게 해 나갈 수 있도록 준비해두는 것이 필요했다.
그래서 노션을 활용해서 업무를 효율적으로 하고 시간을 효과적으로 사용하기 위해 나만의 루틴을 만들었다. 데이터베이스 기능을 활용해서 업무를 구분하고, 해야 할 것들을 보다 쉽게 정리해나가는 방법을 소개하고자 한다.
단기/중기/장기 목표 설정하기
우선 단기/중기/장기 목표를 확인할 수 있는 대시보드를 만들었다. 평소에 개인적으로 해야 할 것들도 기간별로 관리를 하다 보니, 내가 해야 할 것들에 대한 방향성을 잃지 않을 수 있다는 장점이 있었기 때문이다.
장기 목표에는 회사의 코어 밸류 중, 내가 가장 달성하고 싶고 가장 우선순위로 잊지 말아야겠다고 생각한 3가지 옆에 Goal 표시를 해두었다. 그리고, 그 밑에는 중기 목표로 월마다 해야 할 목표에 대해서 큰 타이틀을 작성하고 토글 안에는 한 달 동안 그 목표를 달성하기 위해 해야 하는 큼직한 일들을 체크리스트로 적어두었다. 그리고, 캘린더에 매일마다 해야 하는 일을 정리해두었다.
매일 해야 하는 일에 대해서는 매주 일요일 밤이나 월요일 아침마다 나름의 '비움'시간을 통해서 정리하고 있다. 적절하게 시간을 내서 해야 하는 일에 대해 정리하고, 중간중간에 새로 해야 할 일이 생겨날 때마다 그 일은 해결하는데 문제가 없도록 꽤 여유롭게 작성하는 편이다. 팀 내 데일리 스크럼을 하거나 예상하지 못한 운영이나 프로덕트 관련 이슈가 생길 때마다 업무가 밀리지 않도록, 내 시간 활용 cap이 어느 정도인지 파악하고자 한다면 나름 좋은 방법이라고 생각한다. 처음에는 정말 해야 하는 일만 작성하고, 중간에 여유가 생긴다면 추가하는 방식으로 말이다. 그렇다면, 해당 내용들은 어떤 구분을 통해서 정리하고 있는지 궁금할 수 있을 것이다.
업무의 상태 값 나누고 관리하기
나는 캘린더에 기록하는 업무를 다음과 같이 크게 6개로 나누어서 관리하고 있다.
(1) 단순 일정 : 말 그대로 단순 일정. 회사에서 진행하는 세미나나 신청 일자 등을 기록
(2) 회의 포함 일정 : 정기적/비정기적인 회의에서 나눴던 내용을 기록
(3) 기록용 : 갑자기 떠오른 해야 할 일들이나, 업무 관련한 인사이트를 기록
(4) 논의 내용 : 회의 외에 러프하게 논의해야 할 것들에 대한 내용을 기록
(5) 업무 : 가장 많이 쓰는 것으로, 개인적으로 해야 하는 업무 내용을 기록
(6) 테스트 : 테스트를 설계할 때 활용하는 것으로, 테스트 설계 및 진행 과정을 기록
노션으로 관리하고 있는 업무 관련 내용은 굉장히 많지만, 우선 개인적으로 잊지 않아야 하는 + 업무에 바로 참고해야 하는 + 빠르게 진행이 되어야 하고 계속 리마인드 되어야 하는 것들은 6개의 업무 구분으로 나누어서 기록하고 히스토리를 남기고 있다. 특정 기능에 대한 히스토리나 유저 인터뷰, 각종 정책 등은 따로 정리하고 있다. 캘린더에 기록하는 것은 내가 해야 할 '일'에 대한 것이고, 추후에 쉽고 빠르게 해야 하는/했던 일을 찾기 위한 용도로도 활용하고 있다.
이 일을 구분하고, 해당 일이 매우 중요하거나 매우 급한 경우에는 우선순위를 따로 나누고 있기도 하다. 긴급한 일은 중요한 일보다 우선이고, 중요하고 긴급한 일은 가장 최우선으로 해결해야 하기 때문이다. 보통 위의 6가지 업무 중에서 일요일이나 월요일 아침에 어느 정도 아웃라인을 작성할 수 있는 것은 회의 포함 일정이나 업무, 테스트이다. 나머지 기록용이나 논의 내용은 업무 중간에 불쑥 나타나는 경우가 더 많기 때문에, 전체적인 해야 할 것들의 기간을 할 수 있는 선에서 잡아가는 편이다.
노션의 데이터베이스 기능을 활용하고 있기 때문에 업무의 상태 값을 나누어두면 나중에 전체 테이블에서 여태 했던 업무를 파악하기에도 쉽다. 태그를 기반으로 구분 짓는 기능이 아주 잘 만들어져 있기 때문에 개인적으로는 데이터베이스 기능을 굉장히 잘 활용하고 있다.
