인생에도 예비비가 필요하다.
예비비는 프로젝트에서 꼭 필요하다.
프로젝트 수행 중에 예상치 못한 위험요소를 방지하기 위해 예비비라는 것을 적용하고 있다. 예비비는 사업수행에 구체적으로 책정되지 않은 금액으로 사업수행 시 예상치 못한 문제가 발생하였을 때 사용하는 금액이다. 이 금액은 매우 중요하다. 예비비를 두는 이유는 미래를 정확히 예측할 수 없기 때문이며, 추가 비용을 미리 산정할 수 없기 때문이다.
프로젝트를 수행하다 보면 크고 작은 이슈들이 발생한다. 이슈는 예상하지 못한 비용이 발생할 때 집행해야 될 비용이 추가로 발생할 때이다. 이 이슈를 고객이 집행해야 하는지? 우리가 집행해야 하는지 고민될 때가 많다. 그것은 아주 세부적인 일로써 계획단계에서 파악되지 않거나 고객의 요구사항에 구체적으로 드러나지 않는 부분이다. 또한 사업 수행 시 정책 변경에 따라 추가로 진행되어야 할 부분이 많다. 이렇듯 프로젝트 수행 시 우발사태에 대한 대응방안이 필요하다.
PMI의 PMBOK가이드에서는 위험관리를 위한 '예비비'에 대해서는 "시간 또는 원가에 대해 우발사태 예비가 할당된다."라고 정의되어 있다. 시간과 원가에 대한 우발사태가 발생할 때는 예비비가 필요하며 이것은 리스크의 완충장치 역할을 한다.
이슈의 발생 사유가 명확한 이유가 있으면 결정이 쉽다. 쉬운 결정은 보고하기도 쉽고 추가 비용 발생도 쉽게 결정된다. 사유가 명확하므로 설득도 쉽다. 하지만 책임이 불명확하다면 고객과 협상이 필요하다. 하지만 고객은 추가 비용을 내기에는 더더욱 힘든 부분이다. 그렇기에 수행하는 업체에서 발생되며, 우리가 수행하거나, 담당 협력사의 전문 분야이면 협력사에서 진행한다. 어쩔 수 없는 변경에 대해서는 형상관리 위원회라는 조직을 사전에 구성하여 변경 부분에 대한 결정을 하도록 결정권을 이관한다. 여기서 결정된 내용은 대부분 수용하게 된다. 왜냐하면, 위원회 구성원이 고객 측 및 우리 측 인원이 참여하기 때문에 결정에 시간이 많이 걸리는 것은 프로젝트 팀이 참여하지 않고 위원회로 결정을 넘기게 된다. 수행 책임자가 단독으로 결정해서는 안 된다. 이렇듯 이슈에 대해서는 명확하고 투명하게 진행이 되어야 한다. 이런 부분이 책임자로서의 역할이 절대적으로 필요하다. 또한 책임에 따라 결정권한도 많으며 이해관계자들을 설득하고 협상하는 노하우도 필요하다.
이슈를 감추려다 보면 큰 이슈로 발전하므로 혼자 끙끙 앓고 있으면 안 된다. 솔직하게 여러 방면으로 알아보고 해결점이 보이지 않으면 즉시 도움을 요청한다. 자기가 미쳐 생각하지 못했던 부분도 점검하여 해결할 수 있다. 경험이 부족한 직원은 이런 부분에서 당황하고 숨기려고 한다. 비용 발생 없이 진행하려고 고객과 계속 협상만 하면 초기에 대응이 미흡해진다. 이것도 때가 필요하다. 그때를 놓치면 더 힘들어지므로 이슈는 즉시 보고하고 협조를 요청한다. 전혀 숨길 필요가 없는 부분이다. 자기 실수라도 보고를 하고 다양한 사람들과 충분한 논의를 거쳐 적절한 대응한다. 무조건 거부한다고 되는 것이 아니다. 고객은 어떻게든 진행하길 원하므로 합리적인 윈윈 전략이 필요하다.
예비비가 없었다면 문제는 심각해진다. 사소한 문제에 민감해지며, 책임소재를 계속 논의해야 되며 협상을 한다. 또한 계속 논쟁이 벌어지고 작은 요구사항에 매몰차게 거절한다. 추가 비용이 발생하지 않더라도 거절해야 되는 상황이 발생한다. 작은 것을 들어줄 때 그 이면에는 확장되어 예상치 못하는 비용이 발생할 수도 있기 때문에 사전에 사업과 무관하면 작은 거라도 무조건 해결해주면 안 된다. 사정은 이렇게 운용의 묘미가 없이 기계적으로 끊고 사업을 빨리 마무리하려고 노력하게 된다. 시간이 지날수록 문제가 생길 때 책임 소재를 가지고 시간 소모를 많이 하기 때문이다.
