핵심을 선별하여 제안하는 방법
생각만큼 핵심만 얘기하는 것이 쉽지 않다. 15분이라는 시간을 준수하기 위해서는 과감한 생략이 필요하다. 제안 장표가 보통 30Page정도이며, 한 페이지당 30초의 시간이라고 예를 들어보자. 30초 만에 장표의 문구를 5줄가량 읽으면 끝이다. 그리고 말로 할 때는 금방 지나간다. 조금 더 설명을 하고 설득을 해야겠다고 마음을 먹으면 3분이 금방 지나간다. 몇 마디 안 한 것 같지만 분명 시간은 흘러간다. 그래서 주요한 내용을 선별하고 장표 별로 핵심만 얘기한다.
핵심을 선별하는 방법은 단순하다.
제안요청서의 평가항목을 참고하여 선별한다.
평가항목을 기준으로 우리의 우수성과 차별성을 강조한다.
중요하지 않은 것은 과감히 생략하거나 제목만 읽고 넘어간다.
핵심사항은 분석된 내용을 반영한다.
제안 요청서의 평가항목을 참고한다.
제안요청서(RFP)를 보면 평가항목이 있다. 예를 들어 전체 100점이고 기술 25점, 회사 역량 10점, 관리계획 20점, 전략 35점, 기술지원 10점으로 구성되는 경우에 평가점수가 많은 것을 중점으로 관리한다. 이런 평가항목은 조달 시스템에도 균등하게 적용되어 있어 평가 점수가 높은 항목의 점수를 100% 만족시키는 것이 유리하다. 중요하게 생각하는 것은 전체 전략과 이슈가 되며, 평가점수가 높은 항목을 중점으로 발표한다.
제안요청서의 평가항목에 어떤 내용을 중점으로 보는지 표기되어 있다. 그 내용을 충족시키도록 구체적인 내용을 표기한다. 그래야 평가위원이 명확히 인지를 하고 점수를 준다. 아무리 좋은 내용이라도 평가 항목과 무관하다면 좋은 점수를 받을 수 없다. 단지 감성에 호소하는 것밖에 안 된다. 그러니 평가 항목의 문구를 잘 해석해서 평가위원이 알 수 있게 강조하여 핵심만 논하고 자세한 내용은 질의응답 시간에 진행한다.
효율적인 제안? 효과적인 제안?
다음은 정보전달에 필요한 방법으로 “효율적인 전달”과 “효과적인 전달”에 대한 문제이다.
효율적: 필요로 하는 정보만 간결하게 전달 (반대 개념: 횡설 수설)
효과적: 정확한 정보를 적시에 올바른 형태로 전달 (반대 개념: 동문서답)
그 차이가 크지는 않다. 하지만 작은 차이가 크게 느껴질 수 있다. 제안 발표를 할 때 자주 사용되는 용어로 “효율적으로 사업을 수행하겠다. 효과적으로 사업을 수행하겠다.” 등 그때그때 느낌에 따라 발표를 한다. 그러나 이런 용어도 명확히 구분하여 치열한 경쟁에서는 조금 더 나은 제안을 해야 한다. 보다 나은 단어는 ‘효율적’이 답이다.
국어사전에는 ‘효율(效率)’는 “들인 노력과 얻은 결과의 비율.”로 되어 있으며, ‘효과(效果)’는 “어떤 목적을 지닌 행위에 의하여 드러나는 보람이나 좋은 결과.”로 표시되어 있다. 이를 참고하여 ‘효율적인 방법’은 노력 투입(Input)의 능동적인 느낌이 강하며, ‘효과적인 방법’은 결과에 따른 출력(Output)의 수동적인 느낌이 강하다. 그러니 발표를 할 때는 능동적인 느낌의 “효율적인 제안”을 한다고 연습하는 것이 좋다. “효율적인 사업수행, 효율적인 관리, 효율적인 문제 해결” 등의 단어로 연습하는 것이 좋다.
중요하지 않은 것은 과감히 축소하고 제목만 읽고 넘어간다.
핵심요약을 정리하다 보면 혼란을 겪을 때가 있다. 모든 페이지가 중요해 보이는데 어떤 것을 핵심으로 정해야 하는지 혼란을 겪는다. 이럴 땐 빼는 항목을 먼저 검토한다. 예를 들어 공통사항이나, 일반적인 내용들이다. 빼고 남은 것을 중심으로 핵심 내용을 점검한다. 뺀다고 해서 전혀 논의조차 하지 않는 건 아니다. 제목이라도 읽어 줘야 한다. 그리고 가볍게 넘긴다. 만약 핵심만 설명하기가 어렵다면 질의응답 시간에 설명할 수 있게 유도한다. 그리고 발표 슬라이드 뒤에 Q&A장표를 별도로 만들어 사업의 궁금증을 기술하여 준비한다.