진행 사항을 한 번에 확인할 수 있도록 하기
캘린더 형태로만 해야 할 일을 작성해두면, 아무래도 매일 해야 하는 것들이 무엇이 있는지 체크하는 정도로만 활용할 수 있을 것이다. 그래서, 나는 내가 맡은 프로덕트와 관련된 일과 그 외에 팀에서 진행하고 있는 + 프로덕트와 관련은 없지만 나의 의사결정이나 역할이 필요한 일로 업무를 구분해서 진행사항을 한눈에 파악할 수 있도록 했다.
마찬가지로 캘린더의 데이터베이스 기능을 활용해서 board 형태의 칸반을 만들었다. 이때, 각 칸반이 보이는 필터 기간은 이번 달로만 두었으며 시작 전, 진행 중, 완료로 상태 값을 나누어서 업무의 진행 현황에 대해서 파악할 수 있도록 했다. 한 달이 지나가면 다 끝마치지 못한 일이나 백로그로 두었던 일을 그다음 달로 날짜를 바꾸고, 필터를 그다음 달로 바꾸면 그 달에 해야 하는 업무만 볼 수 있다.
이렇게 데일리, 위클리로 해야 할 일은 캘린더에서 확인하고 각 업무의 진행 사항이나 남은 일에 대해서는 칸반으로 관리하고, 그 칸반을 나누는 기준은 내가 크게 맡은 역할을 기준으로 하면 보다 더 쉽게 업무의 시급성을 따지고 중요도를 판단할 수 있다.
또한, 전체 업무 흐름을 파악하기 위해서 타임라인 기능도 적극적으로 활용하고 있다. 위에서 언급한 6가지 구분을 기반으로 전체적인 업무를 해당 월 기준으로 볼 수 있도록 하고 있으며, 현재 일자 기준으로 어떤 일이 어느 정도 밀렸는지나 진행되었는지를 빠르게 파악할 수 있도록 했다.
이렇게 타임라인을 쓰면 또 좋은 점이, 한 달 동안 내가 어떤 구분의 업무에 집중했는지를 파악하기에도 쉽다는 점이다. 따로 이 부분은 손을 대지는 않으며, 위에서 캘린더 대시보드를 바꾸면 자동으로 반영되기 때문에 참고하는 용도로만 활용하고 있다.
백로그는 꾸준하게 쌓아두기
마지막으로, 내가 맡은 프로덕트와 관련된 백로그도 꾸준히 정리해두고 나름의 마음의 빚으로 쌓아두면 좋다. 지금 당장 할 수 없는 것이거나, 갑자기 생각난 개선 아이디어도 미리 정리해두고 있는데 그 이유는 추후에 시간이 생기거나 어떤 기능을 개선할 때 함께 태워서 개선하는 것도 용이하기 때문이다.
우리 팀의 구조상 내가 바로 무언가 바꾸고자 한다고 바뀌기가 쉽지 않다. 작은 변화로도 큰 임팩트를 낼 수 있는 일을 찾아야 하며 그러기 위해서는 반드시 단계적으로 진행되어야 하는 일들이 있다. 이를 바로바로 적용시켜서 개선하기 위해서는 백로그를 미리 정리해두면 좋고, 이후 팀원들을 설득시키기 위해 우선순위나 필요한 리소스, 그리고 예상되는 임팩트를 미리 작성해두고 있다. 조금이라도 여유로운 시기가 되거나 작성해둔 백로그를 해결할 수 있는 시기가 다가왔을 때 좀 더 빠르게 의사결정을 할 수 있다는 장점이 있다.
매일 해야 할 것들을 기록해두고, 주중/월별로 이루고자 하는 목표를 미리 세워두면 확실히 업무의 우선순위를 정하는 데 있어서 편리하다. 이러한 것이 습관이 되면 계획을 세우는 데에도 시간이 엄청 줄어들고, 특히 내가 '그때 어떤 일을 했더라?', '이 논의는 어디서 했고 내용이 뭐였더라?'라고 고민하며 찾는 시간도 줄일 수 있다.
PM은 멀티태스킹에 능해야 한다고 생각한다. 한 번에 파악해야 하는 것들이 굉장히 많기 때문에, 어디에서 어떤 일이 생길지 전혀 예측할 수가 없기 때문이다. 계속해서 마주하는 여러 상황에 휩쓸리기보다 내가 컨트롤을 하고자 한다면, 스스로의 일정 관리나 우선순위를 세우는 것은 매우 중요하다. 계획을 세운다고 시간을 많이 할애하는 것은 오히려 좋지 않지만, 조금씩 본인만의 우선순위를 세우는 공식을 만들어간다면 결국 전체 업무 효율을 향상시키는 방법이 될 것이라 생각한다.
+) 템플릿 요청이 종종 있기도 하고, 해당 글로 좋은 기회를 얻어서 퍼블리에도 글을 기고했습니다!