물론 예비비가 없다는 것은 예산이 빠듯하여 조금만 수용해도 수익에 치명적이기 때문에 안 된다는 얘기이지만 그래도 프로젝트는 사람이 하는 것으로 감정이 작용할 수밖에 없다. 문제를 발생시키지 않으려고 한다. 결국 수용을 하면 원가에서 빠져나가기 때문에 스트레스는 무한대가 된다. 사업을 잘 마무리 지어도 고객과의 신뢰와 관계가 무너지면 그다음 프로젝트를 수행하기 힘들어 지므로 관계를 잘 가져야 한다. 이를 방지하고 원활한 프로젝트를 수행하기 위해서 예비비를 책정해 둔다.
가정에도 예비비가 있다.
일상생활에도 예비비를 두고 있다. 다들 의료보험 하나씩은 가지고 있다. 예상치 못한 사고나 병원 진료가 필요할 때 보험으로 비용을 전가한다. 치과, 노인성, 상해, 재해 등 다양한 의료보험 가입이 있으며, 보험가입 요구 전화를 자주 받고 있다. 살면서 미래를 예측할 수 없고 불의의 사고에 대응하기 위해 보험가입을 한다. 우리 일상에는 보험이라는 항목으로 예기치 않은 피해가 발생할 때 치료비와 입원비를 지원받을 수 있는 보험을 가입하고 있다. 월 단위로 비용을 조금씩 꾸준히 보험료를 내고 있다. 보험 청구는 예상치 못한 사고나 병원비가 발생할 때 비용을 청구할 수 있다. 위험에 대한 예상치 않은 비용을 대신 낸다. 병원비가 수백만 원씩 나온다면 일시에 비용을 충당하기에는 어려움이 있다. 이를 방지하기 위하여 가입된 보험사에 병원비를 청구한다. 예상치 않은 많은 비용에 대해 보상한다. 그렇게 되면 고비용의 병원비도 큰 부담이 없이 위험관리를 할 수 있다.
일상에 예비비가 없다면 어떻게 될까? 사소한 병원비도 고비용이 청구된다. 기존의 보험의 편의성을 잘 모르지만 이슈가 발생하면 알게 된다. 병원에 가지 않고 약에 의존할 것이다. 병은 호전이 되는지, 알 수 없이 시간이 흘러 큰 병으로 이어진다.
또한 저축도 꾸준해해야 한다. 직장 이직 요구가 있을 때를 대비해야 한다. 주머니가 홀쭉하면 스트레스도 높아진다. 이직 자체가 많은 스트레스를 유발하지만 저축하지 않으면 스트레스는 더더욱 증가하게 된다. 이런 노력이 예상치 못한 일에 대비한 예비비가 되는 것이다.
인생에도 예비비가 있다.
직장동료 간의 관계도 예비비가 필요하다. 일에는 순서가 있고 상호 협의가 발생하면 부서 간에 협상을 통해 협의를 한다. 함께 논의하여 합리적인 방향으로 안건을 결정하는 것이다. 그 속에는 부서 간의 이익이 있고, 또한 개인 간의 이권도 있다. 꼭 회의가 아니더라도 직장에서 상하 간의 지위체계가 있듯이 직장 동료 간의 갈등도 있다. 사소한 만남도 있으며, 협력사와의 만남도 있다. 모든 생활에는 사람들의 평가가 있다. 알게 모르게 그 사람에 대한 추천 혹은 평판 등이 있는데, 3자의 입장에서 그 사람을 평가하는 것이다. 하지만 그 사람과 직접적인 대화와 경험이 있다면 그 기억으로 평가하게 된다. 회사에는 평판이라는 것이 있다. 그 사람에 대한 주변의 평가인 것이다.
자기가 권력이 더 있다고 후배 직원에게 함부로 대해서는 안되며, 부서와 동료 사이에 우월성을 들어내서도 안 된다. 합리적이고 논리적인 대응이 필요하다. 필요할 때는 양보도 해야 하며, 순리대로 일을 진행해야 한다. 양보할 때 양보를 하지 않으면 후에 다시 이득을 얻을 수 없게 된다. 먼저 양보하고 배려해야 다음에 급한 일이 생기면 도움을 받을 수 있다.
사람들과의 관계에서 자기 것만 따지면 매정하다는 얘기를 듣는다. 자기 것이 옳다고 고집만 부리면 꽉 막힌 사람으로 낙인찍히게 된다. 또한 부자연스러운 고집으로 왜 그럴까 정신건강에 문제가 있지 않을까 의문이 돌아온다.
사람 간의 관계에도 리스크 관리의 예비비와 같은 관리가 필요하다. 사람들과의 관계에서는 평판이라는 것이 있다. 사람들 간에 그 사람을 얘기할 때 나오는 얘기로 웃음거리가 될 수도 있고, 불만거리가 될 수도 있다. 또한 주변의 평판에 따라 인사평가에 반영되기도 한다. 이렇듯 평소 생활에서 주변 사람들을 어떻게 대우하느냐에 따라 평판이 달리 진다. 자기가 먼저 베풀어야 받는다. 사람들에게 선행하는 만큼 선행을 받고 대우를 받게 된다. 나중에 어떤 도움이 필요할 시점이 생긴다.
탈무드의 인맥관리에는 "수위 아저씨, 청소부 아줌마, 음식점 종업원에게 잘해라. 그렇지 않은 사람은 경계하라. 나중에 네가 어려워지면 배신할 사람이다."라고 한다.
주변에 눈을 마주치는 사람과는 항상 웃는 모습과 미소를 지으며 배려를 하면서 지내야 한다. 어려운 일도 맡아서 하고, 남들이 꺼려하는 일도 기꺼이 나서서 적극적으로 임해야 한다. 상사 직원들은 다 보이기 때문에 쉬운 일만 찾아서 할 수도 없다.
결국 사람이 사는 곳이고 관계가 넓어야 이슈가 있을 때 정보도 넓어진다. 결국 인관관계를 넓게 하고 작은 것을 소중하게 여기는 것이 예비비인 것이다. 어렵거나 힘든 사람을 도와줄 수도 있다. 회사에서 주말 봉사활동이 있으면 참여해야 한다. 봉사를 통해 새로운 시각으로 사람을 대할 수도 있기 때문이다. 항상 친절하고 밝게 대우해야 한다. 친절이 미덕이며 예비비를 쌓아 가는 것이다.
탈무드 인맥 관리에서는 "평소에 잘해라. 평소에 쌓아둔 공덕은 위기 때 빛을 발한다."라고 한다. 평소에 잘하라는 얘기로 어떤 일이 발생할지 알 수 없으니 공덕을 미리 쌓아야 한다는 얘기다. 직장생활에서도 주관적인 평판에 의해 판단이 되는 경우도 있다. 평소 스스로 올바른 판단과 대인관계를 가지진 다면 좋은 평판이 빛을 발한다. 단순히 잘한다고 되지 않는다. 위, 아래 직원 및 함께하는 협력사와 청소하는 아주머니와 경비 아저씨에게도 잘해야 한다. 주변의 작은 평판이 큰 영향을 미치기 때문이다.
하나를 보면 열을 알듯이 그 사람의 평판은 무서운 것이다. 그러니 평소에 인생의 예비비를 쌓아라.
탈무드 인맥관리 17 계명
1. 지금 힘이 없는 사람이라고 우습게 보지 마라. 힘없고 어려운 사람은 백번 도와줘라. 그러나 평판이 좋지 않은 사람은 경계하라.
2. 평소에 잘해라. 평소에 쌓아둔 공덕은 위기 때 빛을 발한다.
3. 내 밥값은 내가 내고 남의 밥값도 내가 내라. 남이 내주는 것을 당연하게 생각하지 마라.
4. 고마우면 고맙다고, 미안하면 미안하다고 큰소리로 말하라. 마음으로 고맙다고 생각하는 것은 인사가 아니다. 남이 내 마음속까지 읽을 만큼 한가하지 않다.
5. 남을 도와줄 때는 화끈하게 도와줘라. 도와주는지 안 도와주는지 흐지부지하거나 조건을 달지 마라. 괜히 품만 팔고 욕만 먹는다.
6. 남의 험담을 하지 마라. 그럴 시간 있으면 팔 굽혀 펴기나 해라.
7. 직장 바깥사람들도 골라서 많이 사귀어라. 직장 사람들하고만 놀면 우물 안 개구리 된다. 직장 그만두면 고아가 된다.
8. 불필요한 논쟁, 지나친 고집을 부리지 마라. 직장은 학교가 아니다.
9. 회사 돈이라고 함부로 쓰지 마라. 사실은 모두가 다 보고 있다.
10. 가능한 한 옷을 잘 입어라. 외모는 생각보다 훨씬 중요하다.
11. 남의 기획을 비판하지 마라. 네가 쓴 기획서를 떠올려봐라.
12. 조의금을 많이 내라. 사람이 슬프면 조그만 일에도 예민해진다.
13. 약간의 금액이라도 기부해라. 마음이 넉넉해지고 얼굴이 핀다.
14. 수위 아저씨, 청소부 아줌마, 음식점 종업원에게 잘해라. 그렇지 않은 사람은 경계하라. 나중에 네가 어려워지면 배신할 사람이다.
15. 옛 친구들을 챙겨라. 새로운 네트워크를 만드느라 가지고 있는 최고의 자산을 소홀히 하지 마라.
16. 너 자신을 발견하라. 일주일에 한 시간이라도 좋으니 혼자서 조용히 생각하는 시간을 가져라.
17. 지금 이 순간을 즐겨라. 지금 네가 살고 있는 순간은 나중에 네 인생의 가장 좋은 추억이다.
